Automatisierung muss nicht teuer sein. Viele Unternehmer denken bei Automatisierung an sechsstellige Investitionen in Software und Beratung. Die Realität? Die wirkungsvollsten Automatisierungen kosten oft weniger als ein Mittagessen pro Tag.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 10 Low-Cost-Automatisierungslösungen, die Sie unter 100€ pro Monat umsetzen können – viele davon sogar kostenlos. Von No-Code-Tools wie Zapier und Make bis zu cleverer Nutzung von ChatGPT für Textautomatisierung.
Die Grundidee: Starten Sie klein, lernen Sie schnell, und skalieren Sie das, was funktioniert.
10 günstige Automatisierungslösungen
Hier sind 10 erprobte Low-Cost-Automatisierungen, sortiert nach Einstiegshürde:
1. Zapier/Make: Workflow-Automatisierung
Was es kann: Verbindet über 5.000 Apps miteinander. Wenn in App A etwas passiert, löst es eine Aktion in App B aus.
Beispiele:
- Neue E-Mail mit Anhang → Anhang in Google Drive speichern
- Neue Bestellung → Slack-Benachrichtigung + Trello-Karte erstellen
- Formular ausgefüllt → Lead in CRM anlegen + Willkommens-E-Mail senden
Kosten:
- Zapier: Kostenlos (100 Tasks/Monat), dann ab 20€/Monat
- Make: Kostenlos (1.000 Ops/Monat), dann ab 10€/Monat
Einstieg: 1-2 Stunden für erste Automatisierung
Zeitersparnis: 3-10 Stunden pro Woche (je nach Anwendung)
2. Google Apps Script: Kostenlose Automatisierung
Was es kann: Automatisiert alles innerhalb der Google-Welt – Sheets, Docs, Gmail, Calendar.
Beispiele:
- Täglicher Report aus Google Sheets automatisch per E-Mail
- Formulardaten automatisch in formatiertes Dokument umwandeln
- Automatische Erinnerungen aus Tabellendaten
Kosten: Komplett kostenlos (Teil von Google Workspace)
Einstieg: 2-4 Stunden (Grundkenntnisse JavaScript hilfreich)
Zeitersparnis: 2-5 Stunden pro Woche
Beispielcode für automatischen Tagesbericht:
Jeden Tag um 8 Uhr wird eine Zusammenfassung der Tabelle per E-Mail versendet – ohne manuelles Zutun.
3. Excel-Makros: Desktop-Automatisierung
Was es kann: Wiederkehrende Excel-Aufgaben automatisieren – Daten formatieren, Reports erstellen, Berechnungen durchführen.
Beispiele:
- Monatliche Datenimporte automatisch formatieren
- Pivot-Tabellen auf Knopfdruck aktualisieren
- Rechnungen aus Vorlagen generieren
Kosten: Kostenlos (Teil von Microsoft Office)
Einstieg: 1-2 Stunden (Makroaufzeichnung, kein Code nötig)
Zeitersparnis: 2-8 Stunden pro Monat
Tipp: Starten Sie mit der Makroaufzeichnung – Excel zeichnet Ihre Klicks auf und macht daraus ein Makro.
4. E-Mail-Filter und Regeln
Was es kann: E-Mails automatisch sortieren, weiterleiten, beantworten.
Beispiele:
- Rechnungen automatisch in Ordner "Buchhaltung" verschieben
- E-Mails von VIP-Kunden markieren und sofort benachrichtigen
- Automatische Abwesenheitsantwort mit bedingter Logik
- Newsletter direkt archivieren ohne Posteingang
Kosten: Kostenlos (Gmail, Outlook, Apple Mail)
Einstieg: 30 Minuten
Zeitersparnis: 1-3 Stunden pro Woche
Profi-Tipp: Kombinieren Sie Filter mit Labels/Ordnern für ein "Inbox Zero"-System.
5. WhatsApp Business Automationen
Was es kann: Automatische Antworten, Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnotizen für Kundenkommunikation.
Beispiele:
- Automatische Begrüßung bei erster Nachricht
- Schnellantworten für häufige Fragen
- Automatische "Wir melden uns morgen" am Wochenende
- Katalog mit Produkten/Dienstleistungen
Kosten: Kostenlos (WhatsApp Business App)
Einstieg: 30 Minuten
Zeitersparnis: 2-5 Stunden pro Woche
Tipp: Für erweiterte Automatisierung (Chatbots): Manychat oder Landbot (ab 15€/Monat).
6. Calendly: Terminbuchung automatisieren
Was es kann: Kunden buchen selbst Termine – kein E-Mail-Ping-Pong mehr.
Beispiele:
- Beratungstermine online buchbar
- Automatische Kalender-Synchronisation
- Erinnerungen vor dem Termin
- Integration mit Zoom/Teams (Link automatisch erstellt)
Kosten: Kostenlos (Basis), ab 10€/Monat für mehr Features
Einstieg: 20 Minuten
Zeitersparnis: 1-3 Stunden pro Woche (je nach Terminvolumen)
Alternativen: Cal.com (Open Source), Microsoft Bookings, Acuity
7. Notion/Trello Automatisierungen
Was es kann: Projektmanagement-Tasks automatisieren – Status ändern, Erinnerungen, Zuweisungen.
Beispiele (Trello):
- Karte in "Erledigt" → Automatisch archivieren nach 7 Tagen
- Neues Teammitglied → Willkommens-Checkliste erstellen
- Deadline in 2 Tagen → Karte wird rot markiert
Beispiele (Notion):
- Datenbankeinträge automatisch sortieren
- Verlinkte Datenbanken für Übersichten
- Buttons für wiederkehrende Aktionen
Kosten: Trello kostenlos (Butler-Automatisierung inkl.), Notion kostenlos
Einstieg: 1-2 Stunden
Zeitersparnis: 1-2 Stunden pro Woche
8. IFTTT: Einfache Wenn-Dann-Automatisierung
Was es kann: Einfache Verbindungen zwischen Apps und Smart-Home-Geräten.
Beispiele:
- Neue E-Mail mit Attachment → Speichern in Dropbox
- Instagram-Post → Automatisch auf Twitter teilen
- Wetter unter 0°C → E-Mail-Warnung erhalten
- Kalender-Event beginnt → Smart-Licht einschalten
Kosten: Kostenlos (5 Applets), ab 3€/Monat für unbegrenzt
Einstieg: 15 Minuten
Zeitersparnis: 30 Minuten bis 2 Stunden pro Woche
Unterschied zu Zapier: IFTTT ist einfacher, aber weniger mächtig. Gut für Einsteiger und einfache Verknüpfungen.
9. n8n: Self-Hosted Automatisierung (kostenlos)
Was es kann: Wie Zapier/Make, aber selbst gehostet – unbegrenzte Automatisierungen, volle Datenkontrolle.
Beispiele:
- Komplexe mehrstufige Workflows
- Integration mit eigenen Datenbanken
- API-Anbindungen ohne Limits
- DSGVO-konforme Verarbeitung (Daten bleiben bei Ihnen)
Kosten:
- Self-hosted: Kostenlos (Server: 5-10€/Monat)
- Cloud: Ab 20€/Monat
Einstieg: 2-4 Stunden (technischer als Zapier)
Zeitersparnis: Unbegrenzt, da keine Task-Limits
Ideal für: Technisch Versierte, Agenturen, datensensible Anwendungen
10. ChatGPT für Textautomatisierung
Was es kann: Texte erstellen, übersetzen, zusammenfassen, formatieren – auf Knopfdruck.
Beispiele:
- E-Mail-Vorlagen aus Stichpunkten generieren
- Produktbeschreibungen erstellen
- Kundenfeedback zusammenfassen
- Social-Media-Posts variieren
- Dokumente in andere Sprachen übersetzen
Kosten:
- ChatGPT Free: Kostenlos (mit Limits)
- ChatGPT Plus: 20€/Monat (schneller, GPT-4)
- API: ab 0,01€ pro 1.000 Tokens (für Automatisierung)
Einstieg: Sofort (Chat) oder 2-4 Stunden (API-Integration)
Zeitersparnis: 3-10 Stunden pro Woche
Profi-Tipp: Erstellen Sie "Custom Instructions" für wiederkehrende Aufgaben – ChatGPT lernt Ihren Stil.
Kosten unter 100€/Monat: Beispielrechnung
Ein realistisches Low-Cost-Automatisierungs-Setup für ein kleines Unternehmen:
Setup 1: Kostenlos (0€/Monat)
- Google Apps Script (kostenlos)
- Excel-Makros (kostenlos)
- E-Mail-Filter (kostenlos)
- WhatsApp Business (kostenlos)
- Calendly Basic (kostenlos)
- IFTTT Free (kostenlos)
- ChatGPT Free (kostenlos)
Setup 2: Einsteiger (50€/Monat)
- Make Plus: 10€
- Calendly Pro: 10€
- ChatGPT Plus: 20€
- Buffer (Social Media): 10€
- Gesamt: 50€/Monat
Setup 3: Fortgeschritten (100€/Monat)
- Make Pro: 16€
- n8n Cloud: 20€
- Calendly Pro: 10€
- ChatGPT Plus + API: 30€
- HubSpot CRM Free + Marketing Starter: 20€
- Gesamt: 96€/Monat
Zeitersparnis bei Setup 2: ca. 15-20 Stunden/Monat
ROI: Bei 50€/Stunde Arbeitskosten = 750-1.000€ Ersparnis für 50€ Investition
DIY vs. professionelle Umsetzung
Wann macht es Sinn, Automatisierung selbst einzurichten – und wann lohnt sich professionelle Hilfe?
DIY ist sinnvoll, wenn:
- Sie grundlegende Tech-Affinität haben
- Es um einfache Verbindungen geht (2-3 Apps)
- Sie Zeit zum Experimentieren haben
- Das Budget unter 100€/Monat liegt
- Fehler keine kritischen Folgen haben
Professionelle Hilfe lohnt sich, wenn:
- Viele Systeme integriert werden müssen
- Geschäftskritische Prozesse automatisiert werden
- Komplexe Logik oder Ausnahmen zu beachten sind
- Dokumentation und Wartung wichtig sind
- Sie schnell produktiv sein müssen
Kosten für professionelle Umsetzung:
- Freelancer: 50-150€/Stunde
- Agentur: 80-200€/Stunde
- Typisches kleines Projekt: 2.000-5.000€
- Mittleres Projekt: 5.000-15.000€
Hybridansatz:
Starten Sie mit DIY für einfache Automatisierungen. Bei komplexeren Anforderungen holen Sie punktuell Expertenrat.
Schritt-für-Schritt: Erste Automatisierung einrichten
Sie möchten sofort starten? Hier ist ein konkreter 30-Minuten-Plan:
Schritt 1: Account erstellen (5 Min)
- Gehen Sie zu make.com oder zapier.com
- Erstellen Sie einen kostenlosen Account
Schritt 2: Erste Automatisierung wählen (5 Min)
- Beispiel: "Neue E-Mail mit PDF-Anhang → PDF in Google Drive speichern"
- Oder: "Neue Kalendereinladung → Slack-Nachricht an mich"
Schritt 3: Apps verbinden (10 Min)
- Wählen Sie den Trigger (was löst die Automatisierung aus?)
- Verbinden Sie Ihr E-Mail-/Kalender-Konto
- Verbinden Sie das Ziel (Google Drive, Slack, etc.)
Schritt 4: Testen (5 Min)
- Führen Sie einen Test durch
- Prüfen Sie, ob alles wie gewünscht funktioniert
Schritt 5: Aktivieren und dokumentieren (5 Min)
- Schalten Sie die Automatisierung live
- Notieren Sie, was sie tut (für spätere Referenz)
Fertig! Sie haben Ihre erste Automatisierung erstellt. Jetzt können Sie weitere hinzufügen.
Fazit
Low-Cost Automation ist der ideale Einstieg in die Welt der Prozessautomatisierung. Mit Tools wie Zapier, Make oder ChatGPT können Sie innerhalb weniger Stunden messbare Zeitersparnis erzielen – oft für weniger als 50€ pro Monat.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Viele mächtige Automatisierungstools sind kostenlos oder sehr günstig
- Der Einstieg erfordert keine Programmierkenntnisse
- Starten Sie mit einer einfachen Automatisierung und erweitern Sie schrittweise
- DIY funktioniert gut für einfache bis mittlere Anforderungen
Ihr nächster Schritt: Wählen Sie eines der 10 Tools aus diesem Artikel und setzen Sie heute Ihre erste Automatisierung um. Die meisten haben kostenlose Pläne – Sie haben nichts zu verlieren und viel Zeit zu gewinnen.
Bedenken Sie: Jede Stunde, die Sie durch Automatisierung sparen, ist eine Stunde mehr für das, was wirklich zählt – Ihr Kerngeschäft, Ihre Kunden, oder auch einfach Ihr Feierabend.