Was Sie hier lesen: ein konstruierter Betrieb, durchgerechnet mit realen Marktpreisen und offengelegten Annahmen, kein Kundenprojekt und kein Erfahrungsbericht. Die Rechnung zeigt, wie sich der Aufwand zusammensetzt und ab wann er sich trägt. Was Ihr Betrieb spart, zeigt erst eine Messung bei Ihnen.
Malerbetrieb: -80 % Angebotszeit durch automatisierte Kalkulation
Modellrechnung: Wie ein Malerbetrieb mit 8 Mitarbeitern die Angebotserstellung von 2-3 Stunden auf 30-45 Minuten verkürzen kann, und was das für die Auftragsquote bedeutet.
Die Ausgangslage
Abende am Schreibtisch statt bei der Familie
Ein erfolgreicher Malerbetrieb mit 8 Mitarbeitern stand vor einem typischen Wachstumsproblem: Mehr Anfragen bedeuteten mehr Angebote – und der Inhaber verbrachte jeden Abend 2-3 Stunden am Schreibtisch. Die Lebensqualität litt, obwohl das Geschäft gut lief.
6 Baustellen im Alltag
Jedes Angebot wurde von Grund auf neu kalkuliert – 2-3 Stunden pro Angebot
Materialpreise mussten manuell bei Großhändlern nachgeschaut werden
Aufmaße wurden handschriftlich notiert und später abgetippt
Angebote gingen erst 3-5 Tage nach dem Vor-Ort-Termin raus – Kunden ungeduldig
Nachkalkulationen nach Projektende zeigten oft Verluste bei einzelnen Positionen
Inhaber arbeitete 55-60 Stunden pro Woche
12 h × 50 €/h × 46 Arbeitswochen
Wochenwert aus den Annahmen dieses Szenarios, keine Messung.
Die Transformation
Vom Notizblock zum Tablet-Angebot vor Ort
Ziel war es, Angebote direkt beim Kunden zu erstellen – oder zumindest am selben Tag. Dafür mussten Kalkulation und Vorlagen grundlegend überarbeitet werden.
Heute: alles von Hand
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Mit Automatisierung
Läuft im Hintergrund, ohne Zuruf, ohne Zettel
So würde die Umsetzung ablaufen
Phase 1: Standardisierte Leistungsverzeichnisse
Woche 1-2Erstellung eines Katalogs mit den 50 häufigsten Leistungen inkl. Zeitvorgaben und Materialbedarf. Vom Wände streichen bis zur Fassadensanierung – jede Leistung einmal sauber kalkuliert.
Phase 2: Digitale Aufmaßerfassung
Woche 3-4Tablet-App für Aufmaße vor Ort. Räume fotografieren, Maße eingeben, automatische Flächenberechnung. Daten fließen direkt in die Angebotserstellung.
Phase 3: Automatisierte Angebotserstellung
Woche 5-6Angebot aus Leistungskatalog zusammenklicken, Mengen werden aus Aufmaß übernommen, Materialpreise automatisch aus aktuellem Großhandel-Katalog. PDF-Angebot in 10 Minuten fertig.
Phase 4: Nachkalkulation und Optimierung
Woche 7-8Nach jedem Projekt: Soll/Ist-Vergleich. Welche Positionen waren zu knapp kalkuliert? Zeitvorgaben werden kontinuierlich angepasst. Nach 3 Monaten: Präzise Kalkulationen.
Der Tool-Verbund
- Craftnote
- PlanRadar
- FastBill
- Google Sheets
- Make
Eingesetzte Tools, verbunden statt Insellösungen
Ergebnis der Modellrechnung
Erwartbare Ergebnisse nach 3 Monaten
In der Modellrechnung gewinnt der Inhaber seine Abende weitgehend zurück. Die höhere Auftragsquote durch schnellere Angebote würde die Softwarekosten mehr als ausgleichen, die präzisere Kalkulation die Marge um rund 4 Prozentpunkte verbessern.
Erwartbare Werte unter den genannten Annahmen, keine Messung in einem realen Betrieb.
Worauf es bei der Umsetzung ankommt
Annahmen und Hinweise aus der Modellrechnung, keine Projektberichte.
- 1
Standardisierte Leistungsverzeichnisse sind der größte Aufwand der Einführung, aber auch der größte Hebel
- 2
Angebote am selben Tag heben sich vom Wettbewerb ab, die angenommene höhere Auftragsquote hängt genau daran
- 3
Tablet-Aufmaße sind anfangs langsamer als Papier, die Rechnung setzt etwa zwei Wochen Eingewöhnung an
- 4
Eine Nachkalkulation nach Projektende deckt zu knapp kalkulierte Standardleistungen auf
- 5
Ist die App einfach genug, können Mitarbeiter kleinere Angebote selbst erstellen
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Diese Zahlen für Ihren Betrieb durchrechnen
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