Zahnarzt CRM mit Terminerinnerung: Die 5 besten Systeme 2026

Typische Situation:

• Patient bekommt Füllung → verlässt Praxis → kommt erst in 2 Jahren wieder (mit Karies)
• Prophylaxe-Termin vor 8 Monaten → Patient hat vergessen → Zahnstein-Aufbau
• Wurzelbehandlung → keine Nachsorge → Komplikation wird spät erkannt
• Patient zieht um → meldet sich nie wieder ab → "Karteileiche"

Die Kosten:

• 30-40% der Patienten kommen nicht zur regelmäßigen Prophylaxe
• 10-15% No-Show-Rate ohne Erinnerungen
• Unentdeckte Probleme führen zu teureren Behandlungen
• Patienten wechseln zur Konkurrenz, die proaktiv kommuniziert

Mit CRM-System:

1. Automatische Terminerinnerungen 48h und 24h vor dem Termin
2. Prophylaxe-Recall nach 5-6 Monaten automatisch
3. Nachsorge-Follow-ups nach komplexen Behandlungen
4. Geburtstagswünsche für Patientenbindung
5. Reaktivierung bei länger abwesenden Patienten

Die Ergebnisse:

• -50-80% No-Shows
• +30-50% Prophylaxe-Quote
• Bessere Patientenzufriedenheit
• Höherer Praxisumsatz durch Bindung

Funktionsweise:

• 48h vor Termin: E-Mail mit Termin-Details
• 24h vor Termin: SMS als Erinnerung
• Bestätigungs-/Absage-Option per Link
• Bei Absage: Automatische Wartelisten-Nachricht an andere Patienten

Beispiel-Nachricht:

*"Guten Tag Herr Müller, Sie haben morgen um 10:00 Uhr einen Termin zur Prophylaxe bei Dr. Schmidt. Bitte bestätigen Sie oder sagen Sie hier ab: [Link]"*

Vorteile:

• -50-80% No-Shows
• Keine manuelle Erinnerungs-Telefonate
• Stornierungen werden aufgefangen

Funktionsweise:

• System merkt sich letzte Prophylaxe/PZR
• Nach X Monaten (einstellbar): Automatische Erinnerung
• Mehrere Erinnerungen in Folge möglich
• Link zur Online-Terminbuchung integriert

Recall-Sequenz (Beispiel):

1. Monat 5: "Ihre nächste Prophylaxe steht an"
2. Monat 6: "Zeit für Ihre PZR – jetzt Termin buchen"
3. Monat 7: "Ihre letzte PZR ist 7 Monate her..."
4. Danach: Telefonischer Kontakt durch MFA

Vorteile:

• +30-50% Prophylaxe-Rate
• Kein manuelles Listen-Abarbeiten
• Patienten schätzen die Erinnerung

Funktionsweise:

Automatische Nachfrage nach bestimmten Behandlungen:

Wurzelbehandlung:

• Tag 3: "Wie geht es Ihrem Zahn? Bei Schmerzen melden Sie sich."
• Tag 7: "Alles in Ordnung? Die Kontrolle ist am [Datum]."

Implantation:

• Tag 1: Nachsorge-Anweisungen
• Tag 3: Schmerzabfrage
• Tag 7: Kontrolltermin-Erinnerung
• Monat 3, 6, 12: Follow-up-Check

Bleaching:

• Woche 2: "Sind Sie zufrieden mit dem Ergebnis?"
• Monat 6: "Auffrischung gewünscht?"

Vorteile:

• Komplikationen früh erkennen
• Patienten fühlen sich betreut
• Rechtlich saubere Dokumentation der Nachsorge

Automatische Kommunikation:

Geburtstag:

• Glückwunsch-Mail mit Gutschein (z.B. kostenlose Zahnreinigung)
• Stärkt emotionale Bindung

Saisonale Aktionen:

• Frühjahr: Bleaching-Angebot
• Schulanfang: Kinder-Untersuchung
• Jahresende: Bonusheft-Erinnerung

Reaktivierung:

• Patient war 12+ Monate nicht da
• Automatische Nachricht: "Wir vermissen Sie!"

Bewertungsanfrage:

• Nach erfolgreicher Behandlung
• Zufrieden? → Google-Bewertung
• Unzufrieden? → Feedback an Praxis

Was ein gutes CRM zeigt:

• Welche Patienten sind wann fällig?
• Wer hat lange nicht reagiert?
• Welche Recall-Nachrichten funktionieren?
• Wie hoch ist die No-Show-Rate aktuell?
• Welche Behandlungen werden nachgefragt?

Beispiel-Dashboard:

• 234 Patienten fällig für Prophylaxe
• 45 Patienten ohne Termin seit 6+ Monaten
• No-Show-Rate: 4,2% (Vormonat: 5,8%)
• 12 Bewertungsanfragen → 8 Bewertungen

Art: Online-Terminbuchung + CRM-Funktionen

Stärken:

• Sehr bekannt bei Patienten
• Gute Terminerinnerungen
• Online-Buchung inklusive
• Einfache Einrichtung

Schwächen:

• Weniger Dental-spezifisch
• Recall begrenzt anpassbar
• Abhängigkeit von Plattform

Preis: 130-200€/Monat

Für: Praxen, die primär Online-Buchung wollen

CRM-Funktionen:

• Terminerinnerungen ✓
• Einfacher Recall ✓
• Nachsorge-Follow-ups (begrenzt)
• Bewertungsanfragen ✓

Art: Spezialisiertes Dental-CRM

Stärken:

• Speziell für Zahnarztpraxen
• Tiefe Recall-Funktionen
• Bonusheft-Erinnerung
• Nachsorge-Module

Schwächen:

• Höherer Preis
• Weniger bekannt bei Patienten

Preis: 150-250€/Monat

Für: Praxen mit Fokus auf Patientenbindung

CRM-Funktionen:

• Terminerinnerungen ✓✓
• Prophylaxe-Recall ✓✓
• Nachsorge-Follow-ups ✓✓
• Patientenanalyse ✓

Art: Moderne Praxissoftware mit integriertem CRM

Stärken:

• Alles in einer Lösung
• Keine Schnittstellen-Probleme
• Moderne Oberfläche
• Gute Automatisierungen

Schwächen:

• Wechsel der Praxissoftware nötig
• Höhere Gesamtkosten

Preis: 300-500€/Monat (Komplettpaket)

Für: Praxen, die Komplett-Umstieg planen

CRM-Funktionen:

• Alle CRM-Funktionen integriert
• Automatisierungen frei konfigurierbar
• Tiefe Analyse-Möglichkeiten

Art: Spezialist für digitale Patientenkommunikation

Stärken:

• Sehr flexibel
• Gute Anamnese-Funktion
• DSGVO made in Germany
• Funktioniert mit jeder Praxissoftware

Schwächen:

• Kein vollständiges CRM
• Fokus auf Formulare/Kommunikation

Preis: 50-150€/Monat

Für: Praxen, die bestehende Software behalten wollen

CRM-Funktionen:

• Terminerinnerungen ✓
• Recall (über Workflows) ✓
• Nachsorge (über Formulare) ✓
• Anamnese & Aufklärung ✓✓

Art: KI-basierte Patientenkommunikation

Stärken:

• Entlastet Telefon
• Automatische Terminvergabe
• Intelligente Kommunikation
• Lernt dazu

Schwächen:

• Neuer am Markt
• Fokus auf Telefon/Chat

Preis: 200-400€/Monat

Für: Praxen mit hohem Telefonaufkommen

CRM-Funktionen:

• Terminerinnerungen ✓
• Recall ✓
• Proaktive Kommunikation ✓
• KI-gestützte Gespräche ✓✓

Patientendaten prüfen:

• E-Mail-Adressen vorhanden? (Ziel: >60%)
• Handynummern für SMS? (Ziel: >80%)
• Einwilligung zur Kontaktaufnahme dokumentiert?

Fehlende Daten sammeln:

• Bei jedem Besuch aktualisieren
• Anamnesebogen erweitern
• Anreiz für E-Mail-Angabe (z.B. Online-Termin-Zugang)

System auswählen:

• Demo bei 2-3 Anbietern
• Test mit echtem Patienten-Szenario

Terminerinnerungen einrichten:

1. Zeitpunkte festlegen (48h, 24h vor Termin)
2. Texte formulieren (kurz, freundlich, mit Link)
3. SMS und/oder E-Mail aktivieren
4. Testversand an sich selbst

Prophylaxe-Recall einrichten:

1. Intervall festlegen (Standard: 6 Monate)
2. Recall-Sequenz definieren (3-4 Erinnerungen)
3. Texte verfassen
4. Online-Buchungslink integrieren

Nachsorge einrichten (optional im ersten Schritt):

1. Behandlungstypen definieren (Wurzelbehandlung, Extraktion, etc.)
2. Follow-up-Zeitpunkte festlegen
3. Nachrichten verfassen

Schrittweise Aktivierung:

1. Tag 1-3: Nur Terminerinnerungen aktiv
2. Tag 4-7: Recall aktivieren (mit kleiner Patientengruppe testen)
3. Ab Woche 2: Vollbetrieb

Team schulen:

• Wie funktioniert das System?
• Was tun bei Rückfragen von Patienten?
• Wer überwacht die Ergebnisse?

Patienten informieren:

• Aushang: "Wir erinnern Sie jetzt automatisch an Ihre Termine"
• Positive Positionierung als Service

Dos:

• Persönliche Anrede (Vorname)
• Kurz und freundlich
• Klarer Call-to-Action (Link!)
• Absender erkennbar (Praxisname)

Don'ts:

• Zu formell ("Sehr geehrte/r...")
• Zu lang (max. 2-3 Sätze bei SMS)
• Drängend ("Sie MÜSSEN kommen")
• Unpersönlich

Beispiel Prophylaxe-Recall:

*"Hallo Sabine! Ihre letzte Prophylaxe bei uns ist 6 Monate her. Zeit für frisch gereinigte Zähne? Buchen Sie hier Ihren Termin: [Link]. Ihr Team der Praxis Dr. Schmidt"*

Beste Versandzeiten:

• Terminerinnerung: Morgens 8-10 Uhr oder abends 18-20 Uhr
• Recall: Dienstag-Donnerstag
• Nachsorge: Je nach Behandlung (Tag 1, 3, 7)

Frequenz:

• Maximal 1 Nachricht pro Woche (außer Terminerinnerung)
• Bei Recall: 3-4 Erinnerungen, dann Pause
• Abmeldemöglichkeit anbieten

Wichtige Kennzahlen:

• No-Show-Rate (Ziel: <5%)
• Recall-Buchungsrate (Ziel: >30%)
• Öffnungsrate E-Mails (Ziel: >40%)
• Klickrate auf Links (Ziel: >15%)
• Abmelderate (sollte <2% sein)

Wöchentlich prüfen:

• Wie viele Terminerinnerungen wurden versendet?
• Wie viele No-Shows gab es trotzdem?
• Wie viele Recall-Buchungen?

Annahmen:

• 1.500 aktive Patienten
• Aktuell: 35% Prophylaxe-Quote, 15% No-Shows
• PZR-Umsatz: 80€

Ohne CRM:

• Prophylaxe-Termine: 525/Jahr (35%)
• No-Shows: 79 Termine/Jahr
• Effektiv: 446 PZR = 35.680€

Mit CRM:

• Prophylaxe-Quote: 55% (durch Recall)
• Prophylaxe-Termine: 825/Jahr
• No-Shows: 4% = 33 Termine
• Effektiv: 792 PZR = 63.360€

Differenz: +27.680€/Jahr Prophylaxe-Umsatz

Kosten CRM:

• 200€/Monat = 2.400€/Jahr

ROI: 27.680€ - 2.400€ = 25.280€ Netto-Vorteil/Jahr

Nicht direkt messbar, aber wertvoll:

• Bessere Patientenzufriedenheit
• Weniger Stress für MFA
• Professionellerer Eindruck
• Früherkennung durch Nachsorge
• Mehr Google-Bewertungen

Langfristiger Wert:

• Patienten bleiben in der Praxis
• Weiterempfehlungen steigen
• Weniger Aufwand pro Patient