Wie eine Zahnarztpraxis mit automatischen Terminerinnerungen und digitalem Recall-System die Terminausfälle halbierte und 15 Stunden pro Woche einspart.
Eine etablierte Zahnarztpraxis mit 2 Behandlern und 6 Mitarbeitern kämpfte mit hohen Terminausfällen und ineffizienter Patientenkommunikation. Die ZFAs verbrachten täglich Stunden am Telefon – für Terminerinnerungen, Recall-Anrufe und Bestätigungen. Die Praxis verlor geschätzt 15.000€ pro Monat durch nicht wahrgenommene Termine.
Wir haben zunächst die größten Zeitfresser identifiziert und dann schrittweise automatisiert. Der Fokus lag auf schnellen Erfolgen ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs.
Einrichtung automatischer SMS- und E-Mail-Erinnerungen: 48h vorher erste Erinnerung, 2h vorher finale Erinnerung. Patienten können per Link bestätigen oder absagen. Bei Absage: automatischer Vorschlag für Ersatztermin.
Umstellung des Recall-Systems: Automatische Erinnerung bei fälliger PZR oder Kontrolltermin. Personalisierte Nachrichten basierend auf letztem Besuch. Patienten können direkt online einen Termin buchen.
Integration einer Online-Terminbuchung auf der Website. Patienten wählen Behandlungsart, sehen verfügbare Slots und buchen selbst. Automatische Bestätigung und Kalender-Integration.
Patienten erhalten vor dem Termin einen Link zum digitalen Anamnesebogen. Ausfüllen von zuhause, Daten fließen direkt in die Praxissoftware. Zeitersparnis am Empfang.
Terminausfälle
Telefonzeit ZFA
Recall-Quote
Online-Buchungen
Wartezeit Empfang
Monatlicher Umsatzverlust
Die Praxis spart nun 15 Stunden pro Woche an Telefonzeit, hat 8.500€ weniger Umsatzverlust durch No-Shows und eine deutlich höhere Patientenzufriedenheit. Die Investition hat sich innerhalb von 5 Wochen amortisiert.
SMS-Erinnerungen haben eine deutlich höhere Öffnungsrate (98%) als E-Mails (35%)
Die 2h-Vorher-Erinnerung ist entscheidend – viele Patienten vergessen Termine am selben Tag
Online-Terminbuchung wird vor allem von jüngeren Patienten (< 45 Jahre) genutzt
Digitale Anamnese spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Datenqualität
Die ZFAs waren zunächst skeptisch, sind jetzt die größten Befürworter
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