WhatsApp Terminbestätigung automatisieren: Weniger No-Shows, zufriedene Kunden

Aufwand: 30 Minuten Einrichtung

So funktioniert's:

1. WhatsApp Business App installieren
2. Schnellantwort erstellen für Terminbestätigung
3. Nach jeder Buchung manuell senden (10 Sekunden)

Schnellantwort-Vorlage:

`

/terminbestaetigung

Ihr Termin ist bestätigt! ✅

📅 [Datum]

🕐 [Uhrzeit]

📍 [Adresse]

Bitte kommen Sie 5 Min. vorher.

Bei Verhinderung: Bitte 24h vorher absagen.

Wir freuen uns auf Sie!

`

Vorteil: Sofort umsetzbar, keine Kosten

Nachteil: Manueller Aufwand pro Termin (ca. 30 Sekunden)

Aufwand: 2-3 Stunden Einrichtung, dann automatisch

So funktioniert's:

1. Buchungssystem (Calendly, Cal.com, etc.) mit Zapier verbinden
2. Bei neuer Buchung → WhatsApp-Nachricht auslösen
3. Über WhatsApp Business API oder Twilio

Beispiel-Workflow (Zapier):

1. Trigger: Neuer Termin in Calendly
2. Action: WhatsApp-Nachricht über Twilio senden
3. Inhalt: Termindetails automatisch eingefügt

Kosten:

• Zapier: 20-50€/Monat (je nach Volumen)
• Twilio WhatsApp: ca. 5 Cent pro Nachricht

Vorteil: Vollautomatisch, skalierbar

Nachteil: Technische Einrichtung nötig, laufende Kosten

Aufwand: 1 Stunde Einrichtung

Buchungssysteme mit integrierter WhatsApp-Funktion:

Shore (ab 49€/Monat)

• WhatsApp-Bestätigung integriert
• Automatische Erinnerung am Vortag
• Für Dienstleister optimiert

Appointlet (ab 10$/Monat)

• WhatsApp-Benachrichtigung optional
• Einfache Einrichtung

SimplyBook.me (ab 10€/Monat)

• WhatsApp-Integration verfügbar
• Verschiedene Nachrichtentypen

Vorteile:

• Ein System für alles
• Keine technischen Kenntnisse nötig
• Support bei Problemen

Empfehlung: Wenn Sie noch kein Buchungssystem haben, wählen Sie eines mit WhatsApp-Integration.

1. Account auf twilio.com erstellen
2. WhatsApp Sender aktivieren (unter Messaging → Try it out → WhatsApp)
3. Sandbox einrichten oder Business-Nummer beantragen

Wichtig: Für Produktivbetrieb brauchen Sie eine genehmigte WhatsApp Business Nummer. Die Sandbox reicht für Tests.

Kosten:

• Account kostenlos
• Pro WhatsApp-Nachricht: ca. 5 Cent (variiert nach Land)

1. Zapier.com → Create Zap
2. Trigger: Calendly → New Event

1. Action 1: Format Text

- Datum formatieren: {{event_start_time}} → "Montag, 15. Januar um 14:00 Uhr"

1. Action 2: Twilio → Send WhatsApp Message

- To: {{invitee_phone}}

- Body: Ihre Nachrichtenvorlage mit Variablen

Nachrichtenvorlage:

`

Hallo {{invitee_name}},

Ihr Termin ist bestätigt:

📅 {{formatted_date}}

📍 {{location}}

Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese Nachricht.

Ihr Team von {{company_name}}

`

1. Zap aktivieren und testen

Zweiter Zap für die Erinnerung:

1. Trigger: Schedule by Zapier → Every Day at 18:00

1. Action 1: Calendly → Find Events

- Filter: Termine für morgen

1. Action 2: Loop (für jeden Termin)

1. Action 3: Twilio → Send WhatsApp Message

Erinnerungstext:

`

Hallo {{invitee_name}},

morgen ist Ihr Termin bei uns:

📅 {{formatted_date}}

📍 {{location}}

Falls Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte kurz Bescheid.

Bis morgen!

`

Timing-Empfehlung:

• Bestätigung: Sofort nach Buchung
• Erinnerung: 24 Stunden vorher (18 Uhr am Vortag)
• Optional: 2 Stunden vorher (bei häufigen No-Shows)

Standard:

`

Ihr Termin ist bestätigt! ✅

📅 [Datum] um [Uhrzeit]

📍 [Adresse]

👤 [Mitarbeiter-Name]

Bitte kommen Sie 5 Min. vorher. Bei Verhinderung melden Sie sich bitte 24h im Voraus.

Wir freuen uns auf Sie!

[Firmenname]

`

Mit Vorbereitung:

`

Ihr Termin ist bestätigt! ✅

📅 [Datum] um [Uhrzeit]

📍 [Adresse]

Bitte bringen Sie mit:

• [Dokument 1]

• [Dokument 2]

Parkplätze finden Sie [Info].

Bis bald!

`

Für Handwerker (Vor-Ort-Termin):

`

Termin bestätigt! 🔧

📅 [Datum] zwischen [Zeitfenster]

📍 [Kundenadresse]

Unser Mitarbeiter [Name] wird bei Ihnen sein. Bitte stellen Sie sicher, dass jemand vor Ort ist.

Bei Fragen: [Telefonnummer]

`

24 Stunden vorher:

`

Hallo [Name],

morgen ist Ihr Termin bei uns:

📅 [Datum] um [Uhrzeit]

Falls Sie nicht können, sagen Sie bitte kurz Bescheid, damit wir den Termin anderweitig vergeben können.

Bis morgen! 👋

`

2 Stunden vorher:

`

Kurze Erinnerung: Ihr Termin um [Uhrzeit] bei [Firmenname].

Wir freuen uns auf Sie!

`

Mit Anfahrtshilfe:

`

Morgen ist Ihr Termin bei uns!

📅 [Datum] um [Uhrzeit]

📍 [Adresse]

📌 So finden Sie uns:

[Google Maps Link]

Parkplätze: [Info]

Bis morgen!

`

Terminänderung (von Ihnen):

`

Hallo [Name],

leider müssen wir Ihren Termin verschieben:

❌ Alt: [Datum/Uhrzeit]

✅ Neu: [Datum/Uhrzeit]

Passt das für Sie? Antworten Sie einfach auf diese Nachricht.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

`

Absage durch Kunden bestätigen:

`

Ihr Termin am [Datum] wurde storniert.

Möchten Sie einen neuen Termin? Buchen Sie einfach unter:

[Buchungslink]

Bis bald!

`

Nach No-Show (freundlich):

`

Hallo [Name],

wir haben Sie heute verpasst! Kein Problem - melden Sie sich gerne für einen neuen Termin.

[Buchungslink]

Liebe Grüße

[Firmenname]

`

Erlaubt ohne zusätzliche Einwilligung:

• Kunde bucht Termin → Sie bestätigen per WhatsApp
• Transaktionale Nachrichten (Bestätigung, Erinnerung, Änderung)
• Antwort auf Kundenanfrage

Einwilligung nötig:

• Marketing-Nachrichten ("Wir haben ein Angebot...")
• Newsletter per WhatsApp
• Proaktive Kontaktaufnahme ohne Buchung

Empfehlung:

Im Buchungsformular Checkbox: "Ich möchte Terminbestätigungen per WhatsApp erhalten"

→ Dokumentiert und rechtlich sicher

WhatsApp und Datenschutz:

WhatsApp gehört zu Meta (Facebook) und ist datenschutzrechtlich kritisch. Aber:

Für Terminbestätigungen gilt:

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Kunde erwartet Bestätigung seiner Buchung
• Keine sensiblen Daten in Nachrichten

So machen Sie es richtig:

1. Datenschutzerklärung ergänzen (WhatsApp-Nutzung erwähnen)
2. Nur notwendige Daten senden (Name, Datum, Uhrzeit)
3. Keine Gesundheitsdaten, Diagnosen etc.
4. Alternative anbieten (E-Mail, SMS)

Bei Nutzung der WhatsApp Business API:

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter (Twilio, 360dialog, etc.)
• Diese Anbieter sind oft DSGVO-konform

Im Zweifel: Datenschutzbeauftragten oder Anwalt fragen.