GaLaBau-Software: Pflegeverträge und Kolonnen ohne Telefonkette

Pflegeverträge sind das Rückgrat vieler GaLaBau-Betriebe. Sie liefern planbare Einnahmen über das gesamte Jahr und binden Kunden langfristig. Allerdings wird die Verwaltung bei einer wachsenden Zahl von Verträgen schnell aufwändig. Jeder Vertrag hat andere Intervalle: wöchentliches Rasenmähen hier, monatlicher Heckenschnitt dort, vierteljählrliche Beetpflege anderswo. Eine digitale Pflegevertragsverwaltung erfasst alle Verträge mit ihren Intervallen, Leistungen und Konditionen. Das System generiert automatisch die fälligen Aufträge und weist sie den entsprechenden Kolonnen zu. Vor jedem Einsatz erhält das Team die relevanten Informationen: Adresse, Leistungsumfang, Besonderheiten und gegebenenfalls Kundenwünsche. Nach Durchführung wird die Leistung bestätigt und am Monatsende automatisch abgerechnet. Die saisonale Planung profitiert ebenfalls von der Digitalisierung. Im GaLaBau gibt es typische Spitzenzeiten: Frühjahrsputz im März und April, Heckenschnitt im Juni, Herbstarbeiten im Oktober und November. Ein digitaler Jahreskalender visualisiert alle wiederkehrenden und geplanten Aufträge und macht Engpässe frühzeitig sichtbar. So kann rechtzeitig über Aushilfen oder die Verschiebung weniger dringender Arbeiten entschieden werden. Die Wetterintegration ist ein GaLaBau-spezifisches Feature, das erheblichen praktischen Nutzen bietet. Bei Regenvorhersage werden Kunden automatisch informiert und Alternativtermine vorgeschlagen. Bei Frost werden Pflasterarbeiten automatisch verschoben. Das spart Leerfahrten und vermeidet Qualitätsprobleme durch Arbeiten unter unguenstigen Bedingungen.

Die effiziente Steuerung mehrerer Kolonnen ist eine der größten organisatorischen Herausforderungen im GaLaBau. Ohne digitale Hilfsmittel geht morgens viel Zeit für die Einsatzbesprechung verloren: Wer fährt wohin, welches Material muss mitgenommen werden, welche Geräte werden gebraucht. Änderungen im Tagesverlauf erfordern Telefonate und führen zu Missverständnissen. Mit einer mobilen Einsatzplanung sieht jeder Kolonnenführer seine Aufträge auf dem Smartphone. Navigation zum Einsatzort ist integriert, Arbeitszeiten werden per App erfasst, Materialverbrauch wird gemeldet und Fotos dokumentieren die durchgeführten Arbeiten. Der Betriebsleiter hat in Echtzeit den Überblick über alle Kolonnen und kann bei Bedarf schnell umplanen. Das Grünflächenmanagement wird durch digitale Werkzeuge ebenfalls professioneller. Für größere Objekte wie Wohnanlagen, Gewerbegebiete oder öffentliche Grünflächen lassen sich digitale Pflegepläne anlegen. Jede Fläche ist mit ihren spezifischen Pflegeanforderungen hinterlegt: Mähhöhe, Düngeintervalle, Schnitttermine für Gehölze. Das System generiert automatisch die fälligen Maßnahmen und weist sie den Kolonnen zu. Die Fuhrparkverwaltung rundet die digitale Betriebsorganisation ab. Fahrzeuge und Maschinen werden mit ihren Wartungsintervallen und TUEV-Terminen erfasst. Automatische Erinnerungen verhindern, dass Wartungen vergessen werden und Maschinen unerwartet ausfallen. Die Einsatzplanung berücksichtigt auch die Verfügbarkeit von Spezialgeräten, etwa einem Bagger oder einer Häckslermaschine, und verhindert Doppelbelegungen.