Was Sie hier lesen: ein konstruierter Betrieb, durchgerechnet mit realen Marktpreisen und offengelegten Annahmen — kein Kundenprojekt und kein Erfahrungsbericht. Die Rechnung zeigt, wie sich der Aufwand zusammensetzt und ab wann er sich trägt. Was Ihr Betrieb spart, zeigt erst eine Messung bei Ihnen.
Wie ein mittelständischer Maschinenbauer seine Auftragsabwicklung systematisch optimierte und die Durchlaufzeit fast halbierte.
Die Ausgangslage
Ein etablierter Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitern hatte ein gutes Problem: Mehr Aufträge als je zuvor. Aber die internen Prozesse hielten nicht Schritt. Die Zeit von der Bestellung bis zur Auslieferung (Order-to-Cash) war mit durchschnittlich 6 Wochen zu lang – und kostete Aufträge an schnellere Wettbewerber.
6 Baustellen im Alltag
Auftragserfassung erfolgte manuell durch 3 verschiedene Abteilungen
Produktionsplanung basierte auf Excel – keine Echtzeit-Übersicht
Kommunikation zwischen Vertrieb und Produktion über E-Mail und Telefon
Liefertermine wurden geschätzt statt berechnet → häufige Verschiebungen
Kein einheitlicher Auftragsstatus → Kunden und Vertrieb im Blindflug
Rechnungsstellung erst nach Mahnung durch Buchhaltung
Die Transformation
Die bestehenden Systeme (ERP, CRM, Produktionsplanung) waren gut – aber sie sprachen nicht miteinander. Der Fokus lag auf der Integration und Automatisierung der Schnittstellen, nicht auf neuer Software.
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Läuft im Hintergrund — ohne Zuruf, ohne Zettel
Detaillierte Aufnahme des Ist-Prozesses mit allen Beteiligten. 47 Prozessschritte identifiziert, davon 23 manuelle Übergaben zwischen Abteilungen. Prozess-Workshops mit Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Buchhaltung.
Neuer Prozess mit nur noch 28 Schritten und 8 Übergaben. Klare Verantwortlichkeiten definiert. Automatische Trigger für Statuswechsel. Ein einziger „Single Point of Truth“ für Auftragsstatus.
Verbindung von ERP (SAP Business One), CRM (Salesforce) und Produktionsplanung (eigene Lösung) über Middleware. Automatische Datenübergabe bei definierten Events. Dashboard für Echtzeit-Auftragsstatus.
Pilotphase mit 5 Aufträgen, dann schrittweise Erweiterung. Schulung aller betroffenen Mitarbeiter. Parallel-Betrieb für 2 Wochen, dann vollständige Umstellung.
Eingesetzte Tools — verbunden statt Insellösungen
Schwarz auf weiß
Die Investition von 85.000 € (Beratung + Integration) amortisierte sich innerhalb von 5 Monaten. Durch schnellere Lieferung und bessere Termintreue konnten zusätzliche Aufträge gewonnen werden – der Umsatz stieg im Folgejahr um 18 %.
Amortisiert nach ~22 Wochen— danach arbeitet die Automatisierung im Plus.
Die größten Zeitfresser waren nicht einzelne Schritte, sondern die Übergaben zwischen Abteilungen
Ein gemeinsames Dashboard für alle Beteiligten eliminierte 80 % der Statusnachfragen
Widerstände gab es vor allem in der Produktion – intensive Einbindung von Anfang an war entscheidend
Die Pilotphase mit echten Aufträgen deckte Probleme auf, die im Test nicht sichtbar waren
Automatische Rechnungsstellung verbesserte den Cashflow um durchschnittlich 12 Tage
Das geht auch bei Ihnen
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, welche Prozesse bei Ihnen am meisten kosten, welche Tools dafür passen und wann sich die Investition amortisiert — wie bei diesem Unternehmen aus Maschinenbau / Produktion.
Termin buchen, Formular ausfüllen oder direkt an contact@balane.tech — Antwort in max. 24 h, persönlich von Jonas.
Beim Klick auf „Termin buchen“ öffnet sich der Kalender von cal.eu (Cal.com, EU-Rechenzentrum).
Antwort persönlich — nicht vom Support-Team.