Zwischen Kundenanfragen, Menüplanung, Personalkoordination und Lieferlogistik verlieren viele Catering-Unternehmen den Überblick. Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen funktionieren vielleicht bei 5 Events im Monat – aber spätestens bei 20+ wird es chaotisch.
Eine gute Catering Software bringt Ordnung ins Chaos. Sie hilft dir, Anfragen schneller zu bearbeiten, Events professionell zu planen und am Ende mehr Gewinn zu machen.
In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Catering-Programme es gibt, was sie kosten und welche Software zu welchem Unternehmen passt.
Warum braucht ein Catering-Unternehmen spezielle Software?
Catering hat spezielle Anforderungen, die normale Bürosoftware nicht abdeckt:
Die typischen Herausforderungen:
- Viele Anfragen gleichzeitig bearbeiten und nachverfolgen
- Komplexe Angebote mit variablen Menüs erstellen
- Personal für unterschiedliche Events koordinieren
- Einkauf und Lagerhaltung planen
- Vor-Ort-Logistik organisieren
- Nachkalkulation: War das Event profitabel?
Was eine Catering Software löst:
- Schnellere Angebote: Vorkonfigurierte Menüs und automatische Preisberechnung
- Bessere Übersicht: Alle Events im Kalender, alle Kunden in einer Datenbank
- Weniger Fehler: Checklisten und automatische Erinnerungen
- Mehr Profit: Genaue Kalkulation pro Event
- Professioneller Auftritt: Angebote und Rechnungen im Corporate Design
Die wichtigsten Funktionen von Catering Software
Nicht jede Catering Software bietet alles. Hier die wichtigsten Funktionen, die du brauchst:
Anfrage- und Angebotsmanagement
Der wichtigste Bereich. Hier entscheidet sich, ob du den Auftrag bekommst.
Was es können sollte:
- Anfragen aus verschiedenen Kanälen (Web, E-Mail, Telefon) zentral erfassen
- Menü-Konfigurator mit Preisberechnung pro Person
- Angebote schnell erstellen und versenden
- Nachverfolgung: Wann wurde nachgefasst?
- Automatische Erinnerungen bei offenen Angeboten
Zeitersparnis: 50-70% bei der Angebotserstellung
Event- und Auftragsplanung
Vom bestätigten Auftrag bis zur Durchführung.
Was es können sollte:
- Event-Kalender mit allen Details
- Checklisten pro Event-Typ
- Personalplanung: Wer arbeitet wann wo?
- Zeitplan für den Event-Tag
- Equipment-Planung
- Laufzettel und Ablaufpläne
Vorteil: Keine vergessenen Details mehr
Einkauf und Warenwirtschaft
Für Caterer, die viel selbst einkaufen und lagern.
Was es können sollte:
- Automatische Bestellvorschläge basierend auf Events
- Lieferanten-Verwaltung
- Lagerbestand tracken
- Mindesthaltbarkeit überwachen
- Preisvergleich bei Lieferanten
Vorteil: Weniger Verschwendung, bessere Einkaufskonditionen
Personal- und Ressourcenplanung
Wer arbeitet wann wo? Und reicht das Equipment?
Was es können sollte:
- Verfügbarkeiten der Mitarbeiter
- Schichtplanung pro Event
- Equipment-Buchung (Geschirr, Technik, Fahrzeuge)
- Kapazitätsplanung: Wie viele Events können wir stemmen?
Vorteil: Keine Überbuchungen, optimale Auslastung
Buchhaltung und Controlling
Am Ende muss es sich rechnen.
Was es können sollte:
- Rechnungen erstellen und versenden
- Zahlungseingänge tracken
- Nachkalkulation pro Event
- Auswertungen: Welche Events sind profitabel?
- DATEV-Export für den Steuerberater
Vorteil: Finanzielle Transparenz, bessere Entscheidungen
Die beste Catering Software im Vergleich
Hier die wichtigsten Anbieter im Überblick:
| Software | Preis/Monat | Besonders geeignet für | Stärken |
|----------|-------------|------------------------|---------|
| Caterwin | ab 49€ | Eventcatering | Umfangreich, deutsch |
| CaterPro | ab 39€ | Kleine Caterer | Einfache Bedienung |
| Total Party Planner | ab $40 | Internationale Events | Umfangreich, englisch |
| FoodStorm | individuell | Große Caterer | Enterprise-Features |
| Better Cater | ab 29€ | Startups | Modern, cloud-basiert |
| Ordio | ab 19€ | Partyservice | Einfach, günstig |
Alternativ: Viele Caterer nutzen auch branchenübergreifende Tools:
- Lexoffice/sevDesk für Buchhaltung + Trello/Asana für Projektmanagement
- HubSpot CRM (kostenlos) für Kundenmanagement
- Google Workspace für Kalender und Dokumente
Catering Software im Detail
Die wichtigsten Anbieter genauer betrachtet:
Caterwin
Der deutsche Marktführer für Eventcatering
Caterwin ist seit über 20 Jahren auf dem Markt und bietet eine umfassende Lösung für professionelle Caterer.
Funktionen:
- Komplettes Auftragsmanagement
- Rezeptverwaltung mit Kalkulation
- Personalplanung
- Warenwirtschaft
- Buchhaltung
- Umfangreiche Auswertungen
Preis: ab 49€/Monat (Basis) bis 199€/Monat (Enterprise)
Geeignet für: Mittlere bis große Catering-Unternehmen mit 10+ Events pro Monat
Nachteile: Steilere Lernkurve, älter wirkende Oberfläche
Better Cater
Moderne Cloud-Lösung für wachsende Caterer
Better Cater ist eine neuere Lösung mit moderner Oberfläche und Fokus auf Benutzerfreundlichkeit.
Funktionen:
- Anfragemanagement
- Angebote und Verträge
- Event-Kalender
- Basis-Personalplanung
- Integrierte Zahlungsabwicklung
Preis: ab 29€/Monat
Geeignet für: Startups und kleine Caterer, die schnell loslegen wollen
Nachteile: Weniger umfangreich als etablierte Lösungen
Die DIY-Lösung: Kombinierte Tools
Für viele kleine Caterer reicht eine Kombination aus Standard-Tools:
Kundenanfragen + CRM:
- HubSpot CRM (kostenlos)
- Pipedrive (ab 15€/Monat)
Projektmanagement:
- Trello (kostenlos)
- Asana (kostenlos)
- Monday.com (ab 8€/Nutzer/Monat)
Buchhaltung:
- Lexoffice (ab 7€/Monat)
- sevDesk (ab 9€/Monat)
Kalender + Kommunikation:
- Google Workspace (ab 5€/Nutzer/Monat)
- Microsoft 365 (ab 5€/Nutzer/Monat)
Gesamtkosten: ca. 30-80€/Monat
Vorteil: Flexibel, günstig, einzelne Tools austauschbar
Nachteil: Keine Integration, manuelle Datenübertragung nötig
So automatisierst du dein Catering-Business
Über Software hinaus: So sparst du noch mehr Zeit:
Anfragen automatisch bearbeiten
Problem: Jede Anfrage manuell beantworten kostet Zeit.
Lösung:
- Online-Anfrageformular auf der Website mit allen wichtigen Fragen
- Automatische Eingangsbestätigung per E-Mail
- Automatische Weiterleitung an den richtigen Mitarbeiter
- Vorlagen für Standardantworten
Tools: Typeform/Google Forms + Zapier + E-Mail-Vorlagen
Zeitersparnis: 30 Minuten pro Anfrage
Angebote schneller erstellen
Problem: Jedes Angebot von Grund auf neu schreiben.
Lösung:
- Vorlagen für verschiedene Event-Typen (Hochzeit, Firmenevent, Geburtstag)
- Modulare Menü-Bausteine mit fixen Preisen
- Automatische Preisberechnung nach Personenzahl
- Digitale Signatur für schnellere Auftragsbestätigung
Tools: Catering Software oder PandaDoc/Proposify
Zeitersparnis: 60-80% pro Angebot
Kundenkommunikation automatisieren
Problem: Ständig die gleichen Fragen beantworten.
Lösung:
- FAQ auf der Website
- Automatische Erinnerungen vor dem Event
- Automatische Nachfass-E-Mail nach dem Event (mit Bewertungsanfrage)
- WhatsApp Business für schnelle Kommunikation
Tools: E-Mail-Marketing-Tool (Mailchimp, Brevo) + WhatsApp Business
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche
Einkauf optimieren
Problem: Zu viel oder zu wenig einkaufen.
Lösung:
- Standardisierte Rezepte mit genauen Mengenangaben
- Automatische Einkaufslisten basierend auf Events
- Feste Lieferanten mit Rahmenverträgen
- Just-in-Time-Lieferung wo möglich
Zeitersparnis: Weniger Verschwendung, bessere Margen
Welche Catering Software passt zu dir?
Die richtige Wahl hängt von deiner Situation ab:
Für Solo-Caterer und Startups
Deine Situation:
- Unter 10 Events pro Monat
- 1-3 Mitarbeiter (inkl. Aushilfen)
- Budget unter 100€/Monat
Empfehlung:
- Kombinierte Lösung: Lexoffice + Trello + Google Workspace
- Oder: Better Cater / Ordio
Priorität: Einfachheit vor Funktionsumfang
Für wachsende Catering-Unternehmen
Deine Situation:
- 10-30 Events pro Monat
- 5-15 Mitarbeiter
- Budget 100-300€/Monat
Empfehlung:
- CaterPro oder Better Cater
- Zusätzlich: Zeiterfassung (Clockodo) + Buchhaltung (sevDesk)
Priorität: Skalierbarkeit und Integration
Für etablierte Catering-Unternehmen
Deine Situation:
- 30+ Events pro Monat
- 15+ Mitarbeiter
- Eigene Küche und Lager
- Budget 300€+/Monat
Empfehlung:
- Caterwin oder FoodStorm
- Vollständige Integration aller Bereiche
Priorität: Umfassende Funktionen und Controlling
Einführung von Catering Software: Schritt für Schritt
So führst du eine neue Software erfolgreich ein:
Woche 1-2: Vorbereitung
- Aktuelle Prozesse dokumentieren
- Anforderungen definieren
- 2-3 Anbieter testen
Woche 3-4: Entscheidung und Setup
- Anbieter auswählen
- Account einrichten
- Grunddaten importieren (Kunden, Menüs, Mitarbeiter)
Woche 5-6: Testphase
- Erste Events mit der neuen Software abwickeln
- Parallel zur alten Methode (Sicherheit)
- Feedback sammeln
Woche 7-8: Rollout
- Vollständig auf neue Software umstellen
- Alte Systeme abschalten
- Feintuning basierend auf Erfahrungen
Danach: Kontinuierliche Verbesserung
- Regelmäßig Prozesse optimieren
- Neue Funktionen nutzen
- Auswertungen analysieren
Häufige Fehler bei der Auswahl von Catering Software
Diese Fehler solltest du vermeiden:
Zu viele Funktionen kaufen
Das Problem: Eine Enterprise-Lösung für einen 3-Mann-Betrieb.
Die Folge: Zu komplex, zu teuer, wird nicht genutzt.
Die Lösung: Ehrlich bewerten, was du wirklich brauchst. Lieber später upgraden.
Nur auf den Preis schauen
Das Problem: Die billigste Software wählen.
Die Folge: Fehlende Funktionen, schlechter Support, später teurer Wechsel.
Die Lösung: Gesamtkosten betrachten (inkl. Zeitersparnis und Fehlerreduzierung).
Keine Testphase einplanen
Das Problem: Direkt alle Events über die neue Software abwickeln.
Die Folge: Fehler bei wichtigen Aufträgen.
Die Lösung: Mindestens 2-4 Wochen parallel testen.
Mitarbeiter nicht einbeziehen
Das Problem: Chef entscheidet allein, Team muss damit arbeiten.
Die Folge: Widerstand, Software wird umgangen.
Die Lösung: Team bei der Auswahl einbeziehen, ausreichend schulen.
Kosten und ROI von Catering Software
Was kostet Software – und was bringt sie?
Typische Kosten:
| Kategorie | Monatlich |
|-----------|-----------|
| Einfache Lösung | 30-80€ |
| Mittlere Lösung | 80-200€ |
| Enterprise | 200-500€+ |
Typischer ROI:
- Zeitersparnis Angebote: 5-10 Stunden/Monat = ca. 200-400€
- Weniger Fehler: 1-2 Reklamationen weniger = ca. 200-500€
- Bessere Nachverfolgung: 2-3 zusätzliche Aufträge/Monat = 500-2.000€+
- Optimierter Einkauf: 5-10% Einsparung
Fazit: Catering Software amortisiert sich meist innerhalb von 2-4 Monaten.
Fazit
Die richtige Catering Software macht den Unterschied zwischen Chaos und Kontrolle. Sie hilft dir, mehr Events professionell abzuwickeln und dabei profitabler zu arbeiten.
Die wichtigsten Punkte:
- Starte mit den Basics: Anfrage- und Angebotsmanagement ist der wichtigste Bereich
- Wähle passend zur Größe: Nicht zu klein, nicht zu groß
- Plane Zeit für die Einführung: Mindestens 4-6 Wochen
- Miss den Erfolg: Vorher-Nachher-Vergleich bei Zeit und Fehlern
Ob spezialisierte Catering-Software oder clevere Kombination aus Standard-Tools – Hauptsache, du kommst raus aus der Zettelwirtschaft.