Make, Zapier, n8n – drei Namen, die in jeder Diskussion über Automatisierung fallen. Aber welches Tool ist das richtige für Sie?
Die kurze Antwort: Es kommt darauf an. Die ausführliche Antwort finden Sie in diesem Artikel.
Wir haben alle drei Tools in dutzenden Projekten eingesetzt und zeigen Ihnen ehrlich, wo jedes glänzt und wo es schwächelt. Am Ende wissen Sie genau, welches Tool zu Ihrer Situation passt.
Die Kurzübersicht
Bevor wir ins Detail gehen, hier die Kernpositionierung:
| Tool | In einem Satz | Am besten für |
|------|---------------|---------------|
| Zapier | Der Marktführer – einfach, aber teuer | Einsteiger, einfache Workflows |
| Make | Der Preis-Leistungs-Sieger – mächtig und günstig | KMU mit komplexeren Anforderungen |
| n8n | Der Technik-Champion – flexibel und kostenlos | Technisch versierte Teams, Datenschutz-Fokus |
Wenn Sie jetzt schon wissen, in welche Kategorie Sie fallen, können Sie direkt zum entsprechenden Abschnitt springen. Für alle anderen: Lesen Sie weiter.
Zapier: Der Platzhirsch
Zapier ist der Pionier der No-Code-Automatisierung und hat das Konzept "Wenn dies, dann das" massentauglich gemacht.
Stärken
1. Einfachste Bedienung
Zapier ist so simpel, dass Sie Ihre erste Automatisierung in 10 Minuten erstellen können – ohne Vorkenntnisse. Die Oberfläche führt Sie Schritt für Schritt.
2. Größte App-Bibliothek
Über 6.000+ Integrationen. Wenn ein Tool existiert, hat Zapier wahrscheinlich eine Verbindung dafür. Besonders stark bei US-amerikanischen SaaS-Tools.
3. Beste Dokumentation
Tutorials, Vorlagen, Support – Zapier investiert massiv in Hilfestellungen. Für jedes Problem gibt es einen Artikel.
4. Zuverlässigkeit
Als Marktführer mit über 1 Milliarde Durchläufen pro Monat ist die Infrastruktur extrem stabil.
Schwächen
1. Teuer – sehr teuer
Die Preisstruktur ist der größte Kritikpunkt:
- Kostenlos: 100 Tasks/Monat (praktisch unbrauchbar)
- Starter: 29,99$/Monat für 750 Tasks
- Professional: 73,50$/Monat für 2.000 Tasks
- Team: 103,50$/Monat für 2.000 Tasks + Features
"Tasks" sind einzelne Aktionen. Ein Workflow mit 5 Schritten verbraucht 5 Tasks pro Durchlauf. Bei 100 E-Mails pro Tag mit einem 3-Schritt-Workflow: 9.000 Tasks/Monat = 73,50$/Monat mindestens.
2. Limitierte Logik
Komplexe Wenn-Dann-Sonst-Verzweigungen sind umständlich. Schleifen (Loops) kosten extra und sind begrenzt. Für alles über simple Abläufe wird es fummelig.
3. Keine echte Datenverarbeitung
Zapier ist gut im Verbinden von Apps, aber schlecht im Verarbeiten von Daten. JSON transformieren, Berechnungen durchführen, Daten filtern – alles möglich, aber umständlich.
4. Vendor Lock-in
Ihre Workflows leben nur in Zapier. Export ist nicht möglich. Wechsel bedeutet: Alles neu bauen.
Preisstruktur 2025
| Plan | Tasks/Monat | Multi-Step | Preis/Monat |
|------|-------------|------------|-------------|
| Free | 100 | Nein | 0$ |
| Starter | 750 | Ja | 29,99$ |
| Professional | 2.000 | Ja | 73,50$ |
| Team | 2.000 | Ja + Sharing | 103,50$ |
| Enterprise | Individuell | Alles | Auf Anfrage |
Achtung: Premium-Apps (Salesforce, etc.) kosten zusätzlich 20$/Monat pro App.
Ideal für
- Absolute Einsteiger ohne technischen Hintergrund
- Sehr einfache Workflows (max. 3-4 Schritte)
- Unternehmen, die bereits viele US-SaaS-Tools nutzen
- Wenn Zeit wichtiger ist als Geld
- Wenn nur wenige Automatisierungen nötig sind (<500 Tasks/Monat)
Make (ehemals Integromat): Der Preis-Leistungs-Sieger
Make hat 2022 Integromat umbenannt und sich als die "mächtigere Alternative zu Zapier" positioniert – zu einem Bruchteil des Preises.
Stärken
1. Visuelle Workflow-Erstellung
Make zeigt Workflows als echte Diagramme mit Verbindungslinien. Sie sehen auf einen Blick, wie Daten fließen. Das macht komplexe Abläufe beherrschbar.
2. Dramatisch günstiger
Die gleiche Menge an Operationen kostet bei Make oft 5-10x weniger als bei Zapier:
- Kostenlos: 1.000 Operationen/Monat
- Core: 10,59€/Monat für 10.000 Operationen
- Pro: 18,82€/Monat für 10.000 Operationen + Features
3. Echte Programmierlogik
Router (Verzweigungen), Iterator (Schleifen), Aggregator (Zusammenführen), Filter – Make denkt in Logik, nicht in simplen Wenn-Dann.
4. Mächtige Datenverarbeitung
JSON, XML, CSV verarbeiten? Arrays transformieren? Komplexe Berechnungen? Make kann das nativ, ohne Workarounds.
5. HTTP/Webhooks eingebaut
Jede API anbinden, auch ohne offizielle Integration. Das macht Make unabhängig von der App-Bibliothek.
Schwächen
1. Steilere Lernkurve
Die Mächtigkeit hat einen Preis: Make ist komplexer zu lernen. Die ersten 2-3 Workflows dauern länger als bei Zapier.
2. Kleinere App-Bibliothek
~1.500 Integrationen vs. Zapiers 6.000+. Die wichtigsten sind da, aber Nischen-Tools fehlen manchmal. (HTTP-Modul als Workaround)
3. Support auf Englisch
Dokumentation und Support primär auf Englisch. Für deutsche KMU manchmal eine Hürde.
4. Gelegentliche Bugs
Als kleineres Unternehmen gibt es manchmal Bugs, die länger brauchen zum Fixen. Nichts Kritisches, aber ärgerlich.
Preisstruktur 2025
| Plan | Operationen/Monat | Preis/Monat |
|------|-------------------|-------------|
| Free | 1.000 | 0€ |
| Core | 10.000 | 10,59€ |
| Pro | 10.000 | 18,82€ |
| Teams | 10.000 | 34,12€ |
| Enterprise | Individuell | Auf Anfrage |
Wichtig: "Operationen" ≈ "Tasks" bei Zapier, aber Make zählt großzügiger (interne Operationen oft kostenlos).
Beispielrechnung:
Ein Workflow mit 5 Modulen, 100x pro Tag = 500 Operationen/Tag = 15.000 Operationen/Monat → Core-Plan reicht (10,59€)
Gleicher Workflow bei Zapier: 500 Tasks/Tag = 15.000 Tasks/Monat → Professional-Plan nötig (73,50$)
Ideal für
- KMU mit begrenztem Budget und mehreren Automatisierungen
- Technisch interessierte Nutzer (keine Entwickler nötig)
- Komplexe Workflows mit Verzweigungen und Schleifen
- Datenverarbeitung und -transformation
- Wer Kosten optimieren will ohne auf Features zu verzichten
n8n: Der Open-Source-Champion
n8n ist der Newcomer mit einem radikal anderen Ansatz: Open Source und selbst hostbar.
Stärken
1. Komplett kostenlos (Self-Hosted)
n8n ist Open Source. Sie können es auf Ihrem eigenen Server installieren und unbegrenzt nutzen – ohne Lizenzkosten.
2. Datenschutz & DSGVO
Alle Daten bleiben auf Ihrer Infrastruktur. Keine Cloud, kein US-Anbieter, volle Kontrolle. Für deutsche Unternehmen mit sensiblen Daten ein Killerargument.
3. Maximale Flexibilität
n8n kann (fast) alles. Custom Code, eigene Nodes entwickeln, APIs anbinden – wenn Sie es programmieren können, kann n8n es ausführen.
4. Faire Cloud-Preise
Wer nicht selbst hosten will: n8n Cloud ist deutlich günstiger als Zapier und vergleichbar mit Make.
5. Aktive Community
Open Source bedeutet: Eine Community, die Probleme löst, Nodes entwickelt und Wissen teilt.
Schwächen
1. Technisches Know-how nötig
Self-Hosting erfordert Server-Kenntnisse (Docker, Linux, etc.). Die Cloud-Version umgeht das, aber dann verlieren Sie den Kostenvorteil.
2. Weniger poliert
Die Oberfläche ist funktional, aber nicht so elegant wie Make oder Zapier. Manchmal ruckelt es.
3. Kleinste App-Bibliothek
~400 native Integrationen. Viele wichtige Apps fehlen und müssen über HTTP oder Custom Code angebunden werden.
4. Wartungsaufwand (Self-Hosted)
Server wollen gepflegt werden: Updates, Backups, Monitoring. Das kostet Zeit oder Geld für einen Admin.
5. Dokumentation lückenhaft
Nicht alles ist gut dokumentiert. Manchmal muss man im Forum suchen oder ausprobieren.
Preisstruktur 2025
Self-Hosted:
- Community: Kostenlos, für immer
- Enterprise: Auf Anfrage (Support, SSO, etc.)
n8n Cloud:
| Plan | Executions/Monat | Preis/Monat |
|------|------------------|-------------|
| Starter | 2.500 | 20€ |
| Pro | 10.000 | 50€ |
| Enterprise | Individuell | Auf Anfrage |
Vergleich Self-Hosted:
Ein kleiner Linux-Server (z.B. Hetzner): ~5€/Monat
n8n-Lizenz: 0€
Gesamt: 5€/Monat für unbegrenzte Automatisierungen
Ideal für
- Unternehmen mit IT-Kompetenz oder IT-Dienstleister
- Höchste Datenschutzanforderungen (Gesundheit, Recht, Finanzen)
- Viele Automatisierungen mit hohem Volumen
- Technisch anspruchsvolle Integrationen
- Wer maximale Kontrolle und Flexibilität will
Der direkte Vergleich
Hier die wichtigsten Kriterien im direkten Vergleich:
Bedienbarkeit
| Kriterium | Zapier | Make | n8n |
|-----------|--------|------|-----|
| Lernkurve | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
| Erste Automatisierung | 10 Min | 20 Min | 30 Min |
| Komplexe Workflows | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Visuelle Übersicht | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
Gewinner: Zapier für Anfänger, Make für Fortgeschrittene
Preis-Leistung
Szenario: 20.000 Operationen/Monat, komplexe Workflows
| Tool | Plan nötig | Kosten/Monat |
|------|------------|--------------|
| Zapier | Team | ~150$ |
| Make | Pro | ~19€ |
| n8n Cloud | Pro | ~50€ |
| n8n Self-Hosted | - | ~5€ |
Gewinner: n8n Self-Hosted, dann Make
Integrationen
| Tool | Native Apps | HTTP/API | Custom Code |
|------|-------------|----------|-------------|
| Zapier | 6.000+ | ⭐⭐ | ⭐ |
| Make | 1.500+ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
| n8n | 400+ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Gewinner: Zapier für Breite, n8n für Tiefe
Datenschutz
| Kriterium | Zapier | Make | n8n |
|-----------|--------|------|-----|
| Serverstandort | USA | EU | Selbst wählbar |
| DSGVO | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Self-Hosting | Nein | Nein | Ja |
| Daten bleiben lokal | Nein | Nein | Ja |
Gewinner: n8n, eindeutig
Entscheidungshilfe: Welches Tool für wen?
Basierend auf hunderten Projekten unsere klaren Empfehlungen:
Wählen Sie Zapier, wenn...
✅ Sie absolute Anfänger sind
✅ Sie nur 1-3 simple Automatisierungen brauchen
✅ Zeit wichtiger ist als Geld
✅ Sie primär US-SaaS-Tools nutzen
✅ Sie keine technische Unterstützung haben
✅ Budget: 50-200$/Monat ist kein Problem
❌ Nicht wenn: Viele Automatisierungen, komplexe Logik, Kostenbewusstsein
Wählen Sie Make, wenn...
✅ Sie Kosten optimieren wollen
✅ Sie mehrere/komplexe Automatisierungen planen
✅ Sie technisch interessiert sind (aber kein Entwickler)
✅ Sie europäische Datenhaltung bevorzugen
✅ Sie mit visuellen Workflows arbeiten möchten
✅ Sie wachsen wollen, ohne dass Kosten explodieren
❌ Nicht wenn: Absolute Einsteiger ohne Lernbereitschaft, Nischen-US-Tools
Wählen Sie n8n, wenn...
✅ Sie IT-Kompetenz haben (intern oder extern)
✅ Datenschutz höchste Priorität hat
✅ Sie viele Automatisierungen mit hohem Volumen planen
✅ Sie maximale Kontrolle wollen
✅ Sie Custom-Entwicklung benötigen könnten
✅ Sie Open Source bevorzugen
❌ Nicht wenn: Keine technischen Ressourcen, schneller Start wichtig
Unsere Praxisempfehlung
Nach dutzenden Projekten mit allen drei Tools ist unsere Standard-Empfehlung für deutsche KMU:
Für 80% der Fälle: Make
Warum?
- Preis-Leistung unschlagbar – 10x günstiger als Zapier bei gleichem Output
- Mächtig genug – auch für komplexe Anforderungen
- Visuelle Workflows – auch Nicht-Techniker verstehen, was passiert
- EU-Daten – DSGVO-konform ohne Aufwand
- Gute Balance – nicht zu simpel, nicht zu technisch
Wann Make NICHT:
- Wenn Sie einen IT-Profi haben, der n8n betreuen kann → n8n
- Wenn Sie nur eine simple Automatisierung brauchen und Zeit keine Rolle spielt → Zapier ist OK
- Wenn Sie eine Nischen-Integration brauchen, die nur Zapier hat → Zapier
Hybrid-Ansatz:
Einige unserer Kunden nutzen:
- Make für Standardprozesse (günstig, mächtig)
- n8n für sensible Daten (Datenschutz)
- Zapier für die eine Integration, die sonst niemand hat
Migration: Von Zapier zu Make
Falls Sie bereits Zapier nutzen und wechseln wollen:
Schritt 1: Inventur
Listen Sie alle aktiven Zaps auf. Notieren Sie:
- Trigger-App
- Aktionen
- Monatliches Volumen
Schritt 2: Priorisieren
Beginnen Sie mit den teuersten Zaps (höchstes Volumen, meiste Steps).
Schritt 3: Parallel bauen
Bauen Sie den Workflow in Make nach. Tipp: Machen Sie Screenshots von Ihren Zaps als Referenz.
Schritt 4: Testen
Lassen Sie beide parallel laufen (Make im Testmodus). Vergleichen Sie Ergebnisse.
Schritt 5: Umschalten
Zapier-Zap deaktivieren, Make-Szenario aktivieren.
Zeitaufwand pro Migration:
- Simpler Zap (2-3 Steps): 30-60 Minuten
- Mittlerer Zap (4-6 Steps): 1-2 Stunden
- Komplexer Zap (7+ Steps): 2-4 Stunden
ROI der Migration:
Bei 10 mittelkomplexen Workflows, die von Zapier (73$/Monat) zu Make (19€/Monat) migriert werden:
- Ersparnis: ~50€/Monat = 600€/Jahr
- Migrationsaufwand: ~15 Stunden
- Break-even: 2-3 Monate
Fazit
Die Wahl des Automatisierungstools ist keine Einbahnstraße – aber sie beeinflusst Ihre Kosten und Möglichkeiten für Jahre.
Unsere Empfehlung in einem Satz:
- Einsteiger ohne Budget-Sorgen: Zapier
- KMU mit Kostenbewusstsein: Make
- Technik-affin mit Datenschutz-Fokus: n8n
Der wichtigste Tipp: Starten Sie mit dem kostenlosen Plan eines Tools und bauen Sie 2-3 echte Workflows. Erst dann entscheiden Sie, ob es das richtige ist. Alle drei Tools haben kostenlose Einstiegsmöglichkeiten – nutzen Sie sie.
Die beste Automatisierung ist die, die läuft. Nicht die, über die Sie noch nachdenken.