Was Sie hier lesen: ein konstruierter Betrieb, durchgerechnet mit realen Marktpreisen und offengelegten Annahmen, kein Kundenprojekt und kein Erfahrungsbericht. Die Rechnung zeigt, wie sich der Aufwand zusammensetzt und ab wann er sich trägt. Was Ihr Betrieb spart, zeigt erst eine Messung bei Ihnen.
Modellrechnung: Wie eine Zahnarztpraxis mit automatischen Terminerinnerungen und digitalem Recall-System Terminausfälle halbieren und rund 15 Stunden pro Woche einsparen kann.
Die Ausgangslage
Eine etablierte Zahnarztpraxis mit 2 Behandlern und 6 Mitarbeitern kämpfte mit hohen Terminausfällen und ineffizienter Patientenkommunikation. Die ZFAs verbrachten täglich Stunden am Telefon – für Terminerinnerungen, Recall-Anrufe und Bestätigungen. Die Praxis verlor geschätzt 15.000 € pro Monat durch nicht wahrgenommene Termine.
6 Baustellen im Alltag
Terminausfallquote von 18 % – jeder 5. Patient erschien nicht
ZFAs telefonierten 3-4 Stunden täglich für Erinnerungen und Recalls
Recall-System auf Papier – viele Patienten wurden vergessen
Patienten erreichten die Praxis telefonisch oft nicht (Warteschleife)
Anamnesebögen wurden vor Ort ausgefüllt – Wartezeiten am Empfang
Keine Online-Terminbuchung – Termine nur telefonisch möglich
15 h × 50 €/h × 46 Arbeitswochen
Wochenwert aus den Annahmen dieses Szenarios, keine Messung.
Die Transformation
Wir haben zunächst die größten Zeitfresser identifiziert und dann schrittweise automatisiert. Der Fokus lag auf schnellen Erfolgen ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs.
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Läuft im Hintergrund, ohne Zuruf, ohne Zettel
Einrichtung automatischer SMS- und E-Mail-Erinnerungen: 48 h vorher erste Erinnerung, 2 h vorher finale Erinnerung. Patienten können per Link bestätigen oder absagen. Bei Absage: automatischer Vorschlag für Ersatztermin.
Umstellung des Recall-Systems: Automatische Erinnerung bei fälliger PZR oder Kontrolltermin. Personalisierte Nachrichten basierend auf letztem Besuch. Patienten können direkt online einen Termin buchen.
Integration einer Online-Terminbuchung auf der Website. Patienten wählen Behandlungsart, sehen verfügbare Slots und buchen selbst. Automatische Bestätigung und Kalender-Integration.
Patienten erhalten vor dem Termin einen Link zum digitalen Anamnesebogen. Ausfüllen von zuhause, Daten fließen direkt in die Praxissoftware. Zeitersparnis am Empfang.
Eingesetzte Tools, verbunden statt Insellösungen
Ergebnis der Modellrechnung
In der Modellrechnung spart die Praxis rund 15 Stunden pro Woche an Telefonzeit und rund 8.500 € Umsatzverlust durch No-Shows. Die Amortisation der Investition läge bei etwa 5 Wochen.
Erwartbare Werte unter den genannten Annahmen, keine Messung in einem realen Betrieb.
Amortisiert nach ~5 Wochen, danach arbeitet die Automatisierung im Plus.
Annahmen und Hinweise aus der Modellrechnung, keine Projektberichte.
SMS-Erinnerungen werden deutlich häufiger gelesen als E-Mails
Die 2h-Vorher-Erinnerung ist entscheidend – viele Patienten vergessen Termine am selben Tag
Online-Terminbuchung wird vor allem von jüngeren Patienten (< 45 Jahre) genutzt
Digitale Anamnese spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Datenqualität
Die ZFAs früh einbinden: sie profitieren am stärksten von weniger Telefonzeit
Das geht auch bei Ihnen
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, welche Prozesse bei Ihnen am meisten kosten, welche Tools dafür passen und wann sich die Investition amortisiert, wie bei diesem Betrieb aus Gesundheitswesen - Zahnmedizin.
Termin buchen, Formular ausfüllen oder direkt an contact@balane.tech. Antwort in max. 24 h, persönlich von Jonas.
Beim Klick auf „Termin buchen“ öffnet sich der Kalender von cal.eu (Cal.com, EU-Rechenzentrum).
Antwort persönlich, nicht vom Support-Team.