MFA entlasten: Digitale Tools für die Arztpraxis 2026

Morgens (8-10 Uhr):

• 30-50 Anrufe für Terminvereinbarung
• 10-15 Anrufe für Rezeptnachbestellung
• Patienten am Empfang einchecken
• Versicherungskarten einlesen
• Anamnesebögen ausgeben

Vormittags (10-12 Uhr):

• Laborergebnisse telefonisch mitteilen
• Überweisungen ausstellen
• Befunde scannen und archivieren
• Weitere Terminanfragen

Nachmittags:

• Rezepte vorbereiten
• Arztbriefe schreiben
• Abrechnung vorbereiten
• Recall-Listen bearbeiten

Das Problem:

• 60-70% der Zeit = Administration
• 30-40% der Zeit = echte Patientenversorgung
• Hohe Fehlerquote durch Zeitdruck
• Burnout-Gefahr steigt

Mit digitalen Tools:

• Patienten buchen selbst online (24/7)
• Check-in per Tablet im Wartezimmer
• Rezepte werden online bestellt und vorbereitet
• Recall läuft automatisch
• Befunde gehen digital an Patienten

Ergebnis:

• 40-50% der Zeit = Administration
• 50-60% der Zeit = echte Patientenversorgung
• Zeitersparnis: 10-15 Stunden/Woche pro MFA

Das Problem:

• 40-60 Terminanrufe pro Tag
• Jeder Anruf: 2-3 Minuten
• Unterbrechung der laufenden Arbeit
• Patienten erreichen Praxis oft nicht

Die Lösung:

Patienten buchen online – über Website, Google oder App. Sie sehen freie Termine, wählen aus, bekommen Bestätigung.

Zeitersparnis: 4-6 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• Doctolib (Marktführer)
• Samedi (speziell für Ärzte)
• Dr. Flex
• CGM/Clickdoc (bei CGM-Praxissoftware)

Das Problem:

• Patient kommt → MFA sucht Akte
• Versicherungskarte einlesen
• Formulare ausgeben
• Daten prüfen
• Bei 50 Patienten/Tag: Stunden gebunden

Die Lösung:

Tablet im Wartezimmer oder Kiosk-Terminal. Patient checkt selbst ein, Karte wird gescannt, Daten werden aktualisiert.

Zeitersparnis: 2-3 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• Idana
• CGM CLICKDOC Check-in
• Doctolib Check-in
• Eigenes Tablet mit Praxis-App

Das Problem:

• Papierbogen im Wartezimmer
• MFA tippt alles in System ab
• Fehler durch unleserliche Schrift
• Neue Patienten: 10-15 Minuten Aufwand

Die Lösung:

Patient füllt Anamnese zuhause oder im Wartezimmer digital aus. Daten fließen direkt ins Praxissystem.

Zeitersparnis: 1-2 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• Idana (Spezialist)
• Doctolib
• Dr. Flex
• Eigenentwicklung mit Typeform/Google Forms

Das Problem:

• Patienten rufen an für Wiederholungsrezept
• MFA notiert, Arzt unterschreibt, MFA legt bereit
• Patient holt ab oder es wird verschickt
• Pro Rezept: 5-10 Minuten Aufwand

Die Lösung:

Patienten bestellen Rezepte über Praxis-Website oder App. System prüft letzte Verordnung, Arzt gibt frei, Rezept ist fertig.

Zeitersparnis: 2-3 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• Patientus
• Doctolib
• Praxis-Website mit Rezeptformular
• E-Rezept (bei entsprechender Software)

Das Problem:

• No-Shows kosten Zeit und Geld
• Manuelle Erinnerungsanrufe aufwändig
• 10-20% der Patienten erscheinen nicht

Die Lösung:

Automatische SMS oder E-Mail 24-48h vor dem Termin. Bei Absage: Warteliste rückt nach.

Zeitersparnis: 1-2 Stunden/Woche

Zusatzeffekt: -50-80% No-Shows

**In den meisten Termintools integriert (Doctolib, Samedi, etc.)

Das Problem:

• "Wie lange muss ich noch warten?"
• MFA wird ständig gefragt
• Patienten werden ungeduldig

Die Lösung:

Display im Wartezimmer zeigt Status: "Patient Müller – Bitte Zimmer 2". Oder: App zeigt geschätzte Wartezeit.

Zeitersparnis: 30-60 Minuten/Woche

Zusatzeffekt: Zufriedenere Patienten

Empfohlene Tools:

• Eigenes Display + einfache Software
• Doctolib Wartezimmer-Funktion
• Aaron.ai

Das Problem:

• Laborergebnisse kommen → MFA ruft Patient an
• Oft nicht erreichbar → Rückruf → wieder nicht da
• Pro Befund: 10-20 Minuten

Die Lösung:

Befunde werden digital über Patientenportal bereitgestellt. Patient bekommt SMS: "Neue Ergebnisse verfügbar."

Zeitersparnis: 2-3 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• CGM LIFE
• Doctolib
• Idana
• Patientus

Das Problem:

• Vorsorgeuntersuchungen werden vergessen
• Manuelle Recall-Listen → MFA muss abtelefonieren
• Zeitaufwändig und unvollständig

Die Lösung:

System erinnert Patienten automatisch: "Ihre Vorsorge ist fällig. Jetzt Termin buchen." Mit Link zur Online-Buchung.

Zeitersparnis: 2-4 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• In Praxissoftware integriert
• Doctolib Recall
• Samedi
• Aaron.ai

Das Problem:

• Telefon klingelt ununterbrochen
• MFA kann nicht ans Telefon UND Patienten betreuen
• Patienten in Warteschleife frustriert

Die Lösung:

KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen, leitet zu Online-Buchung, nimmt Rückrufwünsche auf.

Zeitersparnis: 3-5 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• Aaron.ai (Marktführer für Arztpraxen)
• VITAS
• Google Business Messages
• Eigene Lösung mit Voicebot

Das Problem:

• Einwilligungen, Aufklärungen, Bescheinigungen
• Alles auf Papier → scannen → archivieren
• Patienten-Unterschrift vor Ort nötig

Die Lösung:

Digitale Formulare auf Tablet. Patient unterschreibt digital. Dokument ist sofort archiviert.

Zeitersparnis: 1-2 Stunden/Woche

Empfohlene Tools:

• Doctolib
• Idana
• Adobe Sign / DocuSign
• In Praxissoftware integriert

Typische Hausarztpraxis:

• 2 Ärzte, 4 MFA
• 150-200 Patienten/Tag
• Quartalsabrechnung: ca. 2.500 Scheine

Aktuelle Situation (ohne Digitalisierung):

• Jede MFA: 40h/Woche
• Davon Administration: 28h (70%)
• Davon Patientenkontakt: 12h (30%)

Kosten:

• MFA-Gehalt: ca. 2.800€/Monat brutto
• Mit AG-Anteil: ca. 3.400€/Monat
• Für 4 MFA: 13.600€/Monat

Zeitersparnis pro MFA:

| Tool | Ersparnis/Woche |

|------|-----------------|

| Online-Terminbuchung | 5h |

| Check-in & Anamnese | 2h |

| Rezeptbestellung | 2h |

| Telefonassistent | 3h |

| Recall & Erinnerungen | 2h |

| Gesamt | 14h/Woche |

Neue Situation:

• Jede MFA: 40h/Woche
• Davon Administration: 14h (35%)
• Davon Patientenkontakt: 26h (65%)

Oder:

• Gleiche Leistung mit 3 statt 4 MFA möglich
• Ersparnis: 3.400€/Monat

Investition:

| Tool | Kosten/Monat |

|------|--------------|

| Doctolib o.ä. | 200-400€ |

| Aaron.ai Telefon | 200-300€ |

| Idana Check-in | 100-200€ |

| Hardware (Tablets) | 50€ (Abschreibung) |

| Gesamt | 550-950€/Monat |

Nutzen:

• Zeitersparnis: 56h/Woche (4 MFA × 14h)
• Wert (bei 25€/h): 5.600€/Monat
• Oder: 1 MFA weniger = 3.400€/Monat

ROI:

• Investition: 950€
• Ersparnis: 3.400-5.600€
• Netto-Vorteil: 2.450-4.650€/Monat
• ROI: 350-600%

Reihenfolge nach Impact:

1. Online-Terminbuchung (größter Hebel)

- Schnell eingerichtet

- Sofortige Entlastung

- Patienten kennen es bereits

1. Terminerinnerungen (oft im Paket)

- Reduziert No-Shows

- Kein Zusatzaufwand

1. Telefonassistent (bei hohem Telefonaufkommen)

- Entlastet am Telefon

- 24/7 erreichbar

1. Check-in & Anamnese (nächster Schritt)

- Reduziert Wartezeit

- Bessere Datenqualität

1. Rezeptbestellung & Recall (wenn Basis steht)

- Komplettiert das System

Monat 1: Online-Termine

• Woche 1-2: Doctolib o.ä. einrichten
• Woche 3: Team schulen
• Woche 4: Schrittweise aktivieren (erst 30% der Termine online)

Monat 2: Telefon & Erinnerungen

• Telefonassistent aufsetzen
• Standardansagen definieren
• Terminerinnerungen aktivieren

Monat 3: Check-in & Anamnese

• Tablets beschaffen
• Formulare digitalisieren
• Im Wartezimmer einführen

Monat 4-6: Optimierung

• Rezeptbestellung hinzufügen
• Recall einrichten
• Befund-Kommunikation digital

Wichtig: MFA nicht überrumpeln!

So funktioniert es:

1. Transparenz: Warum digitalisieren wir?
2. Beteiligung: Was nervt euch am meisten? (Dort anfangen)
3. Schulung: Ausreichend Zeit für Einarbeitung
4. Support: Ansprechpartner für Fragen
5. Feedback: Was läuft, was nicht?

Kommunikation:

*"Wir führen Online-Termine ein, damit ihr weniger Telefon und mehr Zeit für Patienten habt – nicht um Stellen zu kürzen."*

Problem: Alles gleichzeitig einführen überfordert das Team.

Lösung: Ein Tool nach dem anderen. Erst wenn es läuft, das nächste.

Problem: Patienten wissen nicht, dass sie online buchen können.

Lösung:

• Aushang im Wartezimmer
• Hinweis auf Rezept/Überweisung
• Ansage in Warteschleife
• Website prominent platzieren

Problem: Digital + analog parallel = doppelte Arbeit.

Lösung: Nach Übergangsphase konsequent auf digital umstellen. Ausnahmen nur für Patienten, die nicht können (nicht: die nicht wollen).

Problem: Niemand weiß, ob es funktioniert.

Lösung: Vorher messen (Anrufe/Tag, No-Shows), nachher messen. Erfolge kommunizieren.

Pflicht für alle Tools:

• DSGVO-konform
• Server in Deutschland/EU
• Verschlüsselung (TLS)
• AV-Vertrag mit Anbieter
• Keine Weitergabe an Dritte

Bei Patientendaten zusätzlich:

• Hosting nach BSI-Grundschutz
• Verschlüsselung at rest
• Zugriffskontrolle
• Löschkonzept

Sichere Anbieter (Beispiele):

• Doctolib (ISO 27001, BSI)
• Aaron.ai (Deutsche Server)
• Idana (Medizinprodukt)
• CGM-Produkte (etabliert)

Achtung bei:

• Kostenlosen Tools aus den USA
• WhatsApp für Patientenkommunikation
• Unverschlüsselten E-Mails mit Befunden