Workflow Automatisierung: 15 Beispiele die sofort Zeit sparen

Problem: Leads kommen rein, aber wer bearbeitet welchen? Heiße Leads warten, kalte werden überbearbeitet.

Automatisierter Workflow:

1. Lead füllt Formular aus (Trigger)
2. System bewertet Lead nach Kriterien (Firmengröße, Budget, Dringlichkeit)
3. Score > 50: Sofort an Senior Sales + Slack-Benachrichtigung
4. Score < 50: In Nurturing-Sequence

Tools: HubSpot, Pipedrive, Make + CRM

Zeitersparnis: 2-3 Stunden/Woche, höhere Conversion

Problem: Angebote werden verschickt und vergessen. Nachfassen passiert nicht systematisch.

Automatisierter Workflow:

1. Angebot wird in CRM als "Gesendet" markiert (Trigger)
2. Tag 3: Automatische "Haben Sie Fragen?" E-Mail
3. Tag 7: Aufgabe für Telefonat an Vertriebler
4. Tag 14: Letzte Chance E-Mail

Tools: CRM mit Workflows, Pipedrive, HubSpot

Zeitersparnis: Keine manuellen Erinnerungen, 20% höhere Abschlussrate

Problem: Jemand meldet sich an, aber dann passiert... nichts.

Automatisierter Workflow:

1. Newsletter-Signup (Trigger)
2. Sofort: Willkommens-E-Mail mit Download
3. Tag 2: Vorstellungs-E-Mail
4. Tag 5: Best-Content-E-Mail
5. Tag 7: Produkt-Teaser
6. Ab dann: Regulärer Newsletter

Tools: Mailchimp, ConvertKit, ActiveCampaign

Zeitersparnis: Vollautomatisch, bessere Subscriber-Bindung

Problem: Event organisieren = 20 E-Mails manuell schreiben.

Automatisierter Workflow:

1. Anmeldung (Trigger)
2. Sofort: Bestätigung + Kalendereinladung
3. -1 Woche: Reminder mit Vorbereitung
4. -1 Tag: Letzter Reminder
5. -1 Stunde: Zugangslink
6. Danach: Aufzeichnung + Feedback-Formular + Angebot

Tools: Zoom + Zapier, WebinarJam, Demio

Zeitersparnis: 3-4 Stunden pro Event

Problem: Bewerbungen gehen ein, liegen tagelang unbearbeitet.

Automatisierter Workflow:

1. Bewerbung per Formular/E-Mail (Trigger)
2. Sofort: Eingangsbestätigung an Bewerber
3. Daten automatisch in Recruiting-System
4. Hiring Manager erhält Benachrichtigung mit Link zur Bewertung
5. Bei Absage: Automatische freundliche Absage

Tools: Personio, Recruitee, Make + Google Sheets

Zeitersparnis: 30 Minuten pro Bewerbung, bessere Candidate Experience

Problem: Erster Tag, aber Account nicht eingerichtet, Laptop nicht da.

Automatisierter Workflow:

1. Mitarbeiter in HR-System angelegt (Trigger)
2. Automatisch: E-Mail-Account erstellen
3. Automatisch: Slack einladen
4. Automatisch: Hardware-Bestellung an IT
5. Automatisch: Kalendertermine für Onboarding-Meetings
6. Automatisch: Welcome-E-Mail mit allen Infos

Tools: Personio + Zapier, BambooHR, Workday

Zeitersparnis: 4-6 Stunden pro Neuzugang, kein Vergessen von Schritten

Problem: E-Mails hin und her, wer hat wann Urlaub?

Automatisierter Workflow:

1. Mitarbeiter stellt Antrag (Formular/App)
2. Automatische Prüfung: Resturlaub vorhanden?
3. Automatische Weiterleitung an Vorgesetzten
4. Genehmigung per Klick
5. Automatisch: Kalender-Update, E-Mail an Mitarbeiter, HR-System aktualisiert

Tools: Personio, Absence.io, Power Automate

Zeitersparnis: 20 Minuten pro Antrag für alle Beteiligten

Problem: Rechnungen kommen per E-Mail, liegen unbearbeitet, werden vergessen.

Automatisierter Workflow:

1. Rechnung per E-Mail empfangen (Trigger)
2. OCR liest Rechnungsdaten aus
3. Automatische Zuordnung zur Kostenstelle
4. Wenn < 500€: Auto-Freigabe
5. Wenn > 500€: Zur Freigabe an Abteilungsleiter
6. Nach Freigabe: Buchung in Buchhaltung, Zahlung vorbereitet

Tools: GetMyInvoices, Candis, DATEV + Make

Zeitersparnis: 80% der Rechnungen vollautomatisch, 10+ Stunden/Monat

Problem: Mitarbeiter braucht etwas, schreibt E-Mail, wartet, fragt nach...

Automatisierter Workflow:

1. Mitarbeiter füllt Bestellformular aus (Trigger)
2. Automatische Prüfung gegen Budget
3. Je nach Betrag: Auto-Genehmigung oder Weiterleitung
4. Nach Genehmigung: Automatische Bestellung bei Standardlieferanten
5. Status-Updates an Besteller

Tools: Spendesk, Procurify, Power Automate

Zeitersparnis: 30 Minuten pro Bestellung

Problem: Verträge laufen aus, keiner weiß davon. Kündigungsfristen verpasst.

Automatisierter Workflow:

1. Vertrag in System mit Laufzeit/Kündigungsfrist (Trigger: Fristwarnung)
2. 3 Monate vor Ablauf: E-Mail an Verantwortlichen
3. 1 Monat vor Kündigungsfrist: Eskalation
4. Entscheidung: Verlängern oder Kündigen
5. Bei Kündigung: Automatisches Kündigungsschreiben

Tools: ContractPodAi, Precisely, Notion + Make

Zeitersparnis: Keine verpassten Fristen, Kosteneinsparung

Problem: Alle Anfragen in einem Topf, keine Priorisierung.

Automatisierter Workflow:

1. Support-Anfrage kommt (Trigger)
2. KI analysiert Inhalt und Stimmung
3. Kategorisierung: Technisch, Billing, Allgemein
4. Priorisierung: Kritisch, Normal, Niedrig
5. Automatische Zuweisung an richtiges Team
6. Bei kritisch: Sofort-Benachrichtigung an Senior

Tools: Zendesk, Freshdesk, Intercom

Zeitersparnis: 5 Minuten pro Ticket, schnellere Lösung kritischer Fälle

Problem: Keine systematische Feedback-Erhebung.

Automatisierter Workflow:

1. Ticket geschlossen (Trigger)
2. Nach 24h: Automatische Zufriedenheitsumfrage
3. Bei schlechter Bewertung: Eskalation an Manager
4. Bei guter Bewertung: Bitte um Google-Review
5. Alle Daten fließen in Dashboard

Tools: Typeform + Zapier, Delighted, Nicereply

Zeitersparnis: Vollautomatisch, systematische Daten

Problem: Dieselben Fragen jeden Tag, Copy-Paste-Antworten.

Automatisierter Workflow:

1. E-Mail/Chat kommt (Trigger)
2. KI erkennt bekannte Frage
3. Automatische Antwort mit Lösung aus Knowledge Base
4. Wenn nicht gelöst: Eskalation an Agent mit Kontext

Tools: Intercom, Freshdesk AI, ChatGPT-Integration

Zeitersparnis: 50-70% der Anfragen sofort beantwortet

Problem: Niemand will Protokoll schreiben, Ergebnisse gehen verloren.

Automatisierter Workflow:

1. Meeting endet (Trigger: Kalender-Event)
2. Transkription des Recordings
3. KI erstellt Zusammenfassung mit Action Items
4. Automatisch in Notion/Confluence abgelegt
5. Teilnehmer erhalten E-Mail mit Zusammenfassung
6. Action Items werden als Tasks angelegt

Tools: Fathom, Fireflies.ai, tl;dv + Zapier

Zeitersparnis: 30-60 Minuten pro Meeting

Problem: Wöchentlicher Report = 3 Stunden Daten zusammensammeln.

Automatisierter Workflow:

1. Jeden Montag 6 Uhr (Zeit-Trigger)
2. Daten aus CRM, Analytics, Buchhaltung abrufen
3. In Template einfügen
4. Visualisierungen erstellen
5. PDF generieren und per E-Mail versenden

Tools: Google Data Studio, Make + Google Sheets, Geckoboard

Zeitersparnis: 3 Stunden/Woche, immer aktuell