Digitalisierung im Handwerk: So modernisierst du deinen Betrieb

Das ist der absolute Basis-Bereich. Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker spart sofort Zeit und Geld.

Was es können sollte:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Kundendatenbank
• Materialverwaltung
• DATEV-Export für den Steuerberater
• GoBD-konform (rechtssicher)

Empfohlene Software:

• Lexoffice (ab 7€/Monat) – Einfach und günstig, ideal für kleine Betriebe
• sevDesk (ab 9€/Monat) – Mehr Funktionen, gute Handwerker-Features
• TAIFUN (ab 30€/Monat) – Speziell für Handwerker entwickelt
• TopKontor (ab 40€/Monat) – Umfangreich, für größere Betriebe

Typische Zeitersparnis: 5-10 Stunden pro Woche

Vom Angebot bis zur Rechnung alles im Blick behalten. Besonders wichtig, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig hast.

Was es können sollte:

• Auftragserfassung und -verfolgung
• Terminplanung für Teams
• Materiallisten und Bestellungen
• Baustellendokumentation
• Kundenkommunikation

Empfohlene Software:

• Craftboxx (ab 29€/Monat) – Speziell für Handwerker, einfache Bedienung
• openHandwerk (ab 19€/Monat) – Open Source Alternative
• Streit V.1 (individuell) – Für größere Betriebe
• Plancraft (ab 39€/Monat) – Modern, gute App

Typische Verbesserung: 30% weniger Koordinationsaufwand

Schluss mit Stundenzetteln auf Papier. Deine Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten direkt auf der Baustelle.

Was es können sollte:

• App für Smartphone/Tablet
• Projekt- und Auftragszuordnung
• GPS-Zeitstempel (optional)
• Export für Lohnbuchhaltung
• Offline-Funktion

Empfohlene Software:

• Clockodo (ab 5€/Nutzer/Monat) – Einfach und günstig
• mite (ab 5€/Nutzer/Monat) – Minimalistisch
• Zeitguru (ab 3€/Nutzer/Monat) – Speziell für Handwerker
• Papershift (ab 4€/Nutzer/Monat) – Mit Dienstplanung

Typische Zeitersparnis: 2 Stunden pro Woche für die Abrechnung

Besonders wichtig für Dachdecker, Maler, Fliesenleger und alle, die viel messen müssen.

Was es können sollte:

• Aufmaß mit Laser oder Foto
• Automatische Flächenberechnung
• Integration in Angebotssoftware
• PDF-Export
• Cloud-Speicherung

Empfohlene Tools:

• magicplan (ab 10€/Monat) – Grundrisse per Smartphone
• Aufmaß Pro (ab 15€/Monat) – Speziell für Handwerker
• PointMan (ab 20€/Monat) – Für komplexe Aufmaße
• Bosch GLM (einmalig) – Laser mit App-Anbindung

Typische Zeitersparnis: 50% schnellere Aufmaße

Kunden erwarten heute schnelle Antworten. Ein CRM hilft dir, den Überblick zu behalten und professionell zu kommunizieren.

Was es können sollte:

• Kundendatenbank mit Historie
• Erinnerungen für Nachfassaktionen
• E-Mail-Vorlagen
• Angebotsverfolgung
• Wiedervorlage für Wartungstermine

Empfohlene Software:

• HubSpot CRM (kostenlos) – Mächtig, aber Einarbeitung nötig
• Pipedrive (ab 15€/Monat) – Einfach und übersichtlich
• Zoho CRM (ab 14€/Monat) – Viele Funktionen, günstig
• In vielen Handwerker-Programmen bereits integriert

Typische Verbesserung: 20% mehr Auftragsabschlüsse

Ziel: Die wichtigsten Verwaltungsprozesse digitalisieren

1. Rechnungsprogramm einführen

- Kundendaten importieren

- Vorlagen für Angebote/Rechnungen erstellen

- Steuerberater-Export einrichten

1. Cloud-Speicher einrichten

- Google Drive, Dropbox oder Microsoft 365

- Ordnerstruktur für Projekte anlegen

- Mitarbeiter einweisen

1. Digitale Kommunikation

- Professionelle E-Mail-Adresse (nicht @gmail.com)

- WhatsApp Business für Kundenkontakt

- Automatische Antwort einrichten

Investition: ca. 50-100€/Monat + 2-3 Tage Einrichtung

Ziel: Workflows automatisieren und Zeit sparen

1. Auftragsmanagement einführen

- Von Anfrage bis Rechnung durchgängig digital

- Statusverfolgung für alle Projekte

- Terminplanung digitalisieren

1. Mobile Zeiterfassung

- App auf Mitarbeiter-Smartphones

- Projekt-Zuordnung einrichten

- Lohnbuchhaltung automatisieren

1. Digitales Aufmaß (falls relevant)

- Hardware beschaffen (Laser, Tablet)

- Software testen und einführen

- Mitarbeiter schulen

Investition: ca. 100-300€/Monat + 5-10 Tage Einrichtung

Ziel: Skalierbare Strukturen aufbauen

1. CRM und Marketing

- Kundendatenbank strukturieren

- Automatische Erinnerungen einrichten

- Bewertungen sammeln und nutzen

1. Qualitätsmanagement

- Digitale Checklisten für wiederkehrende Arbeiten

- Fotodokumentation standardisieren

- Reklamationsmanagement

1. Kennzahlen und Controlling

- Projekt-Auswertungen nutzen

- Zeiterfassungsdaten analysieren

- Wirtschaftlichkeit prüfen

Investition: ca. 200-500€/Monat + kontinuierliche Optimierung

go-digital

• Bis zu 16.500€ Förderung
• 50% der Beratungskosten
• Für Unternehmen bis 100 Mitarbeiter
• Beantragung über autorisierte Beratungsunternehmen

Digital Jetzt

• Bis zu 50.000€ für Investitionen
• Bis zu 50% Förderquote
• Für KMU bis 499 Mitarbeiter
• Aktuell: Programm prüfen, da Mittel begrenzt

Bayern: Digitalbonus

• Bis zu 50.000€
• Bis zu 50% Förderquote

NRW: Mittelstand Innovativ & Digital

• Bis zu 15.000€
• Bis zu 80% Förderquote

Baden-Württemberg: Digitalisierungsprämie

• Bis zu 10.000€
• Vergünstigter Kredit

Weitere Länder haben ähnliche Programme. Prüfe die aktuelle Verfügbarkeit in deinem Bundesland.

Wichtig: Fördermittel müssen VOR Projektstart beantragt werden!

Viele Handwerker kaufen Software, die für große Unternehmen gemacht ist. Die Folge: Frustration, weil die Bedienung zu kompliziert ist.

Lösung: Wähle Software, die für deine Betriebsgröße gemacht ist. Teste vor dem Kauf ausführlich.

Die beste Software nützt nichts, wenn deine Mitarbeiter sie nicht nutzen wollen oder können.

Lösung: Beziehe dein Team früh ein. Erkläre den Nutzen. Plane ausreichend Zeit für Schulungen ein.

Der Versuch, alle Bereiche gleichzeitig zu digitalisieren, scheitert fast immer.

Lösung: Starte mit einem Bereich. Wenn der läuft, geh den nächsten an.

"Wir wollen digitaler werden" ist kein Ziel.

Lösung: Definiere messbare Ziele. Zum Beispiel: "Angebote in 24 Stunden statt 5 Tagen erstellen."

Mit der Digitalisierung werden deine Daten wertvoller – und angreifbarer.

Lösung: Regelmäßige Backups, sichere Passwörter, Mitarbeiter für Phishing sensibilisieren.

Ausgangslage: 8 Mitarbeiter, Aufträge auf Papier, Stundenzettel handschriftlich, Rechnungen mit Word.

Umgesetzt:

• Handwerkersoftware für Auftragsmanagement
• Mobile Zeiterfassung per App
• Digitale Unterschrift beim Kunden

Ergebnis: 15 Stunden Zeitersparnis pro Woche, fehlerfreie Zeiterfassung, Rechnungen am selben Tag statt nach 2 Wochen.

Ausgangslage: 5 Mitarbeiter, Angebote dauerten 3-5 Tage, viele Aufträge gingen an schnellere Konkurrenz.

Umgesetzt:

• Digitales Aufmaß mit Tablet und Laser
• Angebotssoftware mit Vorlagen
• Automatische Angebotsverfolgung

Ergebnis: Angebote am selben Tag, Auftragsquote von 30% auf 42% gestiegen, 25% mehr Umsatz.

Ausgangslage: 12 Mitarbeiter, Kunden beschwerten sich über mangelnde Erreichbarkeit und unklare Termine.

Umgesetzt:

• Digitale Terminplanung mit Kundenportal
• Automatische SMS-Benachrichtigung
• Echtzeit-Tracking der Monteure

Ergebnis: 80% weniger Beschwerden, bessere Google-Bewertungen, mehr Weiterempfehlungen.