Die elektronische Rechnung wird Pflicht. Erst empfangen, dann versenden. Was Handwerker, Ärzte, Dienstleister und Gastronomen wissen müssen - und wie Sie sich jetzt vorbereiten.
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Der Empfang im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format ist Pflicht für B2B-Geschäfte.
Unternehmen mit über 800.000€ Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig.
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind betroffen. Keine Ausnahmen mehr.
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Branchen im B2B-Bereich. Hier sehen Sie, was sich konkret ändert.
Angebote, Aufmaße und Schlussrechnungen - der typische Handwerker-Workflow ändert sich. Von der Auftragsbestätigung bis zur Abrechnung muss alles als E-Rechnung gehen.
Privatpatienten-Rechnungen, IGeL-Leistungen und Gutachten - was Praxen jetzt beachten müssen. Kassenabrechnung bleibt über KV, aber B2B-Rechnungen ändern sich.
Laufende Verträge, Einzelrechnungen, Abonnements - Dienstleister haben oft viele verschiedene Rechnungsarten. Alle müssen auf E-Rechnung umgestellt werden.
Catering-Rechnungen an Firmenkunden, Lieferantenbestellungen und Veranstaltungsabrechnungen - die B2B-Seite der Gastro muss E-Rechnung können.
Reines XML-Format. Maschinenlesbar, aber nicht direkt menschenlesbar. Standard für öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen).
PDF mit eingebettetem XML. Sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber maschinenlesbare Daten. Beste Lösung für die meisten KMU.
Die gängigen Buchhaltungstools unterstützen E-Rechnungen bereits. Hier der Überblick.
| Tool | ZUGFeRD | XRechnung | Preis | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| lexoffice | ab 7,90€/Monat | Kleinunternehmer, Freiberufler | ||
| sevDesk | ab 8,90€/Monat | KMU, Dienstleister | ||
| easybill | ab 14€/Monat | KMU, Handel | ||
| DATEV | über Steuerberater | Alle mit Steuerberater |
Welche Rechnungen stellen Sie aus? Wie viele B2B-Rechnungen pro Monat? Welche Software nutzen Sie aktuell?
Kann Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und empfangen? ZUGFeRD und/oder XRechnung?
ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) oder XRechnung (reines XML)? Für die meisten KMU ist ZUGFeRD einfacher.
Rechnungsworkflow aktualisieren: Erstellung, Versand, Archivierung. Mitarbeiter schulen. E-Mail-Postfach für E-Rechnungs-Empfang einrichten.
Testrechnung erstellen und prüfen. Schrittweise auf E-Rechnung umstellen. Erst intern, dann an Kunden.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (XML). Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist KEINE E-Rechnung. Die zwei anerkannten Formate in Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000€ Umsatz E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Ja! Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht gilt ab 2028 für alle - auch für Kleinunternehmer mit B2B-Umsätzen.
XRechnung ist ein reines XML-Format - maschinenlesbar, aber nicht menschenlesbar. ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten - sowohl menschen- als auch maschinenlesbar. Für die meisten KMU ist ZUGFeRD die bessere Wahl.
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte (Unternehmen an Unternehmen). Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin als Papier oder PDF versendet werden.
Ab dem jeweiligen Stichtag sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich nicht mehr vorsteuerabzugsfähig. Ihr Geschäftspartner kann die Vorsteuer nicht geltend machen - das wird schnell zum Problem in der Geschäftsbeziehung.
Die meisten modernen Buchhaltungstools (lexoffice, sevDesk, easybill, DATEV) unterstützen E-Rechnungen bereits. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software ZUGFeRD und/oder XRechnung kann. Falls nicht: Ein Wechsel lohnt sich jetzt.
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