Recall-System Zahnarztpraxis: So automatisieren Sie Terminerinnerungen

Prophylaxe / PZR (alle 6 Monate)

• Der wichtigste Recall: Professionelle Zahnreinigung
• Höchstes Umsatzpotenzial pro Erinnerung
• Patienten vergessen es am häufigsten

Kontrolluntersuchung (alle 6-12 Monate)

• Wichtig für Früherkennung
• Bonusheft-relevant für Patienten

Parodontitis-Nachsorge (alle 3-4 Monate)

• Kritisch für Behandlungserfolg
• Patienten mit erhöhtem Risiko

Kinderprophylaxe / Fissurenversiegelung

• Eltern als Zielgruppe
• Termin-Koordination oft schwieriger

Manueller Recall (traditionell):

1. ZFA druckt Liste fälliger Patienten
2. Jeden Patienten einzeln anrufen
3. Termin manuell vereinbaren
4. Erinnerung vor Termin (wieder anrufen)

→ Zeitaufwand: 8-15 Stunden/Woche

Automatisierter Recall:

1. System erkennt fällige Patienten automatisch
2. SMS/E-Mail wird automatisch verschickt
3. Patient bucht online selbst
4. Automatische Terminerinnerung

→ Zeitaufwand: 1-2 Stunden/Woche (Kontrolle)

Ohne systematischen Recall:

• 40-60% der Patienten kommen nicht zur Prophylaxe
• Durchschnittlich 18 Monate zwischen PZR-Terminen
• Patienten "verschwinden" zur Konkurrenz
• Bonusheft-Lücken bei Patienten

Die Kosten:

Bei 1.000 aktiven Patienten und 60€ pro PZR:

• Potenzial: 2.000 PZR/Jahr (2x pro Patient) = 120.000€
• Ohne Recall: ~800 PZR/Jahr = 48.000€
• Entgangener Umsatz: 72.000€/Jahr

Messbare Ergebnisse:

• +30-50% Prophylaxe-Quote durch systematische Erinnerung
• -80% Zeitaufwand für die ZFA
• +15-20% Patientenbindung (weniger Abwanderung)
• Bessere Mundgesundheit der Patienten

ROI-Rechnung:

• Software: 50-150€/Monat
• Mehrertrag: 2.000-4.000€/Monat
• ROI: 1.500-3.000%

Für wen: Praxen die eine spezialisierte Dental-Lösung suchen

Stärken:

• Speziell für Zahnarztpraxen entwickelt
• Tiefe Integration mit Praxissoftware
• Automatische Bonusheft-Erinnerung
• Deutschsprachiger Support

Schwächen:

• Nur für Dental-Bereich
• Höherer Preis

Preis: Ab ca. 100-200€/Monat

Besonderheit: Integrierte Recall-Analytik zeigt genau, welche Erinnerungen funktionieren.

Für wen: Praxen die auch Online-Terminbuchung wollen

Stärken:

• Kombiniert Recall + Online-Buchung
• Patienten kennen die Plattform
• Einfache Einrichtung
• Gute Erinnerungsfunktion

Schwächen:

• Weniger Dental-spezifisch
• Abhängigkeit von Plattform

Preis: Ab ca. 130-200€/Monat

Besonderheit: Patienten können direkt aus der Erinnerung heraus buchen.

Für wen: Praxen die Komplett-Lösung suchen

Stärken:

• Praxissoftware + Recall in einem
• Automatische Synchronisation
• Moderne Oberfläche
• Integrierte Kommunikation

Schwächen:

• Wechsel der Praxissoftware nötig
• Einarbeitung erforderlich

Preis: Ab ca. 300-500€/Monat (Komplett)

Besonderheit: Alles aus einer Hand, keine Schnittstellen-Probleme.

Für wen: Praxen die bereits Dampsoft nutzen

Stärken:

• Direkte Integration
• Keine neue Software
• Bewährtes System
• Dental-spezifisch

Schwächen:

• Nur für Dampsoft-Nutzer
• Funktionsumfang begrenzt

Preis: Ab ca. 30-50€/Monat (Zusatzmodul)

Besonderheit: Für bestehende Dampsoft-Praxen der einfachste Weg.

Für wen: Praxen die flexible Lösung wollen

Stärken:

• Funktioniert mit jeder Praxissoftware
• Sehr anpassbar
• Auch für Anamnese nutzbar
• Faire Preise

Schwächen:

• Einrichtung aufwändiger
• Weniger "out of the box"

Preis: Ab ca. 50-100€/Monat

Besonderheit: Kombiniert Recall mit digitaler Anamnese.

Voraussetzung für funktionierenden Recall:

• E-Mail-Adressen aktuell? (mindestens 60% der Patienten)
• Mobilnummern vorhanden? (für SMS)
• Einwilligung zur Kontaktaufnahme dokumentiert?

Aktion:

• Fehlende Daten bei nächstem Besuch erfragen
• Einwilligungserklärung aktualisieren
• Kontaktdaten im System pflegen

Tipp: Belohnen Sie die Angabe der E-Mail mit kleinem Goodie (Zahnbürste, Probe).

Empfohlene Intervalle:

| Behandlung | Standard | Risikopatienten |

|------------|----------|-----------------|

| Prophylaxe/PZR | 6 Monate | 3-4 Monate |

| Kontrolluntersuchung | 12 Monate | 6 Monate |

| Parodontitis-Nachsorge | 4 Monate | 3 Monate |

| Kinderprophylaxe | 6 Monate | 6 Monate |

Im System hinterlegen:

• Standardintervall pro Behandlungsart
• Individuelle Anpassung möglich
• Vorlaufzeit für Erinnerung (z.B. 4 Wochen vorher)

Prophylaxe-Erinnerung (Beispiel):

*Betreff: Zeit für Ihre Prophylaxe, [Vorname]!*

*Liebe/r [Vorname],*

*Ihre letzte professionelle Zahnreinigung liegt nun 6 Monate zurück. Für gesunde Zähne empfehlen wir, jetzt einen neuen Termin zu vereinbaren.*

*→ Jetzt online Termin buchen: [Link]*

*Oder rufen Sie uns an: [Telefonnummer]*

*Ihr Praxisteam [Praxisname]*

Wichtig:

• Persönliche Anrede
• Klarer Call-to-Action
• Einfache Buchungsmöglichkeit
• Kurz und freundlich

Einstellungen im System:

1. Recall-Intervalle hinterlegen
2. E-Mail/SMS-Vorlagen aktivieren
3. Versandzeitpunkt festlegen (z.B. 4 Wochen vor Fälligkeit)
4. Follow-up definieren (Erinnerung nach 1 Woche wenn keine Buchung)

Testlauf:

• An sich selbst oder Team-Mitglieder senden
• Alle Links prüfen
• Buchungsprozess durchspielen

Wichtige Kennzahlen:

• Öffnungsrate E-Mails: Ziel >40%
• Klickrate auf Buchungslink: Ziel >15%
• Buchungsquote: Ziel >20% der Erinnerungen
• No-Show-Rate: Sollte sinken

Wöchentliche Prüfung:

• Wie viele Erinnerungen wurden verschickt?
• Wie viele Termine wurden gebucht?
• Gibt es Beschwerden/Abmeldungen?

Beste Versandzeiten:

• Dienstag-Donnerstag funktioniert besser als Montag/Freitag
• 9-11 Uhr oder 18-20 Uhr - wenn Patienten Zeit haben
• Nicht am Wochenende - geht unter

Erinnerungs-Sequenz:

1. Erste Erinnerung: 4 Wochen vor Fälligkeit
2. Follow-up: 2 Wochen vor Fälligkeit (wenn keine Reaktion)
3. Letzte Erinnerung: Bei Fälligkeit
4. Optional: 2 Wochen nach Fälligkeit ("Termin überfällig")

Was die Buchungsrate erhöht:

• Name des Patienten verwenden
• Name des behandelnden Zahnarztes nennen
• Letzte Behandlung erwähnen
• Individuelle Empfehlung (wenn PAR-Patient: darauf hinweisen)

Beispiel:

*"Herr Müller, Dr. Schmidt empfiehlt Ihre nächste Prophylaxe im Januar. Als Patient mit erhöhtem Parodontitis-Risiko ist die regelmäßige PZR besonders wichtig für Sie."*

Kanal-Kombinationen:

• E-Mail + SMS: E-Mail zuerst, SMS als Follow-up
• SMS allein: Für Patienten ohne E-Mail oder ältere Patienten
• Brief: Für Patienten ohne digitale Kontaktdaten

Erfahrungswerte:

| Kanal | Öffnungsrate | Buchungsrate |

|-------|--------------|--------------|

| E-Mail | 35-45% | 15-20% |

| SMS | 90-95% | 25-35% |

| E-Mail + SMS | - | 30-40% |

Was funktioniert:

• "Buchen Sie in den nächsten 7 Tagen und erhalten Sie eine Premium-Zahnbürste"
• "Bei Buchung bis [Datum]: Kostenlose Zungenreinigung inklusive"
• Nicht: Rabatte auf medizinische Leistungen (rechtlich problematisch)

Wichtig: Anreize sparsam einsetzen, sonst gewöhnen sich Patienten daran.

Problem: Patienten fühlen sich belästigt und melden sich ab.

Lösung: Maximal 3-4 Erinnerungen pro Recall-Anlass. Nach der letzten Erinnerung: Pause bis zum nächsten Intervall.

Problem: Patient will buchen, muss aber anrufen. 50% buchen dann nicht.

Lösung: Immer direkten Buchungslink in die Erinnerung. 24/7-Buchung ermöglichen.

Problem: E-Mails kommen zurück, SMS scheitern.

Lösung: Bei jedem Praxisbesuch Kontaktdaten prüfen und aktualisieren.

Problem: Patient bucht Termin, erscheint nicht, wird nie wieder erinnert.

Lösung: No-Shows automatisch wieder in Recall-Liste aufnehmen, mit angepasster Nachricht.

• 1.500 aktive Patienten
• Aktuell: 40% kommen zur Prophylaxe = 600 PZR/Jahr
• Durchschnittlicher PZR-Umsatz: 80€
• Aktueller PZR-Umsatz: 48.000€/Jahr

Zeitaufwand ZFA für manuellen Recall:

• 10h/Woche × 45€/h = 450€/Woche
• = 23.400€/Jahr für Recall-Telefonate

• Prophylaxe-Quote steigt auf 60% = 900 PZR/Jahr
• Neuer PZR-Umsatz: 72.000€/Jahr
• Mehrertrag: 24.000€/Jahr

Zeitaufwand ZFA mit System:

• 2h/Woche × 45€/h = 90€/Woche
• = 4.680€/Jahr
• Ersparnis: 18.720€/Jahr

Systemkosten:

• 150€/Monat = 1.800€/Jahr

Gesamt-ROI:

• Mehrertrag PZR: +24.000€
• Personalersparnis: +18.720€
• Systemkosten: -1.800€
• = 40.920€/Jahr Netto-Vorteil