Papierloses Büro 2026: So gelingt die Umstellung

Post-Eingang:

• Briefpost scannen (eigener Scanner oder Scan-Service)
• E-Mails automatisch archivieren
• Faxe digital empfangen (eFax-Dienste)

Rechnungen:

• Lieferanten auf E-Rechnung umstellen
• PDF-Rechnungen automatisch verarbeiten
• Papierrechnungen scannen und OCR

Verträge:

• Digitale Unterschrift nutzen (DocuSign, Adobe Sign)
• Bestehende Verträge scannen

Das DMS ist das Herzstück: Hier werden alle Dokumente gespeichert, kategorisiert und wiedergefunden.

Anforderungen:

• Volltextsuche (OCR)
• Ordnerstruktur oder Tags
• Versionierung
• Zugriffsrechte
• Revisionssichere Archivierung (GoBD)

Empfohlene Systeme:

• Für KMU: DocuWare, ELO, ecoDMS
• Cloud-basiert: Google Drive, Microsoft SharePoint, Dropbox Business
• Open Source: Paperless-ngx, Mayan EDMS

Dokumente müssen nicht nur abgelegt, sondern bearbeitet werden:

Rechnungsfreigabe:

Rechnung kommt → automatisch zum Prüfer → Freigabe → zur Buchhaltung → Archivierung

Vertragsmanagement:

Vertrag erstellt → zur Prüfung → zur Unterschrift → zum Kunden → zurück → Archivierung

Tools für Workflows:

• In DMS integriert (DocuWare, ELO)
• Separate Tools (Asana, Monday, Notion)
• Low-Code (Power Automate, Make)

Scanner:

• Dokumentenscanner mit Einzug: ab 300€ (Fujitsu ScanSnap, Brother ADS)
• Für hohes Volumen: ab 800€
• Alternativ: Scan-Service für Altakten

Monitore:

• Größerer Bildschirm nötig (27" empfohlen)
• Oder Dual-Monitor-Setup

Tablets (optional):

• Für Unterschriften
• Für mobile Dokumentenerfassung

GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung):

• Digitale Belege müssen revisionssicher archiviert werden
• Änderungen müssen nachvollziehbar sein
• Verfahrensdokumentation erforderlich

Aufbewahrungsfristen:

• Buchungsbelege: 10 Jahre
• Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Verträge: teilweise länger

Wichtig: Das Original darf vernichtet werden, wenn das digitale Dokument GoBD-konform archiviert ist (mit Ausnahmen wie Notarverträge, Urkunden).

Bestandsaufnahme:

1. Welche Dokumentenarten gibt es? (Rechnungen, Verträge, Korrespondenz...)
2. Wie viele Dokumente pro Tag/Woche/Monat?
3. Wer arbeitet mit welchen Dokumenten?
4. Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Prozesse verstehen:

1. Wie ist der aktuelle Ablauf? (Eingang → Bearbeitung → Ablage)
2. Wo sind die Engpässe?
3. Was muss genehmigt werden?

Output: Dokumentenmatrix mit Typen, Mengen, Prozessen

DMS auswählen:

• Cloud oder On-Premise?
• Budget festlegen (10-50€/Nutzer/Monat)
• 2-3 Anbieter testen

Hardware beschaffen:

• Scanner für Dokumenteneingang
• Ggf. größere Monitore

Verfahrensdokumentation erstellen:

• Für GoBD-Konformität Pflicht
• Beschreibt wie Dokumente verarbeitet und archiviert werden

Einen Bereich wählen:

• Empfehlung: Rechnungseingang (klar strukturiert, hohe Frequenz)
• Oder: Ein Projekt komplett digital abwickeln

Workflow einrichten:

1. Ordnerstruktur/Tags definieren
2. Berechtigungen setzen
3. Workflow für Freigaben einrichten

Team schulen:

• Scanner-Bedienung
• DMS-Nutzung
• Ablageregeln

Parallel: Noch nicht alles umstellen, Papier-Backup behalten

Weitere Bereiche hinzufügen:

• Ausgangsrechnungen
• Verträge
• Korrespondenz
• Personalakten

Papiereingang reduzieren:

• Lieferanten auf E-Rechnung umstellen
• Digitale Kommunikation forcieren
• Brief-Scanning-Service nutzen

Altakten digitalisieren:

• Priorisieren: Aktive Vorgänge zuerst
• Externe Dienstleister für große Mengen
• Oder: Nur bei Bedarf scannen ("Scan on Demand")

Automatisierung hinzufügen:

• OCR für automatische Erkennung
• Automatische Kategorisierung
• Workflow-Automatisierung

Regelmäßige Reviews:

• Wird das System genutzt?
• Wo hakt es noch?
• Was kann verbessert werden?

Papier final eliminieren:

• Restliche Papierquellen identifizieren
• Drucker reduzieren
• "Print on Demand" statt Standarddruck

Einfach & günstig:

• Google Drive oder Dropbox: Ablage und Suche
• Scanner-App (Adobe Scan, Microsoft Lens): Dokumente erfassen
• Notion oder Coda: Für Struktur und Workflows

Budget: 0-50€/Monat

Tipp: Starten Sie mit Google Drive + klarer Ordnerstruktur. Das reicht für den Anfang.

Strukturiert & skalierbar:

• Microsoft 365 + SharePoint: Wenn Microsoft-Umgebung
• Google Workspace: Kollaboration + Drive
• Paperless-ngx: Open Source, Self-Hosted
• ecoDMS: Günstig, GoBD-konform

Budget: 50-200€/Monat

Tipp: Investieren Sie in einen guten Scanner (Fujitsu ScanSnap) – spart täglich Zeit.

Professional DMS:

• DocuWare: Cloud + On-Premise, starke Workflows
• ELO: Deutscher Anbieter, umfangreich
• d.velop: Gute Microsoft-Integration
• M-Files: Metadaten-basiert, sehr flexibel

Budget: 500-2.000€/Monat

Wichtig: Achten Sie auf Schnittstellen zu Ihrer bestehenden Software (ERP, CRM, Buchhaltung).

Problem: Dokumente werden irgendwo abgelegt, niemand findet etwas.

Lösung:

• Einheitliche Benennungskonvention (z.B. "2026-01-21_Rechnung_Lieferant_1234.pdf")
• Klare Ordnerstruktur oder Tag-System
• Dokumentiert und geschult

Problem: Manche Dokumente digital, manche auf Papier. Chaos.

Lösung:

• Klares Umstellungsdatum pro Bereich
• Alles Neue digital
• Altakten bei Bedarf scannen

Problem: Mitarbeiter drucken weiter aus, nutzen das DMS nicht.

Lösung:

• Vorteile kommunizieren (nicht Kontrolle, sondern Erleichterung)
• Schulung und Support
• Drucker reduzieren (physisch weniger Möglichkeiten)

Problem: Dokumente nicht revisionssicher, Ärger bei Prüfung.

Lösung:

• GoBD-konformes DMS wählen
• Verfahrensdokumentation erstellen
• Im Zweifel: Steuerberater fragen