GoBD - vier Buchstaben, die viele Unternehmer verunsichern. Dabei ist das Thema gar nicht so kompliziert, wenn man die Grundlagen versteht.
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) regeln, wie Sie digitale Geschäftsunterlagen rechtsicher aufbewahren.
Was Sie lernen:
- Was die GoBD für Sie bedeutet
- Welche Dokumente wie archiviert werden müssen
- Welche Software GoBD-konform ist
- Wie Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen
GoBD kurz erklärt
Was ist die GoBD?
Eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die beschreibt, wie steuerrelevante digitale Unterlagen zu führen und aufzubewahren sind.
Wen betrifft es?
- Alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer!)
- Freiberufler
- Selbstständige
- Jeder, der Geschäftsunterlagen digital führt
Seit wann gilt sie?
Die aktuelle Fassung gilt seit 2019, überarbeitet 2024.
Was passiert bei Verstößen?
- Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
- Zuschläge bei Betriebsprüfung
- Im schlimmsten Fall: Vorwurf der Steuerhinterziehung
Wichtig: Die GoBD ist kein Hexenwerk. Mit der richtigen Software und ein paar Grundregeln sind Sie auf der sicheren Seite.
Die Grundprinzipien der GoBD
Sechs Prinzipien, die Ihre Buchführung erfüllen muss:
Nachvollziehbarkeit
Was bedeutet das?
Ein sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer) muss Ihre Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen können.
In der Praxis:
- Klare Ablage-Struktur
- Belege zu Buchungen zugeordnet
- Keine "schwarzen Löcher" in der Dokumentation
Beispiel:
Eingangsrechnung von Büro Schmidt → Buchung im Januar → Zahlung am 15.01. → Alles verknüpft und findbar.
Ordnung
Was bedeutet das?
Geschäftsvorfälle müssen systematisch und übersichtlich erfasst werden.
In der Praxis:
- Einheitliche Benennung von Dateien
- Konsistente Ordnerstruktur
- Keine Zettelwirtschaft
Beispiel:
`
2026/
├── 01_Januar/
│ ├── Eingangsrechnungen/
│ │ └── 2026-01-15_BueroSchmidt_RE2345.pdf
│ └── Ausgangsrechnungen/
│ └── 2026-01-20_MuellerGmbH_RE001.pdf
└── 02_Februar/
└── ...
`
Vollständigkeit
Was bedeutet das?
Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
In der Praxis:
- Jede Rechnung buchen
- Keine "unter dem Radar" Transaktionen
- Fortlaufende Nummerierung
Achtung: Lücken in der Rechnungsnummerierung können zu Nachfragen führen.
Richtigkeit
Was bedeutet das?
Buchungen müssen den tatsächlichen Sachverhalten entsprechen.
In der Praxis:
- Beträge stimmen mit Belegen überein
- Richtige Konten zugeordnet
- Steuersätze korrekt
Zeitgerechtheit
Was bedeutet das?
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden.
In der Praxis:
- Barzahlungen: täglich
- Unbare Zahlungen: innerhalb von 10 Tagen
- Belege zeitnah digitalisieren
Wichtig: "Zeitnah" bedeutet nicht "irgendwann am Jahresende".
Unveränderbarkeit
Was bedeutet das?
Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht spurlos geändert werden.
In der Praxis:
- Keine Originale überschreiben
- Änderungen nur durch Stornierung + Neubuchung
- System protokolliert alle Änderungen
Das ist der Knackpunkt: Ihre Software muss dies sicherstellen!
Welche Dokumente müssen wie archiviert werden?
Nicht alles muss gleich lang aufbewahrt werden:
10 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Buchungsbelege (Ein-/Ausgangsrechnungen)
- Jahresabschlüsse
- Buchführungsprogramme und Stammdaten
- Inventare
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse
Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
Beispiel: Rechnung vom 15.03.2026 → Aufbewahrung bis 31.12.2036
6 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Handelsbriefe (empfangene und Kopien versendeter)
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
- Geschäftskorrespondenz mit steuerlicher Bedeutung
Was sind Handelsbriefe?
Alle Schreiben, die Geschäftsabschlüsse vorbereiten, durchführen oder rückgängig machen - also Angebote, Bestellungen, Reklamationen.
Digital ersetzendes Scannen
Gute Nachricht: Sie dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichten!
Voraussetzungen:
- Bildliche Übereinstimmung (lesbar, vollständig)
- Zeitnah scannen (innerhalb des Buchungszeitraums)
- Gegen nachträgliche Änderung gesichert
- Jederzeit lesbar und maschinell auswertbar
- Verfahrensdokumentation vorhanden
Ausnahmen (Originale aufbewahren!):
- Notariell beglaubigte Urkunden
- Eröffnungsbilanzen mit Unterschriften
- Urkunden und Verträge mit besonderer Beweisfunktion
Empfehlung: Im Zweifel wichtige Originalverträge aufheben.
GoBD-konforme Software: Worauf achten?
Nicht jede Software ist automatisch GoBD-konform. Diese Kriterien muss sie erfüllen:
Technische Anforderungen
1. Unveränderbarkeit sicherstellen
- Keine Änderung ohne Protokoll
- Versionierung
- Zeitstempel
2. Vollständige Protokollierung
- Wer hat wann was geändert?
- Audit-Trail vorhanden
3. Datensicherheit
- Zugriffsschutz
- Verschlüsselung
- Backup-Konzept
4. Export-Möglichkeit
- Daten in maschinell auswertbarem Format (z.B. GoBD-Export)
- Für Betriebsprüfung bereitstellbar
Zertifizierungen und Testate
IDW PS 880:
- Prüfstandard für Software
- "Testat" bestätigt GoBD-Konformität
- Von Wirtschaftsprüfern ausgestellt
GoBD-Zertifizierung:
- Es gibt keine offizielle staatliche Zertifizierung!
- "GoBD-konform" ist eine Herstelleraussage
- Testat gibt mehr Sicherheit
Wichtig: Ein Testat bezieht sich auf eine bestimmte Version. Updates können Auswirkungen haben.
Empfohlene Software
Buchhaltungssoftware:
- Lexoffice: GoBD-konform, für Kleinunternehmer
- sevDesk: GoBD-konform, gute Belegerfassung
- DATEV: Gold-Standard, über Steuerberater
Archivierungssoftware:
- EcoDMS: Günstig, GoBD-Testat
- DocuWare: Enterprise-Lösung
- Amagno: Deutsche Cloud-Lösung
In Buchhaltungssoftware integriert:
Die meisten modernen Tools (Lexoffice, sevDesk, DATEV) haben die Archivierung bereits integriert - keine separate Software nötig.
Die Verfahrensdokumentation
Das oft vernachlässigte Pflicht-Dokument:
Was ist das?
Eine schriftliche Beschreibung Ihrer buchhalterischen Prozesse:
- Welche Systeme nutzen Sie?
- Wie werden Belege erfasst?
- Wer ist verantwortlich?
- Wie werden Daten gesichert?
Warum wichtig?
- Pflicht laut GoBD
- Bei Betriebsprüfung vorzulegen
- Zeigt, dass Sie sich Gedanken gemacht haben
Inhalt der Verfahrensdokumentation
1. Allgemeine Beschreibung
- Unternehmen, Branche
- Rechtsform
- Buchführungspflichtig ja/nein
2. Anwenderdokumentation
- Genutzte Software (Name, Version)
- Wie werden Belege erfasst?
- Workflow: Beleg → Buchung → Archiv
3. Technische Systemdokumentation
- Hardware (wo laufen die Systeme?)
- Datensicherung (wie oft, wohin?)
- Zugriffsberechtigungen
4. Betriebsdokumentation
- Verantwortlichkeiten
- Wie wird die Unveränderbarkeit sichergestellt?
- Was passiert bei Programmwechsel?
Praktisches Beispiel
Verfahrensdokumentation für Musterfirma GmbH
1. Allgemeines
Die Musterfirma GmbH ist ein Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern. Die Buchführung erfolgt nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
2. Belegerfassung
- Eingangsrechnungen werden bei Eingang mit der Lexoffice-App fotografiert
- Die KI erkennt automatisch: Lieferant, Betrag, Datum
- Mitarbeiter prüft und bestätigt
- Beleg wird automatisch dem Bankkonto zugeordnet
- Physischer Beleg wird nach Digitalisierung vernichtet
3. Archivierung
- Belege werden in Lexoffice gespeichert
- Lexoffice garantiert revisionssichere Speicherung (Testat vorhanden)
- Export für Steuerberater monatlich
- Backup erfolgt durch Lexoffice (Cloud)
4. Datensicherung
- Lexoffice: Server in Deutschland, tägliche Backups
- Zusätzlich: Monatlicher Export auf eigene Festplatte
5. Verantwortlichkeiten
- Geschäftsführer: Gesamtverantwortung
- Buchhaltung: Frau Schmidt, Belegerfassung und -prüfung
- Steuerberater: Steuerkanzlei Müller, Jahresabschluss
Datum: 01.01.2026
Unterschrift Geschäftsführer
Vorlagen nutzen
Kostenlose Vorlagen:
- Viele Buchhaltungssoftware-Anbieter bieten Vorlagen
- Lexoffice: Vorlage im Hilfebereich
- DATEV: Musterverfahrensdokumentation
- IHK: Leitfäden für Mitglieder
Tipp: Vorlage nehmen, auf Ihr Unternehmen anpassen, vom Steuerberater gegenlesen lassen.
Praktische Umsetzung: Schritt für Schritt
So werden Sie GoBD-konform:
Schritt 1: Software prüfen
Ist Ihre aktuelle Software GoBD-konform?
Checkliste:
- [ ] Unveränderbarkeit gewährleistet?
- [ ] Protokollierung vorhanden?
- [ ] GoBD-Export möglich?
- [ ] Testat oder Herstellerbestätigung?
Falls nicht: Wechsel zu geeigneter Software (Lexoffice, sevDesk, DATEV).
Schritt 2: Prozesse definieren
Wie läuft die Belegerfassung ab?
Definieren Sie:
- Eingangsrechnungen: Wer scannt wann wie?
- Ausgangsrechnungen: Wie werden sie erstellt und archiviert?
- Bankbelege: Automatischer Abruf oder manuell?
- Kassenbelege: Tägliche Erfassung?
Dokumentieren Sie jeden Schritt.
Schritt 3: Verfahrensdokumentation erstellen
- Vorlage herunterladen
- An Ihr Unternehmen anpassen
- Alle Beteiligten einbeziehen
- Vom Steuerberater prüfen lassen
- Unterschreiben und ablegen
Wichtig: Bei Änderungen (neue Software, neue Prozesse) aktualisieren!
Schritt 4: Mitarbeiter schulen
Wenn Mitarbeiter Belege erfassen:
- Einweisung in die Software
- Klare Anweisungen für Belegerfassung
- Was tun bei Problemen?
Dokumentieren Sie die Schulung.
Schritt 5: Regelmäßige Prüfung
Einmal jährlich:
- Wird die Verfahrensdokumentation gelebt?
- Software-Updates: Ist alles noch konform?
- Neue Prozesse dokumentiert?
Tipp: Termin im Kalender für jährliche GoBD-Prüfung.
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler sehen Betriebsprüfer regelmäßig:
Fehler 1: Keine Verfahrensdokumentation
- "Wir machen das schon immer so"
- Problem: Nicht nachweisbar
- Lösung: Dokumentation erstellen
Fehler 2: Excel als Buchhaltungssystem
- Excel ist NICHT GoBD-konform
- Keine Unveränderbarkeit, keine Protokollierung
- Lösung: Richtige Buchhaltungssoftware
Fehler 3: Belege nur als Scan ohne Zuordnung
- PDFs in einem Ordner reichen nicht
- Verknüpfung zur Buchung fehlt
- Lösung: In Buchhaltungssoftware integrieren
Fehler 4: Private E-Mail für Geschäftliches
- Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe!
- Private Inbox nicht archiviert
- Lösung: Geschäftliche E-Mail, archivieren
Fehler 5: Jahresende-Chaos
- Alle Belege im Dezember einscannen
- Verstößt gegen "zeitnah"
- Lösung: Laufend erfassen (mindestens monatlich)
Checkliste: Sind Sie GoBD-konform?
Prüfen Sie sich selbst:
Software:
- [ ] Buchhaltungssoftware ist GoBD-konform (Testat/Bestätigung)
- [ ] Unveränderbarkeit ist gewährleistet
- [ ] GoBD-Export ist möglich
Prozesse:
- [ ] Belege werden zeitnah erfasst (innerhalb von 10 Tagen)
- [ ] Digitale Belege werden mit Buchung verknüpft
- [ ] Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken
Dokumentation:
- [ ] Verfahrensdokumentation vorhanden
- [ ] Wird bei Änderungen aktualisiert
- [ ] Alle Beteiligten kennen ihre Rolle
Archivierung:
- [ ] 10 Jahre für Buchungsbelege gesichert
- [ ] Backup-Konzept vorhanden
- [ ] Bei Bedarf exportierbar
Wenn Sie alle Punkte abhaken können: Sie sind auf einem guten Weg!
Fazit
GoBD-Konformität ist keine Raketenwissenschaft. Mit der richtigen Software und einer sauberen Verfahrensdokumentation sind Sie auf der sicheren Seite.
Die wichtigsten Punkte:
- Moderne Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk) ist bereits GoBD-konform
- Verfahrensdokumentation ist Pflicht - nutzen Sie Vorlagen
- Belege zeitnah erfassen, nicht am Jahresende
- Excel ist keine Buchhaltungssoftware
- Im Zweifel: Steuerberater fragen
Typischer Aufwand:
- Software einrichten: 1-2 Stunden
- Verfahrensdokumentation erstellen: 2-3 Stunden
- Laufend: Belege zeitnah erfassen (Teil der normalen Arbeit)
Das Ergebnis:
- Ruhe bei der nächsten Betriebsprüfung
- Saubere, nachvollziehbare Buchführung
- Kein Stress mit Schätzungen oder Zuschlägen
Einmal richtig aufsetzen, dann ist es kein Aufwand mehr.