Wie eine Steuerkanzlei mit 3 Steuerberatern die Mandantenkommunikation automatisierte und den Belegprozess digitalisierte.
Die Ausgangslage
Eine mittelständische Steuerkanzlei mit 3 Steuerberatern und 9 Mitarbeitern war überfordert von der Flut an Mandantenanfragen. "Wo steht meine Steuererklärung?", "Haben Sie meine Belege erhalten?", "Wann ist die Frist?" – diese Fragen kosteten täglich Stunden.
6 Baustellen im Alltag
Jeder Mitarbeiter beantwortete täglich 15-20 Statusanfragen per Mail/Telefon
Belege kamen per Post, E-Mail, WhatsApp und persönlicher Abgabe – kein Überblick
Fristen wurden manuell im Kalender gepflegt – Fehleranfällig
Mandanten beschwerten sich über mangelnde Erreichbarkeit
Neue Mandanten warteten wochenlang auf Erstgespräch-Termine
Steuerberater arbeiteten abends, um tagsüber erreichbar zu sein
Die Transformation
Der Kern der Lösung: Mandanten sollen selbst sehen können, wo ihre Unterlagen stehen – ohne anrufen zu müssen. Dazu ein zentraler digitaler Belegeingang.
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Läuft im Hintergrund — ohne Zuruf, ohne Zettel
Einrichtung eines Mandantenportals für Belegupload. Eine E-Mail-Adresse pro Mandant, die automatisch in die richtige Akte sortiert. Eingangsbestätigung automatisch per E-Mail.
Jeder Mandantenauftrag durchläuft definierte Status: Eingegangen → In Bearbeitung → Rückfrage → Fertig → Versendet. Bei Statusänderung automatische E-Mail an Mandanten.
Fristen werden aus DATEV importiert und automatisch überwacht. 4 Wochen vorher: Erinnerung an Mandant. 2 Wochen vorher: Eskalation intern. Keine Frist wird mehr vergessen.
Online-Terminbuchung für Erstgespräche und Besprechungen. Mandanten wählen Steuerberater und Thema, sehen freie Termine. Zusätzlich: Automatisierte Antworten auf häufige Fragen.
Eingesetzte Tools — verbunden statt Insellösungen
Schwarz auf weiß
Die Kanzlei hat ihre Kapazität effektiv verdoppelt, ohne neue Mitarbeiter einzustellen. Mandanten loben die Transparenz, Mitarbeiter schätzen das fokussierte Arbeiten. Die Steuerberater können sich auf fachliche Arbeit konzentrieren statt auf Statusfragen.
Mandanten wollen Transparenz, nicht ständigen Kontakt – das Portal erfüllt dieses Bedürfnis
Die automatische Eingangsbestätigung eliminiert 80% der "Haben Sie bekommen?"-Fragen
Ältere Mandanten brauchten telefonische Einweisung, nutzen das Portal aber gerne
Interne Prozesse mussten zuerst standardisiert werden, bevor Automatisierung möglich war
Die Fristenverwaltung hat vermutlich teure Berufshaftpflichtfälle verhindert
Das geht auch bei Ihnen
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, welche Prozesse bei Ihnen am meisten kosten, welche Tools dafür passen und wann sich die Investition amortisiert — wie bei diesem Betrieb aus Freiberufler - Steuerberatung.
Antwort persönlich — nicht vom Support-Team.