Automatisierung starten: Die ersten 30 Tage

Erstellen Sie eine Liste aller wiederkehrenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen:

Fragen Sie sich und Ihr Team:

• Welche Aufgaben machen wir täglich/wöchentlich immer gleich?
• Wo tippen wir Daten von einem System ins andere?
• Welche E-Mails schreiben wir immer wieder fast identisch?
• Wo entstehen regelmäßig Fehler durch manuelle Arbeit?

Typische Kandidaten:

• Angebotserstellung aus Anfragen
• Rechnungsversand nach Leistungserbringung
• Terminbestätigungen und -erinnerungen
• Dateneingabe in mehrere Systeme
• Regelmäßige Berichte zusammenstellen
• Kundennachfragen nach Status

Ziel: Eine Liste mit 10-20 Prozessen.

Bewerten Sie jeden Prozess nach drei Kriterien (je 1-5 Punkte):

1. Zeitaufwand (wie viel Zeit kostet der Prozess?)

• 1 = unter 30 Min/Woche
• 3 = 1-3 Stunden/Woche
• 5 = über 5 Stunden/Woche

2. Komplexität (wie schwierig ist die Automatisierung?)

• 1 = sehr komplex, viele Ausnahmen
• 3 = überschaubar, einige Regeln
• 5 = einfach, klare Wenn-Dann-Logik

3. Auswirkung (was passiert bei Fehlern?)

• 1 = kritisch (Geldverlust, Kundenärger)
• 3 = ärgerlich (Nacharbeit nötig)
• 5 = harmlos (leicht korrigierbar)

Berechnung: Zeitaufwand × Komplexität × Auswirkung = Prioritätsscore

Je höher der Score, desto besser als erstes Projekt geeignet.

Dokumentieren Sie den ausgewählten Prozess im Detail:

1. Trigger: Was löst den Prozess aus?

• Neue E-Mail mit Anfrage?
• Kalendertermin?
• Formular-Eingabe?
• Zeitpunkt (täglich um 9 Uhr)?

2. Schritte: Was passiert der Reihe nach?

Schreiben Sie jeden einzelnen Klick auf.

3. Entscheidungen: Wo gibt es Wenn-Dann-Logik?

• Wenn Auftragswert über 5.000€ → Freigabe nötig
• Wenn Bestandskunde → anderen Rabatt

4. Output: Was ist das Ergebnis?

• E-Mail versendet?
• Dokument erstellt?
• Daten in System eingetragen?

Tipp: Führen Sie den Prozess einmal durch und nehmen Sie Ihren Bildschirm auf. Das hilft bei der Dokumentation enorm.

Für den Einstieg empfehlen wir eines dieser No-Code-Tools:

Make (ehemals Integromat)

• Beste Wahl für Einsteiger
• Visuelle Workflow-Erstellung
• Günstig: Kostenlos bis 1.000 Operationen/Monat
• Sehr viele Integrationen

Zapier

• Einfachste Bedienung
• Am meisten verbreitet
• Teurer als Make
• Gut für simple Wenn-Dann-Abläufe

n8n

• Open Source, selbst hostbar
• Technischer, aber flexibler
• Gut wenn Datenschutz kritisch ist

Für Ihr erstes Projekt: Starten Sie mit Make. Es bietet die beste Balance aus Einfachheit und Mächtigkeit.

Erstellen Sie die nötigen Accounts:

1. Account beim Automatisierungstool (Make, Zapier, etc.)
2. API-Zugänge für Ihre bestehenden Systeme:

- E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP)

- CRM (wenn vorhanden)

- Buchhaltung (Lexoffice, sevDesk, etc.)

- Kalender

- Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox)

Verbindungen testen:

• Jede Integration einzeln verbinden
• Testdaten abrufen
• Sicherstellen, dass Lese- und Schreibzugriff funktioniert

Häufige Stolperfallen:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung blockiert API-Zugang
• Berechtigungen zu restriktiv
• Veraltete Passwörter in geteilten Accounts

Jetzt bauen Sie den Workflow visuell auf:

1. Trigger einrichten

Beginnen Sie mit dem auslösenden Ereignis (neue E-Mail, neuer Datensatz, etc.)

2. Schritte hinzufügen

Fügen Sie jeden Schritt aus Ihrer Dokumentation als Modul hinzu.

3. Daten mappen

Verbinden Sie die Datenfelder zwischen den Schritten:

• E-Mail-Betreff → Angebotstitel
• Absender-Name → Kundenname
• usw.

4. Bedingungen einbauen

Wenn-Dann-Logik als Filter oder Router hinzufügen.

Noch nicht aktivieren! Der Workflow bleibt im Entwurfsmodus.

Bevor Sie testen, definieren Sie, WAS Sie testen:

Normalfall (Happy Path):

• Standardprozess mit typischen Daten
• Alles läuft wie erwartet

Grenzfälle:

• Leere Felder
• Sehr lange Texte
• Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß, €)
• Ungewöhnliche Formatierung

Fehlerfälle:

• Was wenn ein System nicht erreichbar ist?
• Was wenn Daten fehlen?
• Was wenn der Trigger doppelt ausgelöst wird?

Erstellen Sie für jeden Fall Testdaten.

Schritt-für-Schritt-Test:

1. Workflow im Testmodus starten
2. Jeden Schritt einzeln durchlaufen lassen
3. Output jedes Schritts prüfen:

- Sind die Daten korrekt?

- Ist die Formatierung richtig?

- Werden alle Felder übertragen?

Bei Fehlern:

• Fehler dokumentieren (Screenshot!)
• Ursache analysieren
• Korrektur einbauen
• Erneut testen

Tipp: Nutzen Sie eine separate Test-E-Mail-Adresse oder Test-Umgebung, damit keine echten Kunden betroffen sind.

Nach den ersten Tests: Feinschliff.

Performance optimieren:

• Unnötige Schritte entfernen
• Daten nur abrufen, wenn nötig
• Wartezeiten einbauen (APIs haben Rate Limits)

Fehlerbehandlung einbauen:

• Error-Handler für jeden kritischen Schritt
• Benachrichtigung bei Fehlern (E-Mail an Sie)
• Fallback-Logik wo sinnvoll

Dokumentation aktualisieren:

• Finalen Workflow dokumentieren
• Bekannte Einschränkungen notieren
• Ansprechpartner für Probleme festlegen

Starten Sie nicht mit voller Last, sondern schrittweise:

Tag 22: Parallelbetrieb

• Automatisierung aktivieren
• Aber: Prozess weiterhin manuell durchführen
• Ergebnisse vergleichen

Tag 23: Überwachter Echtbetrieb

• Manuellen Prozess stoppen
• Jedes Ergebnis der Automatisierung prüfen
• Sofort eingreifen wenn nötig

Kriterien für vollständigen Go-Live:

• 10+ erfolgreiche Durchläufe ohne Eingriff
• Keine kritischen Fehler
• Ergebnisse entsprechen Erwartungen

Automatische Überwachung:

1. Erfolgs-Benachrichtigungen (optional)

- E-Mail nach jedem erfolgreichen Durchlauf

- Nach ein paar Tagen abschalten (wird zu viel)

1. Fehler-Benachrichtigungen (kritisch!)

- Sofortige E-Mail bei jedem Fehler

- Nie abschalten!

1. Tägliche Zusammenfassung

- Wie viele Durchläufe?

- Wie viele Fehler?

- Durchschnittliche Laufzeit?

Dashboard erstellen:

Die meisten Tools bieten eingebaute Statistiken. Richten Sie eine Ansicht ein, die Sie täglich prüfen (später wöchentlich).

Vorher-Nachher-Vergleich:

Messen Sie konkret:

• Zeitaufwand vorher: ___ Minuten pro Vorgang
• Zeitaufwand nachher: ___ Minuten pro Vorgang
• Gesparte Zeit pro Woche: ___ Stunden
• Fehlerquote vorher: ___%
• Fehlerquote nachher: ___%

ROI berechnen:

• Gesparte Zeit × Stundensatz = Monatlicher Nutzen
• Tool-Kosten + Einrichtungszeit = Investition
• ROI = Nutzen / Kosten

Erfolg dokumentieren:

Erstellen Sie einen kurzen Bericht (eine Seite):

• Was wurde automatisiert?
• Wie viel Zeit wird gespart?
• Was hat es gekostet?
• Was sind die nächsten Schritte?

Dieser Bericht ist Gold wert für zukünftige Projekte und um Stakeholder zu überzeugen.

Fehler: "Wir automatisieren gleich den kompletten Angebotsprozess inklusive Nachverfolgung, Rechnungsstellung und Mahnwesen."

Besser: Nur den ersten Schritt automatisieren (z.B. Angebot aus Anfrage erstellen). Dann Schritt für Schritt erweitern.

Faustregel: Das erste Projekt sollte in 2 Wochen fertig sein können.

Fehler: "Funktioniert im ersten Test? Super, live schalten!"

Besser: Mindestens 10 verschiedene Szenarien testen. Besonders Grenzfälle und Fehler.

Warum: Der erste Fehler bei einem echten Kunden zerstört das Vertrauen ins System.

Fehler: "Läuft ja jetzt, muss ich nicht mehr draufschauen."

Besser: Fehler-Benachrichtigungen einrichten und ernst nehmen.

Warum: Automatisierungen scheitern leise. Sie bemerken es erst, wenn ein Kunde sich beschwert.

Fehler: "Das muss erst perfekt sein, bevor wir live gehen."

Besser: 80% reicht für den Start. Die letzten 20% zeigen sich erst im Echtbetrieb.

Warum: Sie lernen mehr aus einer Woche Echtbetrieb als aus einem Monat Planung.