Wohin fließt das Geld in Ihrem Unternehmen? Die Kostenstellenrechnung zeigt es Ihnen - aufgeteilt nach Bereichen, Abteilungen oder Projekten.
Für kleine Unternehmen klingt das kompliziert, ist aber mit den richtigen Grundlagen gut machbar. Und die Erkenntnisse sind Gold wert.
Was Sie lernen:
- Was Kostenstellen sind und warum Sie sie brauchen
- Wie Sie Kostenstellen für Ihr Unternehmen definieren
- Gemeinkosten richtig verteilen
- Den Betriebsabrechnungsbogen (BAB) verstehen
Was ist eine Kostenstelle?
Definition:
Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich Ihres Unternehmens, dem Kosten zugeordnet werden.
Beispiele:
- Abteilungen: Produktion, Verwaltung, Vertrieb
- Standorte: Filiale A, Filiale B
- Funktionen: Werkstatt, Lager, Büro
- Projekte: Kunde X, Auftrag Y
Warum Kostenstellen?
- Transparenz: Wo entstehen welche Kosten?
- Verantwortung: Wer ist für welche Kosten verantwortlich?
- Kalkulation: Richtige Zuschläge für Produkte/Leistungen
- Steuerung: Wo können Sie sparen?
Ohne Kostenstellen: "Das Unternehmen hat 50.000€ Gemeinkosten"
Mit Kostenstellen: "Werkstatt 20.000€, Verwaltung 15.000€, Vertrieb 15.000€"
Kostenarten vs. Kostenstellen
Zwei Dimensionen der Kostenrechnung:
Kostenartenrechnung (WAS?):
- Welche Kosten entstehen?
- Materialkosten, Personalkosten, Miete, etc.
Kostenstellenrechnung (WO?):
- Wo entstehen die Kosten?
- Produktion, Verwaltung, Vertrieb, etc.
Beispiel:
`
Kosten: 5.000€ Strom
Kostenart: Energiekosten
Kostenstellen:
- Werkstatt: 3.500€ (70%)
- Büro: 1.000€ (20%)
- Lager: 500€ (10%)
`
Ziel: Jede Kostenart auf Kostenstellen verteilen.
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Kostenstellen für kleine Unternehmen
Welche Kostenstellen sind sinnvoll?
Einfache Struktur (Basis)
Für sehr kleine Unternehmen (< 5 Mitarbeiter):
3-4 Kostenstellen reichen:
- Fertigung/Leistung: Wo die Arbeit passiert
- Verwaltung: Büro, Buchhaltung, Chef
- Vertrieb: Angebote, Kundenbetreuung
- Optional: Material/Lager
Beispiel Handwerksbetrieb:
- Werkstatt
- Büro
- (Lager)
Erweiterte Struktur
Für Unternehmen mit mehreren Bereichen:
Beispiel Schreinerei:
- Werkstatt Möbel
- Werkstatt Montage
- Lager
- Fuhrpark
- Verwaltung
- Vertrieb
Beispiel Arztpraxis:
- Behandlung (Ärzte)
- Assistenz (MFA)
- Labor
- Verwaltung
- Empfang
Haupt- und Hilfskostenstellen
Hauptkostenstellen:
Erbringen direkt Leistung für Kunden
- Beispiel: Werkstatt, Behandlung
Hilfskostenstellen:
Unterstützen die Hauptkostenstellen
- Beispiel: Verwaltung, Lager, IT
Wichtig:
Kosten der Hilfskostenstellen werden auf Hauptkostenstellen umgelegt. Nur die Hauptkostenstellen fließen in die Kalkulation.
Gemeinkosten verteilen
Das Herzstück der Kostenstellenrechnung:
Einzelkosten vs. Gemeinkosten
Einzelkosten:
Direkt einem Produkt/Auftrag zurechenbar
- Material für diesen Auftrag
- Arbeitsstunden für dieses Projekt
Gemeinkosten:
Nicht direkt zurechenbar, müssen verteilt werden
- Miete, Strom, Versicherung
- Verwaltungsgehälter
- Werbung
Ziel: Gemeinkosten fair auf Kostenstellen verteilen.
Verteilungsschlüssel
Mögliche Schlüssel:
| Kostenart | Sinnvoller Schlüssel |
|-----------|---------------------|
| Miete | m² Fläche |
| Strom | Verbrauch, m², Maschinenstunden |
| Heizung | m³ Rauminhalt oder m² |
| Reinigung | m² Fläche |
| Verwaltung | Anzahl Mitarbeiter oder Umsatz |
| IT | Anzahl Arbeitsplätze |
| Fuhrpark | km oder Fahrzeuge pro Stelle |
Beispiel Miete verteilen:
Gesamtmiete: 3.000€
- Werkstatt: 150 m² → 60% → 1.800€
- Büro: 50 m² → 20% → 600€
- Lager: 50 m² → 20% → 600€
Praktische Umsetzung
Schritt 1: Kostenstellen festlegen
Werkstatt, Büro, Vertrieb
Schritt 2: Kosten sammeln
Alle Gemeinkosten des Monats/Jahres
Schritt 3: Schlüssel definieren
Für jede Kostenart einen Verteilungsschlüssel
Schritt 4: Verteilen
Kosten auf Kostenstellen aufteilen
Schritt 5: Umlage Hilfskostenstellen
Büro/Verwaltung auf Werkstatt umlegen
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Das zentrale Dokument der Kostenstellenrechnung:
Aufbau des BAB
Zeilen: Kostenarten
Spalten: Kostenstellen
`
| Gesamt | Werkstatt | Verwaltung | Vertrieb |
--------------------|--------|-----------|------------|----------|
Miete | 3.000€ | 1.800€ | 600€ | 600€ |
Strom | 800€ | 600€ | 100€ | 100€ |
Gehälter (GK) | 8.000€ | 4.000€ | 2.500€ | 1.500€ |
Abschreibung | 1.200€ | 1.000€ | 100€ | 100€ |
Versicherung | 500€ | 300€ | 100€ | 100€ |
--------------------|--------|-----------|------------|----------|
Summe Primärkosten | 13.500€| 7.700€ | 3.400€ | 2.400€ |
--------------------|--------|-----------|------------|----------|
Umlage Verwaltung | | 2.380€ | -3.400€ | 1.020€ |
--------------------|--------|-----------|------------|----------|
Summe nach Umlage | 13.500€| 10.080€ | 0€ | 3.420€ |
`
Umlage berechnen
Verwaltungskosten auf Hauptstellen umlegen:
Verwaltung: 3.400€
Verteilen nach Verhältnis der Hauptstellen:
- Werkstatt: 7.700€ (76%)
- Vertrieb: 2.400€ (24%)
Umlage:
- Werkstatt: 3.400€ × 76% = 2.584€
- Vertrieb: 3.400€ × 24% = 816€
Alternative Schlüssel:
- Nach Mitarbeitern
- Nach Umsatz
- Nach direkten Kosten
Zuschlagssätze berechnen
Aus dem BAB: Zuschlagssätze für die Kalkulation
Formel:
`
Zuschlagssatz = (Gemeinkosten Kostenstelle ÷ Bezugsgröße) × 100
`
Bezugsgrößen:
- Material: Materialeinzelkosten
- Fertigung: Fertigungslöhne oder Maschinenstunden
- Verwaltung/Vertrieb: Herstellkosten
Beispiel:
- Werkstatt-Gemeinkosten: 10.080€
- Fertigungslöhne (Einzelkosten): 25.000€
- Fertigungsgemeinkostenzuschlag: 40,3%
→ Auf jeden Euro Fertigungslohn kommen 40 Cent Gemeinkosten.
Kalkulation mit Zuschlagssätzen
So nutzen Sie die Ergebnisse:
Beispiel-Kalkulation Schreinerauftrag:
`
Materialeinzelkosten 500€
+ Materialgemeinkosten (15%) 75€
= Materialkosten 575€
Fertigungslöhne 800€
+ Fertigungsgemeinkosten (40%) 320€
= Fertigungskosten 1.120€
= Herstellkosten 1.695€
+ Verwaltungsgemeinkosten (10%) 170€
+ Vertriebsgemeinkosten (5%) 85€
= Selbstkosten 1.950€
+ Gewinn (15%) 293€
= Angebotspreis 2.243€
`
Ohne Kostenstellenrechnung: Sie würden raten.
Mit Kostenstellenrechnung: Sie kalkulieren fundiert.
Einfache Umsetzung in der Praxis
So starten Sie pragmatisch:
Minimallösung: 2 Kostenstellen
Für Kleinstunternehmen:
- Produktiv/Leistung: Alles, was direkt mit Aufträgen zu tun hat
- Overhead: Alles andere (Verwaltung, Vertrieb, etc.)
Berechnung:
Overhead-Zuschlag = Overhead-Kosten ÷ Produktive Kosten × 100
Beispiel:
- Produktiv: 80.000€ (Löhne, Material direkt)
- Overhead: 40.000€ (Miete, Büro, Chef)
- Zuschlag: 50%
→ Jeder Auftrag trägt 50% Zuschlag für Overhead.
Excel-Lösung
Tabelle monatlich pflegen:
- Alle Kosten des Monats sammeln
- In Tabelle eintragen
- Nach Kostenstellen verteilen
- Zuschlagssätze berechnen
Zeitaufwand: 1-2 Stunden pro Monat
Genauigkeit: Für kleine Unternehmen völlig ausreichend
Software nutzen
Buchhaltungssoftware mit Kostenstellen:
- Lexoffice (begrenzt)
- DATEV (umfangreich)
- Sage (mittelgroß)
Vorteil: Automatische Auswertung
Nachteil: Muss korrekt eingerichtet werden
Empfehlung für Kleine:
Excel für Kostenstellen, Buchhaltung für Zahlen.
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Zu viele Kostenstellen
- 20 Kostenstellen für 5-Mann-Betrieb
- Aufwand steht in keinem Verhältnis
- Lösung: 3-5 Kostenstellen reichen
Fehler 2: Willkürliche Verteilung
- "Das passt schon ungefähr"
- Schlüssel sollten nachvollziehbar sein
- Lösung: Schlüssel dokumentieren
Fehler 3: Einmal erstellt, nie aktualisiert
- Zuschlagssätze von vor 3 Jahren
- Situation hat sich verändert
- Lösung: Jährlich überprüfen
Fehler 4: Einzelkosten als Gemeinkosten
- Direktes Material auf Kostenstellen verteilen
- Verfälscht die Zuschlagssätze
- Lösung: Nur echte Gemeinkosten verteilen
Fehler 5: Nur Kosten, keine Leistung
- Kostenstellen ohne Bezug zur Leistung
- Keine Aussage über Effizienz
- Lösung: Auch Leistung messen (Stunden, Umsatz)
Nutzen für Ihr Unternehmen
Was bringt Ihnen die Kostenstellenrechnung?
1. Bessere Kalkulation
- Zuschlagssätze basieren auf echten Zahlen
- Keine Über- oder Unterkalkulation
2. Kostenkontrolle
- Wo steigen Kosten?
- Welcher Bereich ist teuer?
3. Entscheidungsgrundlage
- Lohnt sich eine Investition?
- Sollen wir den Bereich ausbauen oder schließen?
4. Preisverhandlungen
- Sie wissen, was Sie kostet
- Fundierte Argumente für Preise
5. Verantwortung
- Bereichsleiter kennen "ihre" Kosten
- Motivation zum Sparen
Beispiel:
"Die Werkstatt hat diesen Monat 15% mehr Strom verbraucht - woran liegt das?"
Ohne Kostenstellen würden Sie das nie bemerken.
Fazit
Die Kostenstellenrechnung ist kein Hexenwerk - und für kleine Unternehmen auch im vereinfachten Format extrem wertvoll.
Die wichtigsten Punkte:
- Kostenstellen = Bereiche, denen Kosten zugeordnet werden
- 3-5 Kostenstellen reichen für kleine Unternehmen
- Gemeinkosten mit sinnvollen Schlüsseln verteilen
- Zuschlagssätze für Kalkulation nutzen
- Jährlich überprüfen und anpassen
Ihr Start:
- 3 Kostenstellen definieren (Leistung, Verwaltung, Vertrieb)
- Letzte 12 Monate Gemeinkosten verteilen
- Zuschlagssätze berechnen
- In Kalkulation anwenden
Der Aufwand lohnt sich:
Wer seine Kosten kennt, kann sie steuern. Und wer kalkulieren kann, macht keine Verlustgeschäfte.