Eine Hausverwaltung mit 800 Einheiten automatisiert Nebenkostenabrechnung, Mieterportal und Facility Management. Ergebnis: 20h/Woche gespart.
Die Ausgangslage
Die Hausverwaltung Müller betreut 800 Wohneinheiten in 35 Objekten. Das Team von 4 Personen kämpfte mit einer Mischung aus Excel-Tabellen, Papierakten und einem veralteten DOS-Programm. Besonders die Nebenkostenabrechnung war jedes Jahr ein Kraftakt.
6 Baustellen im Alltag
Nebenkostenabrechnung dauerte 2 Arbeitstage pro Objekt
Mieteranfragen per Telefon fraßen 15+ Stunden pro Woche
Zählerstände wurden manuell erfasst und abgetippt
Keine Übersicht über Wartungstermine
Eigentümer-Reports manuell in Excel erstellt
Verpasste Kündigungsfristen und Indexanpassungen
Zeit, die nicht auf Kunden, Aufträge oder Feierabend einzahlt.
Die Transformation
Statt einzelner Tools wurde eine integrierte Hausverwaltung Software eingeführt: Alle Objekte, Mieter, Verträge und Dokumente an einem Ort. Ergänzt durch ein Self-Service-Portal für Mieter.
Medienbrüche, Doppeleingaben, Zettelwirtschaft
Läuft im Hintergrund — ohne Zuruf, ohne Zettel
Anforderungen definiert, 3 Systeme getestet, Entscheidung für Haussoft gefallen. Besonders wichtig: GoBD-Konformität und Schnittstelle zur Bank.
Alle Stammdaten aus Excel importiert: 800 Einheiten, 750 Mieter, 35 Objekte. Altverträge digitalisiert, Zählerstände übernommen.
Vorlagen für alle Abrechnungsarten erstellt. Verbrauchsdaten-Import von Ableseservice eingerichtet. Verteilerschlüssel hinterlegt.
Self-Service-Portal eingerichtet: Mieter können Dokumente einsehen, Schäden melden, FAQ durchsuchen. Reduziert Anrufe erheblich.
Wartungsintervalle für alle Objekte hinterlegt: Heizung, Aufzug, Brandschutz. Automatische Erinnerungen, digitale Protokolle.
Eingesetzte Tools — verbunden statt Insellösungen
Schwarz auf weiß
Die Hausverwaltung Müller spart jetzt 20 Stunden pro Woche - das entspricht einer halben Vollzeitstelle. Die Nebenkostenabrechnung ist von einem gefürchteten Jahresprojekt zu einer Routineaufgabe geworden. Mieter sind zufriedener durch schnellere Reaktionen, Eigentümer durch professionelle Reports. Das Team kann jetzt 200 weitere Einheiten betreuen, ohne Personal aufzustocken.
Datenmigration sorgfältig planen - fehlerhafte Altdaten kosten später viel Zeit
Mieterportal wird nur angenommen, wenn es einfach ist - weniger Features sind mehr
Erst ein Objekt komplett umstellen, dann ausrollen - Fehler früh finden
Team von Anfang an einbinden - sie wissen am besten wo die Probleme liegen
GoBD-Konformität bei der Auswahl prüfen - nachträglich kaum änderbar
Das geht auch bei Ihnen
In 30 Minuten rechnen wir gemeinsam durch, welche Prozesse bei Ihnen am meisten kosten, welche Tools dafür passen und wann sich die Investition amortisiert — wie bei diesem Betrieb aus Immobilienverwaltung.
Antwort persönlich — nicht vom Support-Team.