E-Mail-Workflows mit Make erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Im Dashboard: „Create a new scenario“ klicken
2. Sie sehen einen leeren Arbeitsbereich mit einem „+“
3. Klicken Sie auf das „+“ um den ersten Schritt hinzuzufügen

Konzept verstehen:

• Trigger: Was löst den Workflow aus? (z.B. neue Zeile in Tabelle)
• Aktion: Was passiert dann? (z.B. E-Mail senden)
• Module: Die einzelnen Schritte in Ihrem Workflow

Workflows laufen von links nach rechts.

1. Klicken Sie auf das „+“
2. Suchen Sie nach „Google Sheets“
3. Wählen Sie „Watch Rows“ (Neue Zeilen beobachten)
4. Klicken Sie auf „Create a connection“

Google-Konto verbinden:

• „Sign in with Google“ klicken
• Google-Konto auswählen
• Berechtigungen erlauben
• Verbindung wird hergestellt

Spreadsheet und Sheet wählen:

• Spreadsheet: Wählen Sie Ihre Google-Tabelle
• Sheet: Wählen Sie das richtige Tabellenblatt
• „Contains headers“: Auf „Yes“ setzen (wenn erste Zeile Überschriften hat)
• „Limit“: Auf 10 setzen (für Tests)

Speichern und weiter zum nächsten Schritt.

1. Klicken Sie auf das „+“ rechts neben Google Sheets
2. Suchen Sie nach „Email“ oder Ihrem E-Mail-Provider
3. Für Gmail: Wählen Sie „Gmail“ → „Send an Email“
4. Für andere: „Email“ → „Send an email“ (über SMTP)

Gmail verbinden:

• „Create a connection“ klicken
• „Sign in with Google“
• Berechtigungen erlauben

E-Mail konfigurieren:

• To: Klicken Sie ins Feld → wählen Sie aus den Google Sheets Daten (z.B. die E-Mail-Spalte)
• Subject: Geben Sie einen Betreff ein (z.B. „Willkommen bei [Firma]“)
• Content: Schreiben Sie Ihre E-Mail

Dynamische Inhalte nutzen:

Klicken Sie in ein Textfeld und wählen Sie Daten aus Google Sheets:

• „Hallo {Name},“ - wobei {Name} aus der Tabelle kommt
• Links erscheinen Variablen aus dem vorherigen Schritt

Ablauf:

1. Besucher füllt Kontaktformular aus
2. Automatisch: Bestätigungs-E-Mail an Besucher
3. Automatisch: Benachrichtigung an Sie/Team

Module im Workflow:

• Webhook (empfängt Formulardaten) ODER
• Google Sheets/Airtable (wenn Formular dort speichert)
• Gmail: E-Mail an Kunden
• Gmail: E-Mail an Sie

Schritt 1: Webhook erstellen

1. Neues Szenario erstellen
2. „Webhooks“ → „Custom webhook“ wählen
3. „Create a webhook“ klicken
4. Namen vergeben (z.B. „Kontaktformular“)
5. URL kopieren (wird später ans Formular gegeben)

Schritt 2: Bestätigungs-E-Mail

1. „+“ klicken → Gmail → „Send an Email“
2. To: Aus Webhook-Daten (email-Feld)
3. Subject: „Danke für deine Anfrage!“
4. Content:

Hallo {Name},

vielen Dank für deine Anfrage. Wir haben folgende Nachricht erhalten:

„{Nachricht}“

Wir melden uns so schnell wie möglich bei dir.

Viele Grüße

[Dein Team]

Schritt 3: Interne Benachrichtigung

1. „+“ klicken → Gmail → „Send an Email“
2. To: ihre-email@firma.de
3. Subject: „Neue Kontaktanfrage von {Name}“
4. Content:

Neue Anfrage eingegangen:

Name: {Name}

E-Mail: {Email}

Telefon: {Telefon}

Nachricht: {Nachricht}

[Link zum CRM oder zur Bearbeitung]

Schritt 4: Formular verbinden

Die Webhook-URL im Kontaktformular eintragen:

• Typeform: Webhook-Integration
• Google Forms: Google Sheets als Zwischenschritt
• WordPress-Formulare: Webhook-Ziel-URL eintragen

Beispiel: Nur E-Mails senden, wenn das Feld „Status“ = „Neu“ ist.

1. Klicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen zwei Modulen
2. „Set up a filter“ wählen
3. Bedingung definieren:

- Feld: Status (aus vorherigem Modul)

- Operator: „Equal to“

- Wert: „Neu“

1. „OK“ klicken

Der Filter:

• Lässt nur passende Daten durch
• Andere Daten werden übersprungen
• Spart Operations

Beispiel: Verschiedene E-Mails je nach Anfragetyp.

1. „Router“ Modul hinzufügen (nach dem Trigger)
2. Router erstellt mehrere Wege
3. Jeder Weg bekommt einen Filter:

- Weg 1: Typ = „Angebot“ → Angebots-E-Mail

- Weg 2: Typ = „Support“ → Support-E-Mail

- Weg 3: Typ = „Allgemein“ → Standard-E-Mail

So geht's:

1. „+“ → „Flow control“ → „Router“
2. Vom Router: Klicken Sie auf „+“ für ersten Weg
3. Filter auf der Verbindung definieren
4. E-Mail-Modul anhängen
5. Wiederholen für weitere Wege

Ziel: Nach Anmeldung 3 E-Mails über 7 Tage senden.

Der Trick: Zeitverzögerung in Make oder externes Tool.

Variante A: Mit Make-Delay (einfacher)

1. Trigger: Neue Anmeldung
2. E-Mail 1: Sofort (Willkommen!)
3. Delay: 3 Tage warten
4. E-Mail 2: (Tipps/Mehrwert)
5. Delay: 4 Tage warten
6. E-Mail 3: (Angebot/CTA)

Hinweis: Make-Delay verbraucht Operations und ist im Free-Plan begrenzt.

Variante B: Mit Datumsfeld (flexibler)

1. Bei Anmeldung: Datum in Tabelle speichern
2. Separates Szenario prüft täglich:

- „Anmeldedatum = heute - 3 Tage“ → E-Mail 2

- „Anmeldedatum = heute - 7 Tage“ → E-Mail 3

Für komplexere Sequenzen empfehlen wir ein echtes E-Mail-Tool:

Empfehlungen:

• Brevo (ehem. Sendinblue): Kostenlos bis 300 Mails/Tag, gute Automatisierung
• Mailerlite: Kostenlos bis 1.000 Abonnenten, einfach zu nutzen
• ActiveCampaign: Ab 29 €, sehr mächtige Automatisierung

Make als Brücke:

1. Make nimmt Anmeldung entgegen
2. Make fügt Kontakt zu Brevo/Mailerlite hinzu
3. E-Mail-Tool übernimmt die Sequenz

Vorteil: Bessere E-Mail-Zustellung, Abmeldelinks, Statistiken.