WhatsApp Business automatisieren: Nachrichten, Termine, Kataloge

1. WhatsApp Business im App Store / Google Play herunterladen
2. Telefonnummer eingeben (kann die bisherige sein - oder neue Geschäftsnummer)
3. Code per SMS bestätigen

Wichtig bei Nummernwechsel:

• Von privatem WhatsApp zu Business: Chatverlauf kann übertragen werden
• Kontakte behalten ihre Chats mit Ihnen
• Sie können nicht gleichzeitig privates und Business-WhatsApp auf einer Nummer haben

Empfehlung: Separate Geschäftsnummer verwenden (zweite SIM oder eSIM)

Gehen Sie zu: Einstellungen → Unternehmenstools → Unternehmensprofil

Ausfüllen:

• Profilbild: Logo oder professionelles Foto
• Unternehmensname: Offizieller Name
• Kategorie: Passend wählen (z.B. "Friseursalon", "Handwerker")
• Beschreibung: Kurz, was Sie anbieten (max. 512 Zeichen)
• Adresse: Wenn Kunden vorbeikommen
• Öffnungszeiten: Wann Sie erreichbar sind
• E-Mail: Für Anfragen
• Website: Ihre Homepage

Beispiel Beschreibung:

"Friseurmeisterin mit 15 Jahren Erfahrung. Spezialisiert auf Färbetechniken und Hochzeitsstyling. Termine online buchbar unter [Link]. Ich freue mich auf Sie!"

Tipp: Profil vollständig ausfüllen - das schafft Vertrauen.

Für Produkte oder Dienstleistungen mit Preisen:

Einstellungen → Unternehmenstools → Katalog

Für jeden Eintrag:

• Foto (wichtig!)
• Name
• Preis
• Beschreibung
• Link zur Website

Beispiele:

• Friseur: "Damenhaarschnitt - 45€", "Balayage ab 120€"
• Handwerker: "Kostenlose Erstberatung", "Notdienst (mit Aufpreis)"
• Restaurant: Speisekarte mit Fotos

Vorteil: Kunden können im Chat den Katalog durchstöbern und direkt anfragen.

Wird automatisch gesendet, wenn jemand Sie zum ersten Mal oder nach 14 Tagen Inaktivität anschreibt.

Einrichten:

Einstellungen → Unternehmenstools → Begrüßungsnachricht → Aktivieren

Beispiel (Friseur):

"Hallo und willkommen bei [Salonname]! 💇‍♀️

Schön, dass Sie uns schreiben. Wir melden uns so schnell wie möglich.

Für schnelle Terminbuchung: [Link zu Online-Buchung]

Ihre [Name]"

Beispiel (Handwerker):

"Guten Tag und danke für Ihre Nachricht! 🔧

Wir sind montags bis freitags erreichbar und melden uns innerhalb von 24 Stunden.

Für Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten: [Notfallnummer]"

Tipps:

• Persönlich, aber professionell
• Wichtigste Info direkt mitgeben
• Erwartung setzen (wann Antwort?)
• Link zur Terminbuchung/Website

Wird gesendet, wenn Sie nicht verfügbar sind (nach Geschäftszeiten, Urlaub).

Einrichten:

Einstellungen → Unternehmenstools → Abwesenheitsnachricht → Aktivieren

Zeitplan einstellen:

• "Immer senden" (dann manuell an/aus)
• "Nach Zeitplan" (z.B. täglich 18-8 Uhr)
• "Außerhalb der Geschäftszeiten" (nutzt Profil-Öffnungszeiten)

Beispiel (Abends/Wochenende):

"Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Wir sind gerade nicht im Büro. Unsere Geschäftszeiten:

Mo-Fr: 8-18 Uhr

Sa: 9-14 Uhr

Wir melden uns am nächsten Werktag.

Für Notfälle: [Nummer]"

Beispiel (Urlaub):

"Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Wir sind vom 15.-30. August im Urlaub. Ab dem 31. August sind wir wieder für Sie da.

Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Vertretung/Notfallnummer]."

Tipp: Immer Alternative nennen für dringende Fälle.

Vorformulierte Nachrichten, die Sie mit einem Kurzbefehl abrufen.

Einrichten:

Einstellungen → Unternehmenstools → Schnellantworten → Neue Schnellantwort

Beispiel-Schnellantworten:

/preis

"Unsere Preise finden Sie unter [Link]. Für ein individuelles Angebot schreiben Sie uns bitte Ihr Anliegen."

/termin

"Termine können Sie bequem online buchen: [Link]. Oder nennen Sie mir 2-3 Wunschtermine, dann schaue ich nach."

/anfahrt

"Sie finden uns hier: [Adresse]. Parkplätze sind direkt vor dem Haus verfügbar. [Google Maps Link]"

/danke

"Vielen Dank für Ihren Auftrag! Bei Fragen sind wir jederzeit erreichbar. Wir freuen uns auf Sie!"

Nutzung:

Im Chat "/" tippen → Schnellantwort auswählen → bei Bedarf anpassen → senden

Zeitersparnis: 80% bei Standardanfragen

Schnellantwort erstellen:

/terminbestaetigung

"Ihr Termin ist bestätigt! ✅

📅 [Datum]

🕐 [Uhrzeit]

📍 [Adresse]

Bitte kommen Sie 5 Minuten vorher. Bei Verhinderung melden Sie sich bitte 24h vorher ab.

Wir freuen uns auf Sie!"

Nutzung:

1. Termin wird gebucht
2. "/terminbestaetigung" im Chat
3. Datum und Uhrzeit anpassen
4. Senden

Zeitaufwand: 30 Sekunden pro Bestätigung

Viele Buchungssysteme können WhatsApp-Nachrichten senden:

Calendly + Zapier + WhatsApp Business API:

1. Termin wird in Calendly gebucht
2. Zapier erkennt neuen Termin
3. WhatsApp-Nachricht wird gesendet

Shore (für Dienstleister):

• Integrierte WhatsApp-Benachrichtigungen
• Buchungsbestätigung automatisch
• Erinnerung am Vortag

SimplyBook.me:

• WhatsApp-Integration verfügbar
• Bestätigung + Erinnerung

Vorteile:

• Keine manuelle Arbeit
• Nie vergessen
• Professioneller Eindruck

No-Shows reduzieren mit automatischen Erinnerungen:

Timing:

• 24 Stunden vorher: Erinnerung + Möglichkeit zum Absagen
• 2 Stunden vorher (optional): Letzte Erinnerung

Beispiel:

"Hallo [Name],

morgen ist Ihr Termin bei uns:

📅 [Datum] um [Uhrzeit]

Falls Sie nicht können, sagen Sie bitte kurz Bescheid, damit wir den Termin anderweitig vergeben können.

Bis morgen! 👋"

Ergebnis: 25-40% weniger No-Shows

API sinnvoll wenn:

• Mehr als 1 Person antwortet auf WhatsApp
• Sie ein CRM anbinden wollen
• Sie einen echten Chatbot wollen
• Sie mehr als 50 Nachrichten täglich haben

API nicht nötig wenn:

• Sie alleine oder zu zweit arbeiten
• Wenige Nachrichten pro Tag
• Manuelle Antworten OK sind

Für kleine Unternehmen:

Charles (ab 49€/Monat)

• Deutscher Anbieter
• Einfache Einrichtung
• Team-Inbox
• Chatbot-Builder

Superchat (ab 79€/Monat)

• Deutscher Anbieter
• WhatsApp + andere Kanäle
• Marketing-Funktionen
• Guter Support

360dialog (ab 50€/Monat + Nachrichtenkosten)

• Technischer, mehr Kontrolle
• Für Entwickler geeignet
• Günstiger bei hohem Volumen

Was alle bieten:

• Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig
• Integration mit anderen Tools
• Automatische Nachrichten
• Analytics

Mit API können Sie echte Chatbots bauen:

Beispiel-Flow:

1. Kunde schreibt "Termin"
2. Bot: "Gerne! Wann passt es Ihnen? [Mo-Fr buttons]"
3. Kunde wählt "Mittwoch"
4. Bot: "Mittwoch ist möglich. Vormittag oder Nachmittag?"
5. Kunde: "Vormittag"
6. Bot: "Ich habe 10 Uhr und 11:30 Uhr frei. Was passt besser?"
7. Kunde: "10 Uhr"
8. Bot: "Perfekt! Ihr Termin am Mittwoch um 10 Uhr ist reserviert. Sie bekommen eine Bestätigung."

Aufwand: Einrichtung ca. 1 Tag, dann automatisch

Anbieter mit Chatbot-Builder:

• Charles, Superchat, ManyChat, Landbot