Airtable für Einsteiger: Die flexible Datenbank für kleine Unternehmen

1. airtable.com → "Sign up for free"
2. Nach Anmeldung: "+ Create a base"
3. "Start from scratch" wählen
4. Base benennen: "Kunden & Projekte"

Tipp: Es gibt viele Vorlagen - aber für das Verständnis besser selbst bauen.

Die erste Tabelle heißt standardmäßig "Table 1". Umbenennen in "Kunden".

Felder anlegen:

| Feldname | Feldtyp | Warum dieser Typ? |

|----------|---------|-------------------|

| Name | Single line text | Firmenname |

| Ansprechpartner | Single line text | Kontaktperson |

| E-Mail | Email | Validierung + klickbar |

| Telefon | Phone number | Formatierung |

| Status | Single select | Dropdown: Lead, Aktiv, Inaktiv |

| Branche | Single select | Dropdown für Kategorisierung |

| Notizen | Long text | Für längere Infos |

| Erstellt am | Created time | Automatisch |

So fügen Sie ein Feld hinzu:

1. Klick auf "+" rechts neben der letzten Spalte
2. Feldtyp wählen
3. Namen eingeben
4. Bei Single Select: Optionen definieren

1. Unten links: "+" für neue Tabelle
2. Name: "Projekte"

Felder:

| Feldname | Feldtyp | Beschreibung |

|----------|---------|--------------|

| Projektname | Single line text | Name des Projekts |

| Kunde | Link to another record | Verknüpfung zu "Kunden" |

| Status | Single select | Angefragt, In Arbeit, Abgeschlossen, Pausiert |

| Startdatum | Date | Projektbeginn |

| Deadline | Date | Fälligkeitsdatum |

| Budget | Currency | Projektbudget |

| Beschreibung | Long text | Details |

Wichtig: Die Verknüpfung erstellen:

1. Neues Feld "Kunde"
2. Typ: "Link to another record"
3. Tabelle auswählen: "Kunden"
4. Fertig!

Jetzt können Sie bei jedem Projekt einen Kunden zuweisen und sehen alle Projekte eines Kunden auf einen Blick.

1. In Tabelle "Kunden":

- Neue Zeile: "Müller GmbH", "Max Müller", "max@mueller.de", "Aktiv"

- Weitere Testdaten hinzufügen

1. In Tabelle "Projekte":

- "Website Relaunch", Kunde: Müller GmbH (Dropdown erscheint), Status: "In Arbeit"

Beobachten Sie: In der Kunden-Tabelle erscheint jetzt automatisch eine Spalte "Projekte" mit der Verknüpfung zurück.

Standard-Ansicht, wie Excel.

Anpassen:

• Spalten ein-/ausblenden: Klick auf "Hide fields"
• Filtern: "Filter" → z.B. nur "Status = Aktiv"
• Sortieren: "Sort" → z.B. nach Erstelldatum
• Gruppieren: "Group" → z.B. nach Branche

Tipp: Erstellen Sie verschiedene Grid Views:

• "Alle Kunden" (ohne Filter)
• "Aktive Kunden" (Status = Aktiv)
• "Leads zum Nachfassen" (Status = Lead)

Karten, die Sie zwischen Spalten verschieben (wie Trello).

Einrichten:

1. "+ Add a view" → Kanban
2. Feld für Gruppierung wählen (z.B. "Status")
3. Karten erscheinen in Spalten

Perfekt für:

• Projektstatus verfolgen
• Sales-Pipeline (Lead → Angebot → Verhandlung → Gewonnen)
• Content-Planung (Idee → Entwurf → Review → Veröffentlicht)

Einträge auf einem Kalender anzeigen.

Einrichten:

1. "+ Add a view" → Calendar
2. Datumsfeld wählen (z.B. "Deadline")

Perfekt für:

• Projektdeadlines
• Termine
• Content-Planung mit Veröffentlichungsdatum

Karten mit Bildern/Anhängen prominent.

Perfekt für:

• Produktkatalog
• Portfolio
• Bewerbermanagement (mit Fotos)

Tabelle 1: Unternehmen

• Name (Text)
• Branche (Single Select)
• Website (URL)
• Adresse (Long Text)
• Status (Single Select: Lead, Prospect, Kunde, Churned)
• Kontakte (Link to Kontakte)
• Projekte (Link to Projekte)

Tabelle 2: Kontakte

• Name (Text)
• E-Mail (Email)
• Telefon (Phone)
• Position (Text)
• Unternehmen (Link to Unternehmen)
• Hauptkontakt (Checkbox)

Tabelle 3: Projekte

• Name (Text)
• Unternehmen (Link to Unternehmen)
• Wert (Currency)
• Status (Single Select)
• Startdatum (Date)
• Deadline (Date)

Tabelle 4: Aktivitäten

• Datum (Date)
• Typ (Single Select: Anruf, E-Mail, Meeting)
• Unternehmen (Link to Unternehmen)
• Kontakt (Link to Kontakte)
• Notizen (Long Text)
• Nächste Aktion (Date)

Gesamtwert aller Projekte pro Kunde:

1. In Tabelle "Unternehmen" neues Feld
2. Typ: "Rollup"
3. Verknüpftes Feld: "Projekte"
4. Zu aggregierendes Feld: "Wert"
5. Funktion: SUM

→ Zeigt automatisch Gesamtumsatz pro Kunde

Anzahl Projekte:

• Rollup mit COUNTA() statt SUM

Letzte Aktivität:

• Rollup über Aktivitäten → Datum → MAX

→ Zeigt, wann zuletzt Kontakt war

Airtable hat eingebaute Automations:

Beispiel: Erinnerung bei inaktiven Kunden

1. Automations → Create automation
2. Trigger: "When record matches conditions"

- Tabelle: Unternehmen

- Bedingung: Status = Kunde UND Letzte Aktivität älter als 30 Tage

1. Action: "Send email"

- An: Sie selbst

- Betreff: "Kunde {{Name}} nicht kontaktiert"

Beispiel: Slack-Nachricht bei neuem Projekt

1. Trigger: "When record created" in Projekte
2. Action: "Send Slack message"

- Kanal: #sales

- Text: "Neues Projekt: {{Name}} für {{Unternehmen}}"

Kostenlos: 100 Automation Runs/Monat

Direkt in Airtable verfügbar:

• Slack: Benachrichtigungen, Suche
• Google Calendar: Termine synchronisieren
• Gmail: E-Mails in Airtable speichern

Einrichten unter: Automations → Apps

Für Tools ohne native Integration:

Beispiele:

• Typeform-Einträge → Airtable-Datensatz
• Neuer Airtable-Eintrag → Trello-Karte
• E-Mail-Eingang → Aktivitäts-Log in Airtable

Setup:

1. Zapier → Trigger: Airtable - New Record
2. Oder: Action: Airtable - Create Record

Airtable ist eines der best-integrierten Tools in Zapier/Make.

Lassen Sie andere Daten eingeben ohne Airtable-Zugang:

Airtable Forms (kostenlos):

1. In einer View: "Share form"
2. Felder auswählen, die ausfüllbar sein sollen
3. Link teilen

Anwendungen:

• Kontaktformular → direkt in Kunden-Tabelle
• Feedback-Formular
• Bestellformular
• Bewerbungen

Alternative: Typeform/Tally + Zapier für schönere Formulare

1. Erst denken, dann bauen

• Welche Daten erfassen Sie?
• Wie hängen sie zusammen?
• Skizzieren Sie die Tabellen vorher

2. Lieber mehr Tabellen als riesige Tabellen

• Separate Tabelle für jeden "Objekttyp"
• Verknüpfungen sind besser als Redundanz

3. Eindeutige Primärfelder

• Das erste Feld ist der "Name" des Datensatzes
• Sollte eindeutig identifizierbar sein
• Bei Personen: Vor- + Nachname kombinieren

4. Single vs. Multi Select

• Single Select: Nur eine Auswahl (Status, Kategorie)
• Multi Select: Mehrere möglich (Tags, Skills)

1. Views statt Kopien

• Nie Daten in neue Tabelle kopieren
• Filter und Views nutzen

2. Lookup statt Doppeleingabe

• Daten aus verknüpften Tabellen mit Lookup-Feld anzeigen
• Beispiel: E-Mail des Kunden im Projekt anzeigen

3. Archivieren statt Löschen

• Status-Feld "Archiviert" statt Zeile löschen
• Mit Filter ausblenden

4. Regelmäßig aufräumen

• Ungenutzte Views löschen
• Verwaiste Verknüpfungen prüfen