Was Sie hier lesen: ein konstruierter Betrieb, durchgerechnet mit realen Marktpreisen und offengelegten Annahmen, kein Kundenprojekt und kein Erfahrungsbericht. Die Rechnung zeigt, wie sich der Aufwand zusammensetzt und ab wann er sich trägt. Was Ihr Betrieb spart, zeigt erst eine Messung bei Ihnen.
Modellrechnung: Wie ein mittelständischer Maschinenbauer seine Auftragsabwicklung systematisch optimieren und die Durchlaufzeit fast halbieren kann.
Die Ausgangslage
Ein etablierter Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitern hatte ein gutes Problem: Mehr Aufträge als je zuvor. Aber die internen Prozesse hielten nicht Schritt. Die Zeit von der Bestellung bis zur Auslieferung (Order-to-Cash) war mit durchschnittlich 6 Wochen zu lang – und kostete Aufträge an schnellere Wettbewerber.
6 Baustellen im Alltag
Auftragserfassung erfolgte manuell durch 3 verschiedene Abteilungen
Produktionsplanung basierte auf Excel – keine Echtzeit-Übersicht
Kommunikation zwischen Vertrieb und Produktion über E-Mail und Telefon
Liefertermine wurden geschätzt statt berechnet → häufige Verschiebungen
Kein einheitlicher Auftragsstatus → Kunden und Vertrieb im Blindflug
Rechnungsstellung erst nach Mahnung durch Buchhaltung
Die Transformation
Die bestehenden Systeme (ERP, CRM, Produktionsplanung) waren gut – aber sie sprachen nicht miteinander. Der Fokus lag auf der Integration und Automatisierung der Schnittstellen, nicht auf neuer Software.
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Läuft im Hintergrund, ohne Zuruf, ohne Zettel
Detaillierte Aufnahme des Ist-Prozesses mit allen Beteiligten. 47 Prozessschritte identifiziert, davon 23 manuelle Übergaben zwischen Abteilungen. Prozess-Workshops mit Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Buchhaltung.
Neuer Prozess mit nur noch 28 Schritten und 8 Übergaben. Klare Verantwortlichkeiten definiert. Automatische Trigger für Statuswechsel. Ein einziger „Single Point of Truth“ für Auftragsstatus.
Verbindung von ERP (SAP Business One), CRM (Salesforce) und Produktionsplanung (eigene Lösung) über Middleware. Automatische Datenübergabe bei definierten Events. Dashboard für Echtzeit-Auftragsstatus.
Pilotphase mit 5 Aufträgen, dann schrittweise Erweiterung. Schulung aller betroffenen Mitarbeiter. Parallel-Betrieb für 2 Wochen, dann vollständige Umstellung.
Eingesetzte Tools, verbunden statt Insellösungen
Ergebnis der Modellrechnung
Die Investition von 85.000 € (Beratung + Integration) amortisiert sich rechnerisch innerhalb von 5 Monaten. Schnellere Lieferung und bessere Termintreue machen zusätzliche Aufträge wahrscheinlich, die Rechnung setzt dafür ein Umsatzplus von 18 % im Folgejahr an.
Erwartbare Werte unter den genannten Annahmen, keine Messung in einem realen Betrieb.
Amortisiert nach ~22 Wochen, danach arbeitet die Automatisierung im Plus.
Annahmen und Hinweise aus der Modellrechnung, keine Projektberichte.
Die größten Zeitfresser sind nicht einzelne Schritte, sondern die Übergaben zwischen Abteilungen
Ein gemeinsames Dashboard für alle Beteiligten erspart den Großteil der Statusnachfragen
Widerstände sind vor allem in der Produktion zu erwarten, die Einbindung von Anfang an ist entscheidend
Eine Pilotphase mit echten Aufträgen deckt Probleme auf, die im Test nicht sichtbar werden
Automatische Rechnungsstellung verkürzt in der Rechnung den Zahlungseingang um rund 12 Tage
Das geht auch bei Ihnen
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, welche Prozesse bei Ihnen am meisten kosten, welche Tools dafür passen und wann sich die Investition amortisiert, wie bei diesem Unternehmen aus Maschinenbau / Produktion.
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Antwort persönlich, nicht vom Support-Team.