Was Sie hier lesen: ein konstruierter Betrieb, durchgerechnet mit realen Marktpreisen und offengelegten Annahmen, kein Kundenprojekt und kein Erfahrungsbericht. Die Rechnung zeigt, wie sich der Aufwand zusammensetzt und ab wann er sich trägt. Was Ihr Betrieb spart, zeigt erst eine Messung bei Ihnen.
Steuerkanzlei: -70 % Mandantenrückfragen durch automatisierte Kommunikation
Modellrechnung: Wie eine Steuerkanzlei mit 3 Steuerberatern die Mandantenkommunikation automatisieren und den Belegprozess digitalisieren kann.
Die Ausgangslage
Ertrinken in Mandantenanfragen
Eine mittelständische Steuerkanzlei mit 3 Steuerberatern und 9 Mitarbeitern war überfordert von der Flut an Mandantenanfragen. „Wo steht meine Steuererklärung?“, „Haben Sie meine Belege erhalten?“, „Wann ist die Frist?“ – diese Fragen kosteten täglich Stunden.
6 Baustellen im Alltag
Jeder Mitarbeiter beantwortete täglich 15-20 Statusanfragen per Mail/Telefon
Belege kamen per Post, E-Mail, WhatsApp und persönlicher Abgabe – kein Überblick
Fristen wurden manuell im Kalender gepflegt – Fehleranfällig
Mandanten beschwerten sich über mangelnde Erreichbarkeit
Neue Mandanten warteten wochenlang auf Erstgespräch-Termine
Steuerberater arbeiteten abends, um tagsüber erreichbar zu sein
Die Transformation
Transparenz durch Automatisierung
Der Kern der Lösung: Mandanten sollen selbst sehen können, wo ihre Unterlagen stehen – ohne anrufen zu müssen. Dazu ein zentraler digitaler Belegeingang.
Heute: alles von Hand
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Mit Automatisierung
Läuft im Hintergrund, ohne Zuruf, ohne Zettel
So würde die Umsetzung ablaufen
Phase 1: Digitaler Belegeingang
Woche 1-3Einrichtung eines Mandantenportals für Belegupload. Eine E-Mail-Adresse pro Mandant, die automatisch in die richtige Akte sortiert. Eingangsbestätigung automatisch per E-Mail.
Phase 2: Status-Tracking
Woche 4-5Jeder Mandantenauftrag durchläuft definierte Status: Eingegangen → In Bearbeitung → Rückfrage → Fertig → Versendet. Bei Statusänderung automatische E-Mail an Mandanten.
Phase 3: Automatische Fristenverwaltung
Woche 6-7Fristen werden aus DATEV importiert und automatisch überwacht. 4 Wochen vorher: Erinnerung an Mandant. 2 Wochen vorher: Eskalation intern. Keine Frist wird mehr vergessen.
Phase 4: Terminbuchung & FAQ
Woche 8-9Online-Terminbuchung für Erstgespräche und Besprechungen. Mandanten wählen Steuerberater und Thema, sehen freie Termine. Zusätzlich: Automatisierte Antworten auf häufige Fragen.
Der Tool-Verbund
- DATEV
- HubSpot CRM
- Calendly
- Make
- GetMyInvoices
Eingesetzte Tools, verbunden statt Insellösungen
Ergebnis der Modellrechnung
Erwartbare Entlastung nach 3 Monaten
In der Modellrechnung verdoppelt die Kanzlei ihre effektive Kapazität, ohne neue Mitarbeiter einzustellen. Die Steuerberater könnten sich auf fachliche Arbeit konzentrieren statt auf Statusfragen.
Erwartbare Werte unter den genannten Annahmen, keine Messung in einem realen Betrieb.
Worauf es bei der Umsetzung ankommt
Annahmen und Hinweise aus der Modellrechnung, keine Projektberichte.
- 1
Mandanten wollen Transparenz, nicht ständigen Kontakt – das Portal erfüllt dieses Bedürfnis
- 2
Eine automatische Eingangsbestätigung erspart den Großteil der „Haben Sie bekommen?“-Fragen
- 3
Ältere Mandanten brauchen eine telefonische Einweisung ins Portal, das ist in der Rechnung eingeplant
- 4
Interne Prozesse müssen zuerst standardisiert werden, bevor sich etwas automatisieren lässt
- 5
Eine automatische Fristenverwaltung senkt das Risiko teurer Berufshaftpflichtfälle
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