Rechnungen schreiben, versenden, nachfassen - das kostet Zeit. Bei vielen Aufträgen schnell 5-10 Stunden pro Woche. Die gute Nachricht: Der gesamte Rechnungsprozess lässt sich automatisieren.
In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du automatische Rechnungsstellung einrichtest. Vom ersten Setup bis zur automatischen Mahnung.
Was du brauchst:
- Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk, Billomat oder ähnlich)
- Optional: Automatisierungstool (Make, Zapier) für erweiterte Workflows
- Bankverbindung für automatischen Zahlungsabgleich
Voraussetzungen klären
Bevor du startest, prüfe diese Punkte:
Rechtliche Anforderungen:
- Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG) müssen enthalten sein
- Fortlaufende Rechnungsnummern sind Pflicht
- Bei Kleinunternehmerregelung: Hinweis nicht vergessen
- GoBD-Konformität bei digitaler Archivierung
Technische Voraussetzungen:
- Stabile Kundenstammdaten (Name, Adresse, E-Mail)
- Klare Produkt-/Leistungsbezeichnungen mit Preisen
- E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand
- Bankkonto für Zahlungsabgleich (optional aber empfohlen)
Deine aktuelle Situation analysieren:
- Wie viele Rechnungen schreibst du pro Monat?
- Sind es wiederkehrende Rechnungen oder einmalige?
- Hast du Standardleistungen oder individuelle Angebote?
- Wo liegen deine Kundendaten aktuell?
Schritt 1: Buchhaltungssoftware einrichten
Der erste Schritt ist eine Buchhaltungssoftware mit Automatisierungsfunktionen. Falls du noch keine hast, hier die Optionen:
Software-Auswahl
Lexoffice (Empfehlung für Einsteiger)
- Ab 7,90€/Monat
- Einfache Bedienung
- Gute Automatisierungsfunktionen
- Bankanbindung inklusive
sevDesk (Empfehlung für mehr Kontrolle)
- Ab 8,90€/Monat
- Mehr Anpassungsmöglichkeiten
- Starke API für Automatisierung
- Umfangreichere Buchhaltung
Billomat (Empfehlung für Teams)
- Ab 16€/Monat
- Multi-User-fähig
- Gute Projektverwaltung
- Zeiterfassung integriert
FastBill, Debitoor, Papierkram - weitere Alternativen je nach Bedarf.
Grundeinrichtung
Folgende Schritte in jeder Software:
- Firmendaten anlegen
- Vollständiger Firmenname
- Adresse
- Steuernummer / USt-IdNr.
- Bankverbindung
- Logo hochladen
- Rechnungsvorlage anpassen
- Eigenes Design (Farben, Logo)
- Zahlungsbedingungen festlegen
- Standard-Zahlungsziel (z.B. 14 Tage)
- Fußzeile mit Kontaktdaten
- Nummernkreise einrichten
- Rechnungsnummern-Format (z.B. RE-2026-0001)
- Angebotsnummern-Format
- Automatische Vergabe aktivieren
- Produkte/Leistungen anlegen
- Standardleistungen mit Preisen
- Steuersätze zuordnen (19%, 7%, 0%)
- Einheit festlegen (Stück, Stunde, Pauschal)
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Schritt 2: Kundendaten importieren
Deine Kundendaten müssen in die Software:
Option A: Manuell anlegen
- Bei wenigen Kunden (<50) machbar
- Achte auf vollständige Daten: Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Adresse
Option B: CSV-Import
- Die meisten Softwarelösungen bieten CSV-Import
- Export aus Excel oder bestehendem System
- Pflichtfelder: Name, Adresse, E-Mail
- Optional: Kundennummer, Zahlungsziel, Notizen
Option C: Automatische Synchronisation
- Aus CRM-System (Pipedrive, HubSpot, etc.)
- Per API oder Zapier/Make
- Kundendaten immer aktuell
Wichtig: E-Mail-Adressen prüfen! Falsche E-Mails = Rechnungen kommen nicht an.
Schritt 3: Automatische Rechnungserstellung einrichten
Jetzt wird es spannend. Je nach Geschäftsmodell gibt es verschiedene Automatisierungswege:
Variante A: Wiederkehrende Rechnungen (Abos)
Für monatliche/jährliche Rechnungen an gleiche Kunden:
In Lexoffice:
- Rechnung erstellen → "Serienrechnung erstellen" wählen
- Intervall festlegen (monatlich, quartalsweise, jährlich)
- Start- und Enddatum definieren
- "Automatisch versenden" aktivieren
- Speichern - fertig!
In sevDesk:
- Rechnung erstellen → "Als Abo-Rechnung speichern"
- Wiederholungsintervall wählen
- Automatischen Versand aktivieren
- Zahlungserinnerung optional aktivieren
Typische Anwendungen:
- Wartungsverträge
- Software-Abonnements
- Mitgliedsbeiträge
- Hosting/Service-Pauschalen
Variante B: Rechnung aus Angebot erstellen
Für projektbasierte Arbeit:
Workflow:
- Angebot wird vom Kunden angenommen
- Auftrag wird durchgeführt
- Rechnung wird aus Angebot generiert
Automatisierung in Lexoffice:
- Angebot erstellen und versenden
- Kunde nimmt an (Klick auf Link in E-Mail)
- Angebot wird automatisch zum Auftrag
- Nach Abschluss: Mit einem Klick zur Rechnung
Automatisierung mit Make/Zapier:
- Trigger: Angebot akzeptiert
- Aktion: Rechnung erstellen
- Aktion: Rechnung versenden
- Aktion: Benachrichtigung an dich
Variante C: Rechnung nach Zeiterfassung
Für Dienstleister mit Stundenabrechnungen:
Workflow:
- Zeit wird auf Projekt/Kunde gebucht
- Am Monatsende: Zeiten werden zur Rechnung
- Rechnung wird versendet
Umsetzung:
- Zeiterfassung in der Buchhaltungssoftware nutzen (sevDesk, Billomat)
- Oder externe Zeiterfassung (Clockify, Toggl) mit Integration
- Zeiten pro Kunde/Projekt erfassen
- Mit einem Klick: Zeiten zur Rechnung
Automatisierung:
- Make-Szenario erstellt zum Monatsende alle offenen Rechnungen
- E-Mail-Benachrichtigung zur Freigabe
- Nach Freigabe: Automatischer Versand
Schritt 4: Automatischen Versand einrichten
Rechnungen automatisch per E-Mail versenden:
In der Buchhaltungssoftware:
- E-Mail-Einstellungen öffnen
- Absender-Adresse festlegen (deine geschäftliche E-Mail)
- E-Mail-Vorlage anpassen:
- Betreff: "Rechnung Nr. {Rechnungsnummer} von {Firma}"
- Text: Höfliche Anrede, Rechnung im Anhang, Zahlungshinweis
- PDF-Anhang automatisch generieren aktivieren
- Kopie an eigene Adresse (optional)
Beispiel E-Mail-Vorlage:
Betreff: Rechnung Nr. RE-2026-0042 von [Firma]
Guten Tag {Anrede} {Nachname},
anbei erhalten Sie unsere Rechnung Nr. {Rechnungsnummer} über {Betrag} €.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum {Fälligkeitsdatum} auf das in der Rechnung angegebene Konto.
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
{Ihr Name}
Tipp: Teste den Versand mit einer Test-Rechnung an dich selbst.
Schritt 5: Zahlungsabgleich automatisieren
Wissen, welche Rechnungen bezahlt sind - ohne manuelles Prüfen:
Bankanbindung einrichten
So geht's:
- In der Buchhaltungssoftware: Bankverbindung hinzufügen
- Bank auswählen und Online-Banking-Zugang verknüpfen
- Transaktionen werden automatisch abgerufen (meist täglich)
Unterstützte Banken:
- Alle deutschen Banken mit FinTS/HBCI
- Sparkassen, Volksbanken, Commerzbank, Deutsche Bank, etc.
- N26, Holvi und andere Online-Banken
Datenschutz:
- Nur Lesezugriff (keine Überweisungen möglich)
- Verschlüsselte Verbindung
- DSGVO-konform
Automatische Zuordnung
So funktioniert es:
- Zahlung geht auf deinem Konto ein
- Software erkennt Verwendungszweck (Rechnungsnummer)
- Zahlung wird automatisch der Rechnung zugeordnet
- Rechnung wird als "bezahlt" markiert
Erkennungsrate verbessern:
- Rechnungsnummer im Verwendungszweck angeben
- Standardisierte Nummernformate nutzen
- Kundennamen in Kundendatei pflegen
Bei nicht erkannten Zahlungen:
- Manuelle Zuordnung (dauert Sekunden)
- Software lernt dazu für nächstes Mal
Schritt 6: Automatische Zahlungserinnerungen
Unbezahlte Rechnungen automatisch nachfassen:
Stufe 1: Freundliche Erinnerung (3 Tage nach Fälligkeit)
Betreff: Erinnerung an Rechnung {Rechnungsnummer}
Guten Tag {Anrede} {Nachname},
unsere Rechnung Nr. {Rechnungsnummer} vom {Rechnungsdatum} ist am {Fälligkeitsdatum} fällig geworden. Möglicherweise ist Ihnen die Zahlung entgangen.
Sollte sich Ihre Zahlung mit dieser E-Mail überschnitten haben, betrachten Sie diese bitte als gegenstandslos.
Stufe 2: Mahnung (14 Tage nach Fälligkeit)
Betreff: Zahlungserinnerung - Rechnung {Rechnungsnummer}
Guten Tag {Anrede} {Nachname},
leider konnten wir für unsere Rechnung Nr. {Rechnungsnummer} über {Betrag} € noch keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum {neues Datum}.
Einrichtung in Lexoffice/sevDesk:
- Mahnwesen aktivieren
- Mahnstufen definieren (Anzahl, Zeitabstände)
- E-Mail-Vorlagen anpassen
- Automatischen Versand aktivieren
Wichtig: Prüfe regelmäßig, ob Zahlungen wirklich fehlen oder nur nicht erkannt wurden.
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler passieren oft - so vermeidest du sie:
Fehler 1: Falsche E-Mail-Adressen
- Rechnungen landen im Nirgendwo
- Lösung: E-Mail-Validierung, Bounce-Benachrichtigungen beachten
Fehler 2: Fehlende Rechnungsposten
- Leistungen werden vergessen
- Lösung: Checkliste vor Rechnungsstellung, Standardpositionen
Fehler 3: Zu aggressive Mahnungen
- Kundenbeziehung leidet
- Lösung: Erst prüfen, dann mahnen. Ton freundlich halten.
Fehler 4: Keine Backup-Kontrolle
- Fehler bleiben unbemerkt
- Lösung: Wöchentliche Prüfung der offenen Posten
Fehler 5: Steuerfehler bei Automatisierung
- Falsche Steuersätze, falsche Kleinunternehmer-Hinweise
- Lösung: Vorlagen sorgfältig prüfen, Steuerberater einbinden
Erweiterte Automatisierung mit Make/Zapier
Für komplexere Workflows:
Beispiel-Workflow: CRM zu Rechnung
Trigger: Deal in Pipedrive auf "Gewonnen" gesetzt
Aktionen:
- Kundendaten aus Pipedrive lesen
- In Lexoffice prüfen, ob Kunde existiert (sonst anlegen)
- Rechnung mit Deal-Daten erstellen
- Rechnung versenden
- Link zur Rechnung zurück in Pipedrive speichern
Zeitersparnis: 15-20 Minuten pro Rechnung
Beispiel-Workflow: Formular zu Rechnung
Trigger: Bestellformular auf Website ausgefüllt
Aktionen:
- Formulardaten lesen
- Kunde in Buchhaltung anlegen
- Rechnung mit Bestelldaten erstellen
- Rechnung versenden
- Bestätigungs-E-Mail an Kunden
Anwendung: Online-Shops, Kursanbieter, Dienstleister mit Standardpaketen
Nächste Schritte
Nach der Einrichtung:
Sofort:
- Erste automatische Rechnung erstellen und testen
- E-Mail-Versand prüfen (Test an eigene Adresse)
- Bankanbindung einrichten
Nach einer Woche:
- Offene Posten prüfen
- Automatische Zuordnung kontrollieren
- E-Mail-Vorlagen optimieren
Nach einem Monat:
- Zeitersparnis messen
- Fehlerquote analysieren
- Weitere Automatisierung planen (z.B. Mahnwesen)
Langfristig:
- Erweiterte Workflows mit Make/Zapier
- Integration mit CRM, Projektverwaltung
- Automatische Auswertungen und Reports
Automatische Rechnungsstellung spart nicht nur Zeit - sie reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungseingang. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware ist die Grundeinrichtung in einem Nachmittag erledigt.
Zusammenfassung der Schritte:
- Buchhaltungssoftware wählen und einrichten
- Kundendaten importieren
- Rechnungsautomatisierung je nach Geschäftsmodell einrichten
- Automatischen Versand konfigurieren
- Bankanbindung für Zahlungsabgleich
- Zahlungserinnerungen automatisieren
Typische Zeitersparnis: 5-10 Stunden pro Woche bei 20+ Rechnungen/Monat.
Der Aufwand für die Einrichtung: Ein Nachmittag. Der Nutzen: Jeden Tag.