25 Workflow-Automatisierungen zum Sofort-Einsatz

Was: Wenn eine E-Mail mit "[Aufgabe]" im Betreff ankommt, wird automatisch ein Task in Ihrem Projektmanagement-Tool erstellt.

Trigger: Neue E-Mail mit bestimmtem Label/Schlüsselwort

Aktion: Task erstellen (Asana, Todoist, Notion, etc.)

Zeitersparnis: 5-10 Min/Tag

Komplexität: Einfach

Tools: Gmail/Outlook + Task-Tool

Was: Intelligenter Abwesenheits-Responder, der je nach Absender unterschiedlich antwortet (Kunde, Lieferant, Intern).

Trigger: Neue E-Mail während definiertem Zeitraum

Aktion: Kategorie prüfen → Passende Antwort senden

Zeitersparnis: Verhindert 10-20 Nachfragen pro Abwesenheit

Komplexität: Mittel

Tools: E-Mail + Automatisierungstool

Was: Bei neuer Anfrage über Website sofort Benachrichtigung aufs Handy – nie wieder einen heißen Lead verpassen.

Trigger: Neuer Formular-Eintrag

Aktion: SMS senden oder Slack-Nachricht

Zeitersparnis: Schnellere Reaktion = höhere Conversion

Komplexität: Einfach

Tools: Formular + Twilio/Slack

Was: Tägliche Zusammenfassung aller E-Mails von wichtigen Absendern als eine Nachricht.

Trigger: Täglich um 18 Uhr

Aktion: E-Mails filtern → Zusammenfassen → Eine E-Mail senden

Zeitersparnis: 15 Min/Tag weniger E-Mail-Checking

Komplexität: Mittel

Tools: Gmail + Make/Zapier

Was: Jeder neue Kontakt (Visitenkarte, E-Mail, Formular) wird automatisch im CRM angelegt.

Trigger: Neue E-Mail von unbekanntem Absender / Neuer Formular-Eintrag

Aktion: Kontakt in CRM erstellen (HubSpot, Pipedrive, etc.)

Zeitersparnis: 2-3 Min pro Kontakt × 10-50 Kontakte/Woche

Komplexität: Einfach

Tools: E-Mail/Formular + CRM

Was: Automatische Geburtstags-E-Mail an Kunden – personalisiert mit Namen.

Trigger: Täglich: Prüfen welche Kunden heute Geburtstag haben

Aktion: Personalisierte E-Mail senden

Zeitersparnis: 5 Min pro Glückwunsch, plus: Sie vergessen niemanden mehr

Komplexität: Einfach

Tools: CRM/Tabelle + E-Mail

Was: 7 Tage nach Kauf automatisch E-Mail: "Wie zufrieden sind Sie?"

Trigger: Neuer Kauf + 7 Tage Wartezeit

Aktion: Feedback-E-Mail senden

Zeitersparnis: 3 Min pro E-Mail × alle Kunden

Komplexität: Einfach

Tools: Shop/CRM + E-Mail

Was: Leads automatisch bewerten basierend auf Aktionen (Website-Besuche, E-Mail-Öffnungen, Downloads).

Trigger: Jede Kunden-Interaktion

Aktion: Score im CRM aktualisieren

Zeitersparnis: Fokus auf die richtigen Leads

Komplexität: Fortgeschritten

Tools: Website-Tracking + CRM + Automatisierung

Was: Aus einer strukturierten Anfrage automatisch ein Angebot erstellen.

Trigger: Neuer Formular-Eintrag mit Anfrage-Details

Aktion: Angebots-PDF generieren → Per E-Mail senden

Zeitersparnis: 30-120 Min pro Angebot

Komplexität: Mittel

Tools: Formular + PDF-Generator (PandaDoc, Docmosis) + E-Mail

Was: Wenn ein Angebot nach 5 Tagen nicht angenommen wurde, automatisch freundliche Erinnerung senden.

Trigger: Angebot erstellt + 5 Tage ohne Reaktion

Aktion: Erinnerungs-E-Mail senden

Zeitersparnis: 5 Min pro Nachfass + höhere Conversion

Komplexität: Einfach

Tools: Angebots-Tool + E-Mail

Was: Nach Auftragsabschluss automatisch Rechnung erstellen und versenden.

Trigger: Auftrag als "abgeschlossen" markiert

Aktion: Rechnung in Buchhaltung erstellen → PDF generieren → Per E-Mail senden

Zeitersparnis: 15-30 Min pro Rechnung

Komplexität: Mittel

Tools: CRM/Projektmanagement + Buchhaltung (Lexoffice, sevDesk)

Was: 7/14/21 Tage nach Fälligkeit automatisch Zahlungserinnerungen versenden.

Trigger: Rechnung überfällig

Aktion: Stufe 1/2/3 Mahnung per E-Mail

Zeitersparnis: Komplett automatisch, kein manuelles Nachfassen

Komplexität: Mittel

Tools: Buchhaltung + E-Mail

Was: Bei neuer Buchung automatisch Bestätigungs-E-Mail mit allen Details und Kalender-Datei (.ics).

Trigger: Neuer Termin gebucht

Aktion: Bestätigungs-E-Mail mit Details + iCal-Anhang

Zeitersparnis: 3-5 Min pro Termin

Komplexität: Einfach

Tools: Buchungstool + E-Mail

Was: Automatische Erinnerung 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin per SMS oder E-Mail.

Trigger: Termin in 24h / Termin in 1h

Aktion: Erinnerung senden

Zeitersparnis: Reduziert No-Shows um 30-50%

Komplexität: Einfach

Tools: Kalender + SMS/E-Mail

Was: Nach dem Meeting automatisch das Protokoll an alle Teilnehmer senden.

Trigger: Dokument in Meeting-Ordner gespeichert

Aktion: An alle Teilnehmer (aus Kalender-Eintrag) senden

Zeitersparnis: 5-10 Min pro Meeting

Komplexität: Mittel

Tools: Cloud-Storage + Kalender + E-Mail

Was: Eingehende Rechnungen (PDF per E-Mail) automatisch in den richtigen Ordner sortieren und umbenennen.

Trigger: E-Mail mit PDF-Anhang von bekanntem Lieferanten

Aktion: PDF extrahieren → Umbenennen (Datum_Lieferant_Betrag) → In Ordner speichern

Zeitersparnis: 2-3 Min pro Rechnung × 20-100 Rechnungen/Monat

Komplexität: Mittel

Tools: E-Mail + Cloud-Storage

Was: Vertrag automatisch zur digitalen Unterschrift senden, Status tracken, signiertes Dokument ablegen.

Trigger: Dokument in "Zur Unterschrift" Ordner

Aktion: An Kunden zur Signatur senden → Warten → Signiert ablegen

Zeitersparnis: 15-30 Min pro Vertrag

Komplexität: Mittel

Tools: Cloud-Storage + DocuSign/HelloSign

Was: Wichtige Dateien automatisch täglich/wöchentlich auf zweiten Speicherort kopieren.

Trigger: Zeitgesteuert (täglich 2:00 Uhr)

Aktion: Ordner X nach Cloud Y synchronisieren

Zeitersparnis: Sicherheit, kein Zeitaufwand

Komplexität: Einfach

Tools: Cloud-Storage + Automatisierung

Was: Bei neuem Blogpost automatisch auf LinkedIn, Facebook, Twitter posten.

Trigger: Neuer Blogpost veröffentlicht (RSS Feed)

Aktion: Posts auf Social-Media-Kanälen erstellen

Zeitersparnis: 15-30 Min pro Blogpost

Komplexität: Einfach

Tools: RSS/CMS + Social Media APIs

Was: Nach positivem Feedback automatisch Link zur Google-Bewertung senden.

Trigger: Positives Feedback erhalten (Score > 4)

Aktion: E-Mail mit Bewertungs-Link senden

Zeitersparnis: 5 Min pro Anfrage + mehr Bewertungen

Komplexität: Einfach

Tools: Feedback-Tool + E-Mail

Was: Neue Newsletter-Abonnenten erhalten automatisch 3-5 Willkommens-E-Mails über 2 Wochen.

Trigger: Neue Newsletter-Anmeldung

Aktion: E-Mail 1 sofort → E-Mail 2 nach 3 Tagen → E-Mail 3 nach 7 Tagen...

Zeitersparnis: Komplett automatisch, bessere Kundenbindung

Komplexität: Mittel

Tools: Newsletter-Tool oder Automatisierung + E-Mail

Was: Mitarbeiter stellt Antrag → Chef wird benachrichtigt → Genehmigung/Ablehnung → Mitarbeiter wird informiert → Kalender wird aktualisiert.

Trigger: Neuer Urlaubsantrag (Formular)

Aktion: Benachrichtigung an Vorgesetzten → Warten auf Entscheidung → Ergebnis kommunizieren

Zeitersparnis: 10-15 Min pro Antrag

Komplexität: Mittel

Tools: Formular + E-Mail + Kalender

Was: Bei Neueinstellung automatisch: IT-Zugang beantragen, Willkommens-E-Mail, Einarbeitungsplan erstellen, Termine für erste Woche blocken.

Trigger: Neuer Mitarbeiter in HR-System

Aktion: Ticket an IT → Willkommens-E-Mail → Aufgaben erstellen → Termine planen

Zeitersparnis: 2-4 Stunden pro Neueinstellung

Komplexität: Fortgeschritten

Tools: HR-System + E-Mail + Projektmanagement + Kalender

Was: Jeden Freitag automatisch Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und als Report per E-Mail versenden.

Trigger: Freitag 16:00 Uhr

Aktion: Daten aus CRM, Buchhaltung, Projektmanagement holen → Report erstellen → Versenden

Zeitersparnis: 30-60 Min pro Woche

Komplexität: Fortgeschritten

Tools: Diverse Datenquellen + Automatisierung

Was: Wenn Lagerbestand unter Mindestmenge fällt, automatisch Warnung und optional Nachbestellung auslösen.

Trigger: Bestand < Mindestmenge

Aktion: E-Mail an Einkauf → Optional: Bestellung beim Lieferanten

Zeitersparnis: Verhindert Engpässe, spart Stress

Komplexität: Mittel

Tools: Warenwirtschaft/Tabelle + E-Mail