Verträge per Post hin- und herschicken, auf Unterschriften warten, Dokumente scannen - das kostet Zeit. Mit digitaler Unterschrift sind Verträge in Minuten statt Tagen unterschrieben.
In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du digitale Unterschriften in deinen Workflow integrierst. Von der Auswahl des richtigen Tools bis zum fertigen Prozess.
Was du brauchst:
- PDF-fähige Dokumente (Verträge, Angebote, etc.)
- E-Mail-Adresse
- Optional: Dokument-Vorlagen für wiederkehrende Verträge
Rechtliche Grundlagen verstehen
Digitale Unterschriften sind rechtlich anerkannt - aber es gibt Unterschiede:
Die drei Stufen der elektronischen Signatur (nach eIDAS):
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
- Beispiel: Getippter Name, Checkbox "Ich stimme zu", Bild der Unterschrift
- Rechtlich: Gültig für die meisten Alltagsverträge
- Beispiele: Dienstleistungsverträge, Angebote, AGB-Akzeptanz
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Beispiel: DocuSign, Adobe Sign mit E-Mail-Verifizierung
- Rechtlich: Höhere Beweiskraft, eindeutig zuordenbar
- Beispiele: Kaufverträge, Auftragsbestätigungen, Kooperationsverträge
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Beispiel: Mit Personalausweis (eID) oder qualifiziertem Zertifikat
- Rechtlich: Gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift
- Beispiele: Notwendig für Bürgschaften, Kündigungen, bestimmte Arbeitsverträge
Für die meisten Geschäftsfälle reicht FES völlig aus. Nur bei gesetzlicher Schriftformerfordernis brauchst du QES.
Dokumente, die IMMER handschriftlich unterschrieben werden müssen:
- Arbeitnehmerüberlassung (bestimmte Dokumente)
- Bürgschaften von Privatpersonen
- Grundstückskaufverträge (Notar)
- Eheverträge (Notar)
Schritt 1: Das richtige Tool wählen
Es gibt viele Anbieter - hier die wichtigsten:
Für Einsteiger und Gelegenheitsnutzer
Smallpdf eSign (kostenlos bis 2 Signaturen/Monat)
- Einfach zu nutzen
- Keine Installation nötig
- Kostenlose Option für wenige Dokumente
- Ab 7€/Monat für mehr Signaturen
PandaDoc (kostenlos bis 3 Dokumente/Monat)
- Dokumenterstellung + Signatur
- Vorlagen möglich
- CRM-Integration
- Ab 19€/Monat für unbegrenzt
HelloSign (kostenlos bis 3 Dokumente/Monat)
- Sehr einfache Bedienung
- API verfügbar
- Dropbox-Integration
- Ab 13€/Monat für mehr Dokumente
Für professionellen Einsatz
DocuSign (ab ca. 10€/Monat)
- Marktführer
- Höchste Akzeptanz bei Geschäftspartnern
- Umfangreiche Integrationen
- Mobile Apps
Adobe Acrobat Sign (ab ca. 14€/Monat)
- Nahtlos mit Adobe PDF
- Sehr professionell
- Gute Compliance-Features
- Bekannte Marke
Brevo (ehem. Sendinblue) - eSignature
- In Marketing-Suite integriert
- Günstig im Bundle
- Für einfache Anwendungsfälle
Für qualifizierte Signaturen (QES)
sign-me (Bundesdruckerei)
- Deutsche Lösung
- Per Personalausweis (eID)
- Kostenlos für Privatpersonen
- Ab 1€ pro QES für Unternehmen
Swisscom Sign
- Schweizer Anbieter, EU-konform
- Video-Identifikation möglich
- Hohe Sicherheit
D-Trust (Bundesdruckerei)
- Qualifizierte Zertifikate
- Für Unternehmen mit hohen Anforderungen
Schritt 2: Account einrichten
Am Beispiel von DocuSign (funktioniert ähnlich bei anderen):
Registrierung:
- Gehe zu docusign.com
- "Kostenlos testen" oder "Jetzt starten" klicken
- E-Mail-Adresse eingeben
- Bestätigungs-E-Mail öffnen und Passwort setzen
- Basisinformationen eingeben (Name, Firma)
Erste Einrichtung:
- Profilbild/Logo hochladen (erscheint in E-Mails)
- Signatur erstellen:
- Selbst zeichnen (mit Maus/Touchpad)
- Namen tippen (Schriftart wählen)
- Bild hochladen (z.B. gescannte Unterschrift)
- Initialen festlegen (für Paraphieren)
E-Mail-Einstellungen anpassen:
- Absendername anpassen
- Standard-E-Mail-Texte anpassen
- Erinnerungen konfigurieren
Tipp: Signatur sollte professionell aussehen. Die getippte Version ist oft einheitlicher als eine gezeichnete.
Schritt 3: Erstes Dokument signieren lassen
So sendest du dein erstes Dokument zur Unterschrift:
Dokument hochladen
- "Neues Dokument" oder "Signatur anfordern" klicken
- Dokument hochladen:
- Drag & Drop
- Von Computer auswählen
- Aus Cloud (Google Drive, Dropbox, etc.)
- Unterstützte Formate: PDF (empfohlen), Word, Excel
Wichtig: PDF ist am sichersten. Word-Dokumente werden zu PDF konvertiert.
Empfänger hinzufügen
- E-Mail-Adresse des Unterzeichners eingeben
- Name eingeben
- Reihenfolge festlegen (wenn mehrere Personen):
- Parallel: Alle gleichzeitig
- Sequentiell: Einer nach dem anderen
- Optionale Rollen:
- "Muss unterschreiben"
- "Erhält Kopie" (nur zur Information)
- "Muss prüfen" (Genehmigung ohne Unterschrift)
Signaturfelder platzieren
- Dokument wird angezeigt
- Links: Felder zum Platzieren
- Signatur: Hauptunterschrift
- Initialen: Für jede Seite (Paraphieren)
- Datum: Automatisch oder manuell
- Textfeld: Für Eingaben (z.B. Name, Firma)
- Checkbox: Für Bestätigungen
- Felder auf das Dokument ziehen
- Jedem Unterzeichner die richtigen Felder zuordnen (farbcodiert)
Tipp: Signaturfeld am Ende des Dokuments, Datumsfeld daneben. Bei mehrseitigen Verträgen: Initialen auf jeder Seite.
Nachricht anpassen und senden
- E-Mail-Betreff anpassen:
- "Vertrag zur Unterschrift: [Projektname]"
- Klar und eindeutig
- Nachricht schreiben:
Hallo [Name],
anbei findest du unseren Vertrag zur digitalen Unterschrift.
Bitte prüfe das Dokument und unterschreibe an den markierten Stellen. Bei Fragen bin ich erreichbar.
Vielen Dank!
- "Senden" klicken
Was der Empfänger bekommt:
- E-Mail mit Link zum Dokument
- Klick öffnet Dokument im Browser
- Felder sind markiert und anklickbar
- Nach Unterschrift: Automatische Bestätigung
Schritt 4: Vorlagen erstellen
Für wiederkehrende Dokumente spart eine Vorlage enorm Zeit:
Vorlage erstellen:
- Dokument wie gewohnt hochladen
- Alle Signaturfelder platzieren
- "Als Vorlage speichern" wählen
- Namen vergeben (z.B. "Standardvertrag Dienstleistung")
Vorlage verwenden:
- "Aus Vorlage erstellen" wählen
- Vorlage auswählen
- Empfänger eingeben
- Senden
Platzhalter in Vorlagen:
- Variable Felder für kundenspezifische Daten
- Automatisches Datum
- Bedingte Felder (nur bei bestimmten Bedingungen sichtbar)
Beispiele für Vorlagen:
- Angebot/Kostenvoranschlag
- Dienstleistungsvertrag
- Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
- Auftragsbestätigung
- Mietvertrag
Schritt 5: In Workflow integrieren
Digitale Signatur funktioniert am besten, wenn sie in deinen Prozess eingebettet ist:
Mit CRM verbinden
Direkte Integrationen (DocuSign, PandaDoc):
- Pipedrive, HubSpot, Salesforce
- Deal gewonnen → Vertrag automatisch generieren
- Unterschrift erfolgt → Deal-Status aktualisieren
Beispiel-Workflow:
- Deal in CRM wird "Gewonnen"
- Automatisch: Vertrag aus Vorlage erstellt
- Kundendaten werden eingefügt
- Vertrag wird zur Unterschrift gesendet
- Nach Unterschrift: Deal auf "Abgeschlossen"
Umsetzung mit Zapier/Make:
- Trigger: Deal-Status ändert sich
- Aktion: Dokument aus Vorlage erstellen
- Aktion: Zur Unterschrift senden
Mit Buchhaltung verbinden
Workflow:
- Vertrag wird unterschrieben
- Automatisch: Rechnung erstellen (Lexoffice, sevDesk)
- Automatisch: Rechnung senden
Oder umgekehrt:
- Angebot in Buchhaltungssoftware erstellt
- Zur Unterschrift senden
- Nach Unterschrift: Automatisch zum Auftrag
Mit Terminbuchung verbinden
Für Dienstleister:
- Kunde bucht Termin
- Automatisch: Vertrag/AGB zur Unterschrift
- Unterschrift vor dem Termin erforderlich
Beispiel: Coaching, Beratung, Therapie - Kunde unterschreibt vorab die Behandlungsvereinbarung.
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler passieren oft:
Fehler 1: Falsches Signaturlevel
- Problem: QES verwendet, wo EES reicht (teuer)
- Oder: EES verwendet, wo QES nötig (ungültig)
- Lösung: Rechtliche Anforderungen prüfen
Fehler 2: Signaturfelder fehlen
- Problem: Empfänger weiß nicht, wo unterschreiben
- Lösung: Alle Felder klar platzieren und markieren
Fehler 3: Zu viele Unterzeichner gleichzeitig
- Problem: Chaos bei Reihenfolge
- Lösung: Klare Sequenz definieren (erst Kunde, dann du)
Fehler 4: Keine Erinnerungen
- Problem: Dokumente werden vergessen
- Lösung: Automatische Erinnerungen nach 3-7 Tagen
Fehler 5: Kein Audit-Trail
- Problem: Später nicht nachweisbar, wer wann unterschrieben hat
- Lösung: Professionelles Tool mit Protokoll nutzen
Fehler 6: Empfänger hat kein Konto
- Problem: Denken, Empfänger braucht Account
- Wahrheit: Bei den meisten Tools unterschreibt der Empfänger ohne Account
Best Practices für den Alltag
Dokumente vorbereiten:
- PDF verwenden (formatstabil)
- Alle Platzhalter vorab ausfüllen
- Klare Bezeichnung (Datum, Kundenname im Dateinamen)
Professionelle Kommunikation:
- Persönliche E-Mail-Nachricht
- Deadline nennen (optional aber hilfreich)
- Kontaktmöglichkeit für Rückfragen
Nachverfolgung:
- Offene Signaturen regelmäßig prüfen
- Nach 5-7 Tagen manuell nachfassen
- Automatische Erinnerungen nutzen
Archivierung:
- Unterschriebene Dokumente automatisch speichern
- Cloud-Integration (Google Drive, Dropbox)
- Backup-Strategie
Mobil unterschreiben:
- Die meisten Tools funktionieren am Smartphone
- Empfänger kann unterwegs unterschreiben
- Touch-Signatur möglich
Nächste Schritte
Nach der Einrichtung:
Sofort:
- Erstes echtes Dokument senden
- Mit einem wohlwollenden Kunden testen
- Feedback einholen
Nach einer Woche:
- Vorlagen für häufige Dokumente erstellen
- E-Mail-Texte optimieren
- Erinnerungsintervalle anpassen
Nach einem Monat:
- Integration mit CRM/Buchhaltung
- Weitere Dokumente digitalisieren
- Team-Mitglieder einbinden
Langfristig:
- Vollständig papierloser Vertragsprozess
- Automatische Workflows
- Analyse: Wo stockt es? Wo wird schnell unterschrieben?
Fazit
Digitale Unterschriften beschleunigen Vertragsabschlüsse von Wochen auf Minuten. Die Einrichtung ist einfach, die Akzeptanz bei Geschäftspartnern mittlerweile hoch.
Zusammenfassung:
- Rechtliche Anforderungen klären (meist reicht FES)
- Tool wählen (DocuSign, Smallpdf, PandaDoc)
- Account einrichten und Signatur erstellen
- Erstes Dokument senden
- Vorlagen für wiederkehrende Dokumente erstellen
- In bestehende Workflows integrieren
Typische Ergebnisse:
- Vertragsabschluss in Stunden statt Tagen
- Keine verlorenen Dokumente
- Nachvollziehbare Historie
Die Einrichtung dauert weniger als eine Stunde. Ab dann sparst du bei jedem Vertrag Zeit.