Das Bautagebuch ist mehr als lästige Pflicht - es ist Ihre Absicherung bei Streitigkeiten, Grundlage für Nachträge und Nachweis Ihrer Leistung.
Digital geführt spart es Zeit und ist immer dabei. Aber welche App ist die richtige? Und was muss rechtlich rein?
Was Sie lernen:
- Rechtliche Anforderungen an das Bautagebuch
- Apps und Software im Vergleich
- Was Sie dokumentieren müssen
- Praktische Tipps für den Alltag
Warum ein Bautagebuch?
Rechtliche Grundlage:
- VOB/B § 6 regelt Bautagebuch bei VOB-Verträgen
- BGB-Verträge: Nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen
- Bei öffentlichen Aufträgen: Fast immer Pflicht
Was es leistet:
- Beweissicherung: Was ist wann passiert?
- Nachweis Behinderung: Wenn Sie nicht arbeiten konnten
- Nachtragsbegründung: Warum Mehrkosten entstanden
- Mängelnachweis: Wer hat was verursacht?
- Chronik: Projektverlauf nachvollziehbar
Ohne Bautagebuch:
"Sie sagen, wir konnten wegen der Lieferverzögerung nicht weiterarbeiten? Beweisen Sie das!"
→ Ohne Dokumentation schwer möglich.
Was muss dokumentiert werden?
Pflichtangaben (VOB-konform):
Täglich dokumentieren
Pflichtangaben:
- Datum, Wochentag
- Wetter (Temperatur, Niederschlag, Wind)
- Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Pausen)
- Anzahl Arbeitskräfte (eigene, Nachunternehmer)
- Eingesetzte Geräte und Maschinen
- Ausgeführte Arbeiten (detailliert!)
- Verwendete Materialien/Mengen
- Besondere Vorkommnisse
Bei Bedarf:
- Behinderungen und deren Ursache
- Anordnungen des Auftraggebers
- Abnahmen, Prüfungen
- Mängelfeststellungen
- Unfälle, Beinahe-Unfälle
- Besuche (Bauleiter, Behörden, Prüfer)
Detaillierungsgrad
Falsch:
"Heute Maurerarbeiten ausgeführt."
Richtig:
"08:00-16:30 Uhr: Außenwand Nordseite EG gemauert, 24er Porenbeton. 12 m² fertiggestellt. 3 Maurer + 1 Helfer. 2 Paletten Steine verbraucht. Wetter: 14°C, trocken."
Regel: So detailliert, dass ein Unbeteiligter den Baufortschritt nachvollziehen kann.
Fotos richtig einbinden
Fotos sind Gold wert - wenn richtig gemacht:
✅ Datum und Uhrzeit sichtbar (Metadaten reichen nicht!)
✅ Beschreibung: Was zeigt das Foto?
✅ Position: Wo auf der Baustelle?
✅ Kontext: Warum wurde fotografiert?
Wichtige Foto-Anlässe:
- Zustand vor Arbeitsbeginn
- Verdeckte Arbeiten VOR dem Verschließen
- Mängel anderer Gewerke
- Behinderungen (verstopfte Zufahrt, etc.)
- Fertige Abschnitte
Tipp: Lieber zu viele Fotos als zu wenige.
Digitales vs. Papier-Bautagebuch
Vergleich:
| Kriterium | Papier | Digital |
|-----------|--------|---------|
| Immer dabei | ❌ Extra mitnehmen | ✅ Smartphone |
| Fotos einbinden | ❌ Umständlich | ✅ Direkt |
| Lesbarkeit | ❌ Handschrift | ✅ Immer lesbar |
| Suche | ❌ Blättern | ✅ Volltextsuche |
| Teilbar | ❌ Kopieren | ✅ Sofort per Cloud |
| Backup | ❌ Verlierbar | ✅ Cloud-Sicherung |
| Rechtssicher | ✅ Original | ✅ Mit Zeitstempel |
Rechtliche Anerkennung:
Digitale Bautagebücher sind rechtlich anerkannt, wenn:
- Einträge nicht nachträglich änderbar (oder Änderungen protokolliert)
- Zeitstempel vorhanden
- Daten sicher gespeichert
Die meisten Gerichte akzeptieren digitale Dokumentation.
Apps und Software im Vergleich
Die wichtigsten Lösungen:
PlanRadar
Der Marktführer
Funktionen:
- Bautagebuch + Mängel-Management
- Pläne mit Markierungen
- Aufgabenverwaltung
- Umfangreiche Berichte
Preis: ab 29€/User/Monat
Vorteile:
+ Sehr umfangreich
+ Gute Zusammenarbeit im Team
+ Planintegration
Nachteile:
- Komplex, Einarbeitung nötig
- Teuer für Einzelnutzer
Für wen: Mittlere bis große Bauunternehmen, Bauleiter
Bautagebuch Pro / BauDoc
Spezialisiert auf Bautagebuch
Funktionen:
- Reines Bautagebuch
- Fotos mit Beschriftung
- Wetter automatisch
- PDF-Export
Preis: ab 5€/Monat oder Einmalkauf
Vorteile:
+ Günstig
+ Einfach zu bedienen
+ Fokussiert auf Dokumentation
Nachteile:
- Weniger Zusatzfunktionen
- Keine Planintegration
Für wen: Kleine Handwerksbetriebe, Subunternehmer
Capmo
All-in-One Bauprojektmanagement
Funktionen:
- Bautagebuch
- Aufgaben und Mängel
- Kommunikation im Team
- Zeiterfassung
Preis: ab 49€/Monat
Vorteile:
+ Komplette Projektsteuerung
+ Deutsche Entwicklung
+ Guter Support
Nachteile:
- Mehr als nur Bautagebuch
- Mittlere Preisklasse
Für wen: Bauunternehmen mit mehreren Projekten
Einfache Lösungen (DIY)
Für Einsteiger/Kleinstbetriebe:
Word/Excel-Vorlage:
- Kostenlos (Vorlagen online)
- Flexibel anpassbar
- Keine App nötig
Notizen-App + Fotos:
- Evernote, OneNote, Notion
- Fotos direkt einfügen
- Kostenlos oder günstig
Google Formulare:
- Standardformular erstellen
- Vom Smartphone ausfüllen
- Automatisch in Tabelle
Nachteil: Weniger professionell, kein Zeitstempel-Nachweis
Empfehlung nach Unternehmensgröße
| Größe | Empfehlung | Kosten ca. |
|-------|------------|------------|
| Solo-Handwerker | BauDoc / Excel-Vorlage | 0-10€/Mo |
| 2-5 Mitarbeiter | BauDoc / Capmo | 10-50€/Mo |
| 6-20 Mitarbeiter | Capmo / PlanRadar | 50-200€/Mo |
| >20 oder GU | PlanRadar / Procore | 200€+/Mo |
Wichtig:
- Kostenlose Testphasen nutzen
- Mit echtem Projekt testen
- Team-Akzeptanz prüfen
Bautagebuch richtig führen: Best Practices
So wird Ihr Bautagebuch rechtssicher und nützlich:
Täglich führen
Wichtigste Regel: Täglich eintragen!
- Abends nach der Arbeit
- Oder morgens für den Vortag
- NICHT am Wochenende für die ganze Woche
Warum?
- Details werden vergessen
- Bei Streit: "Sie haben das nachträglich geschrieben!"
- Zeitstempel beweisen tägliche Eintragung
Neutral und sachlich
Falsch:
"Der inkompetente Elektriker hat wieder Mist gebaut."
Richtig:
"10:30 Uhr: Festgestellt, dass Elektro-Schlitze an Nordwand 3cm von vereinbarter Position abweichen. Foto dokumentiert. Per E-Mail an Bauleiter gemeldet."
Keine Schuldzuweisungen, keine Emotionen - nur Fakten.
Behinderungen sofort dokumentieren
Bei Behinderungen:
- Sofort dokumentieren (Datum, Uhrzeit)
- Ursache beschreiben
- Foto machen
- Auswirkung notieren (welche Arbeiten betroffen)
- Bauleiter/Auftraggeber informieren
- Meldung ins Bautagebuch
Beispiel:
"07:15 Uhr: Ankunft Baustelle. Zufahrt durch parkenden LKW (Kennzeichen XX-YY-123) blockiert. Foto anbei. Material-Anlieferung nicht möglich. Telefonisch Bauleiter informiert (Hr. Schmidt, 07:25 Uhr). Behinderung bis 09:00 Uhr. Arbeiten konnten erst 09:30 beginnen (Zeit für Material-Transport). 2,25 Stunden Stillstand, 4 Mitarbeiter betroffen."
Unterschriften und Gegenzeichnung
Optimal:
- Eigene Unterschrift täglich
- Gegenzeichnung durch Bauleiter/Auftraggeber wöchentlich
- Digital: Bestätigung per E-Mail
Wenn Gegenzeichnung verweigert:
- Dokumentieren, dass verweigert wurde
- Trotzdem führen
- Kopie regelmäßig an Auftraggeber senden
Tipp: Wöchentliche Zusammenfassung per E-Mail an Bauleiter senden → dokumentierte Kenntnisnahme.
Vorlage: Tagesbericht-Struktur
Aufbau eines Tageseintrags:
`
BAUTAGEBUCH
Projekt: [Projektname]
Datum: [TT.MM.JJJJ] | Wochentag: [Mo-So]
Eintrag Nr.: [laufend]
WETTER
Temperatur: ___°C | Niederschlag: ☐ Nein ☐ Ja: ___
Wind: ☐ Keiner ☐ Leicht ☐ Stark | Bewölkung: ___
PERSONAL
Eigene Mitarbeiter: ___ Personen
- [Namen/Qualifikation]
Nachunternehmer: ___ Personen
- [Firma, Anzahl]
Arbeitszeit: ___:___ bis ___:___ Uhr (abzgl. ___ Min. Pause)
GERÄTE/MASCHINEN
- [Gerät 1]
- [Gerät 2]
AUSGEFÜHRTE ARBEITEN
- [Arbeit, Bereich, Mengenangabe]
- [Arbeit, Bereich, Mengenangabe]
MATERIAL
- [Material, Menge]
BESONDERE VORKOMMNISSE
☐ Keine
☐ Behinderung: ___
☐ Anordnung Bauherr: ___
☐ Mängel festgestellt: ___
☐ Sonstiges: ___
FOTOS
☐ Keine Fotos heute
☐ ___ Fotos beigefügt (siehe Anhang)
BEMERKUNGEN
[Freitext]
Unterschrift: _________________ Datum: _________
`
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Nur bei Problemen dokumentieren
- "Wenn alles gut läuft, schreibe ich nichts"
- Problem: Lücken schwächen die Glaubwürdigkeit
- Lösung: JEDEN Tag eintragen, auch wenn "normal"
Fehler 2: Zu wenig Details
- "Heute Rohbau weiter"
- Problem: Nicht nachvollziehbar
- Lösung: Konkrete Mengen, Bereiche, Personen
Fehler 3: Nachträgliche Einträge
- Am Ende der Woche alles auf einmal
- Problem: Zeitstempel verraten es, Details fehlen
- Lösung: Täglich abends 10 Minuten
Fehler 4: Keine Fotos
- Nur Text
- Problem: Beweiskraft schwächer
- Lösung: Mindestens bei Behinderungen/Mängeln fotografieren
Fehler 5: Nicht geteilt
- Bautagebuch nur lokal gespeichert
- Problem: Bei Streit "Das haben Sie nie gezeigt"
- Lösung: Regelmäßig Kopie an Auftraggeber
Aufbewahrung und Archivierung
Wie lange aufbewahren?
| Situation | Aufbewahrungsdauer |
|-----------|-------------------|
| Standard | 5 Jahre nach Abnahme |
| Bei Rechtsstreit | Bis Abschluss |
| Öffentliche Aufträge | 10 Jahre |
| Empfehlung | 10 Jahre generell |
Digital archivieren:
- Regelmäßige Backups
- Unveränderbare Kopie (PDF/A)
- Cloud + lokale Kopie
Bei Papier:
- Trocken lagern
- Vor Verlust schützen
- Kopien anfertigen
Fazit
Das digitale Bautagebuch spart Zeit und schützt Sie rechtlich - wenn es richtig geführt wird.
Die wichtigsten Punkte:
- Täglich führen, keine Ausnahmen
- Detailliert: Wer, Was, Wann, Wie viel
- Fotos bei Behinderungen und Mängeln
- Neutral und sachlich bleiben
- Regelmäßig an Auftraggeber senden
Unsere Empfehlung:
- Solo/Klein: BauDoc oder Excel-Vorlage (5-10€/Mo)
- Mittelgroß: Capmo (49€/Mo)
- Groß: PlanRadar (29€/User/Mo)
Ihr Start:
- App kostenlos testen
- An echtem Projekt üben
- Routine entwickeln (täglich 10 Min.)
- Wöchentlich an Bauleiter senden
10 Minuten täglich können Sie vor 10.000€ Streit schützen.