Wie eine Zahnarztpraxis mit automatischen Terminerinnerungen und digitalem Recall-System die Terminausfälle halbierte und 15 Stunden pro Woche einspart.
Eine etablierte Zahnarztpraxis mit 2 Behandlern und 6 Mitarbeitern kämpfte mit hohen Terminausfällen und ineffizienter Patientenkommunikation. Die ZFAs verbrachten täglich Stunden am Telefon – für Terminerinnerungen, Recall-Anrufe und Bestätigungen. Die Praxis verlor geschätzt 15.000€ pro Monat durch nicht wahrgenommene Termine.
Wir haben zunächst die größten Zeitfresser identifiziert und dann schrittweise automatisiert. Der Fokus lag auf schnellen Erfolgen ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs.
Einrichtung automatischer SMS- und E-Mail-Erinnerungen: 48h vorher erste Erinnerung, 2h vorher finale Erinnerung. Patienten können per Link bestätigen oder absagen. Bei Absage: automatischer Vorschlag für Ersatztermin.
Umstellung des Recall-Systems: Automatische Erinnerung bei fälliger PZR oder Kontrolltermin. Personalisierte Nachrichten basierend auf letztem Besuch. Patienten können direkt online einen Termin buchen.
Integration einer Online-Terminbuchung auf der Website. Patienten wählen Behandlungsart, sehen verfügbare Slots und buchen selbst. Automatische Bestätigung und Kalender-Integration.
Patienten erhalten vor dem Termin einen Link zum digitalen Anamnesebogen. Ausfüllen von zuhause, Daten fließen direkt in die Praxissoftware. Zeitersparnis am Empfang.
Terminausfälle
Telefonzeit ZFA
Recall-Quote
Online-Buchungen
Wartezeit Empfang
Monatlicher Umsatzverlust
Die Praxis spart nun 15 Stunden pro Woche an Telefonzeit, hat 8.500€ weniger Umsatzverlust durch No-Shows und eine deutlich höhere Patientenzufriedenheit. Die Investition hat sich innerhalb von 5 Wochen amortisiert.
SMS-Erinnerungen haben eine deutlich höhere Öffnungsrate (98%) als E-Mails (35%)
Die 2h-Vorher-Erinnerung ist entscheidend – viele Patienten vergessen Termine am selben Tag
Online-Terminbuchung wird vor allem von jüngeren Patienten (< 45 Jahre) genutzt
Digitale Anamnese spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Datenqualität
Die ZFAs waren zunächst skeptisch, sind jetzt die größten Befürworter
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, welche Prozesse bei Ihnen am meisten kosten, welche Tools dafür passen und wann sich die Investition amortisiert.
Mein Fall durchrechnen — 30 Min