Automatisierungs-Audit: So analysieren Sie Ihre Prozesse selbst

Sammeln Sie ALLE wiederkehrenden Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen. Noch nicht filtern, nur sammeln.

Fragen zur Inspiration:

*Kundenkontakt:*

• Wie kommen Anfragen rein?
• Wie werden Angebote erstellt?
• Wie läuft die Auftragsbestätigung?
• Wie werden Termine koordiniert?
• Wie erfolgt die Nachbetreuung?

*Finanzen:*

• Wie werden Rechnungen erstellt?
• Wie werden Zahlungen verfolgt?
• Wie läuft das Mahnwesen?
• Wie werden Belege erfasst?
• Wie wird berichtet?

*Intern:*

• Wie werden Aufgaben verteilt?
• Wie wird kommuniziert?
• Wie werden Dokumente abgelegt?
• Wie werden Zeiten erfasst?
• Wie läuft das Onboarding?

*Marketing:*

• Wie werden Leads generiert?
• Wie werden Newsletter versendet?
• Wie werden Social Media gepflegt?
• Wie werden Bewertungen gesammelt?

Ziel: Eine Liste mit 20-50 Prozessen, je nach Unternehmensgröße.

Ordnen Sie die gesammelten Prozesse in Kategorien:

| Kategorie | Typische Prozesse |

|-----------|-------------------|

| Vertrieb | Anfragen, Angebote, Follow-ups |

| Kundenservice | Support, Reklamationen, FAQ |

| Finanzen | Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltung |

| Personal | Onboarding, Urlaub, Zeiterfassung |

| Marketing | Newsletter, Social Media, Bewertungen |

| Operations | Bestellungen, Lager, Lieferung |

| Administration | Dokumente, Termine, Kommunikation |

Tragen Sie jeden Prozess in die passende Kategorie ein.

Für jeden Prozess notieren:

• Wer führt ihn aus? (Person/Rolle)
• Wer ist betroffen? (Kunde, Kollege, Lieferant)
• Wer ist verantwortlich? (Entscheider)

Diese Information ist später wichtig für:

• Zeit-Schätzungen (wessen Zeit?)
• Change-Management (wen einbinden?)
• Priorisierung (wer profitiert am meisten?)

Für jeden der wichtigsten 20 Prozesse, füllen Sie diesen Steckbrief aus:

---

PROZESS-STECKBRIEF

Name: _______________________

Beschreibung (1-2 Sätze):

_________________________________

Trigger (Was löst den Prozess aus?):

[ ] Kundenanfrage

[ ] Zeitpunkt (täglich/wöchentlich/monatlich)

[ ] Internes Ereignis

[ ] Anderer Prozess

[ ] Sonstiges: _______

Häufigkeit:

___ mal pro Tag / Woche / Monat

Dauer pro Durchlauf:

___ Minuten/Stunden

Beteiligte Systeme:

[ ] E-Mail

[ ] CRM

[ ] Buchhaltung

[ ] Kalender

[ ] Telefon

[ ] Papier

[ ] Sonstiges: _______

Aktueller Zustand:

[ ] Komplett manuell

[ ] Teilweise digital

[ ] Teilweise automatisiert

[ ] Komplett automatisiert

---

Für die Top-10-Prozesse: Schreiben Sie jeden einzelnen Schritt auf.

Beispiel: Angebotserstellung

1. E-Mail mit Anfrage kommt rein
2. Anfrage lesen und verstehen
3. Kundendaten prüfen (Bestandskunde?)
4. Leistungsumfang ermitteln
5. Kalkulation erstellen
6. Angebot in Word/Excel schreiben
7. PDF erstellen
8. E-Mail mit Angebot schreiben
9. Angebot versenden
10. Im CRM als "Angebot gesendet" markieren
11. Wiedervorlage für Follow-up setzen

Tipp: Gehen Sie den Prozess gedanklich durch oder – noch besser – führen Sie ihn einmal aus und notieren Sie dabei.

Für jeden dokumentierten Prozess: Wo tut es weh?

Typische Schmerzen:

| Symptom | Beschreibung |

|---------|--------------|

| Zeitverschwendung | "Das dauert ewig" |

| Wiederholung | "Ich mache das jeden Tag gleich" |

| Fehleranfällig | "Hier passieren oft Fehler" |

| Medienbruch | "Ich muss das von System A in System B übertragen" |

| Wartezeit | "Ich warte immer auf X" |

| Suchzeit | "Ich finde das nie sofort" |

| Nervfaktor | "Das hasst jeder im Team" |

Notieren Sie für jeden Prozess die 1-3 größten Schmerzen.

Für jeden Prozess berechnen:

Formel:

Zeitaufwand = Dauer pro Durchlauf × Häufigkeit × Beteiligte Personen

Beispiel:

• Angebotserstellung: 90 Min/Angebot
• 15 Angebote/Woche
• 1 Person beteiligt
• Zeitaufwand: 22,5 Stunden/Woche

Umrechnung in Kosten:

Zeitaufwand × durchschnittlicher Stundensatz = Kosten

Beispiel:

22,5h × 60€/h = 1.350€/Woche = 70.200€/Jahr

Tragen Sie für jeden Prozess ein:

| Prozess | Zeit/Woche | Kosten/Jahr |

|---------|------------|-------------|

Nicht jeder Prozess lässt sich automatisieren. Bewerten Sie jedes Potenzial:

Automatisierungs-Score (1-5):

5 = Ideal für Automatisierung

• Klare Regeln, wenige Ausnahmen
• Daten liegen digital vor
• Keine komplexen Entscheidungen
• Hohes Volumen

4 = Gut automatisierbar

• Meist regelbasiert
• Einige Ausnahmen (aber definierbar)
• Hauptsächlich digitale Daten

3 = Teilweise automatisierbar

• Mix aus Regel und Urteilsvermögen
• Einige manuelle Schritte bleiben
• Medienbrüche vorhanden

2 = Schwer automatisierbar

• Viel menschliches Urteil nötig
• Viele Ausnahmen
• Daten schlecht strukturiert

1 = Kaum automatisierbar

• Erfordert Kreativität/Empathie
• Jeder Fall anders
• Physische Tätigkeit

Bewerten Sie jeden Prozess mit 1-5.

Kombinieren Sie die Bewertungen:

Priorität = Zeitaufwand × Automatisierungspotenzial × Kritikalität

Kritikalität (1-3):

• 1 = Unkritisch (Fehler leicht korrigierbar)
• 2 = Wichtig (Fehler ärgerlich)
• 3 = Kritisch (Fehler teuer/kundenrelevant)

Bewertungstabelle:

| Prozess | Zeit (h/Woche) | Auto-Score (1-5) | Kritik (1-3) | Priorität |

|---------|----------------|------------------|--------------|-----------|

| Angebot | 22,5 | 4 | 3 | 270 |

| Termin | 3 | 5 | 2 | 30 |

| ... | | | | |

Sortieren nach Priorität: Höchste Zahl = Höchste Priorität für Automatisierung.

Quick Wins sind Prozesse mit:

• Hohem Automatisierungspotenzial (4-5)
• Niedrigem Implementierungsaufwand
• Sofortigem Nutzen

Typische Quick Wins:

• Terminbestätigungen automatisieren
• E-Mail-Vorlagen mit Textbausteinen
• Automatische Benachrichtigungen
• Einfache Formular-zu-Datenbank-Workflows

Faustregel: Quick Wins sollten in 1-2 Tagen umsetzbar sein und mindestens 2 Stunden/Woche sparen.

Listen Sie Ihre Top-3 Quick Wins auf:

1. _______________________
2. _______________________
3. _______________________

Kernprojekte sind die großen Hebel – mehr Aufwand, aber auch mehr Nutzen.

Kriterien für Kernprojekte:

• Hohe Zeitersparnis (>5h/Woche)
• Strategische Bedeutung
• Bereichsübergreifende Wirkung

Für jedes Kernprojekt definieren:

Projekt: ___________________

Ziel: Was soll am Ende automatisiert sein?

_________________________________

Scope: Was gehört dazu, was nicht?

_________________________________

Abhängigkeiten: Welche Systeme/Personen sind betroffen?

_________________________________

Geschätzte Ressourcen:

• Zeit: ___ Stunden
• Kosten: ___ €
• Personen: ___

Erwarteter Nutzen:

• Zeitersparnis: ___ h/Woche
• Kosteneinsparung: ___ €/Jahr
• Qualitätsverbesserung: ___

Listen Sie Ihre Top-3 Kernprojekte:

1. _______________________
2. _______________________
3. _______________________

Bringen Sie alles in eine zeitliche Reihenfolge:

Monat 1-2: Quick Wins

• Quick Win 1: [Beschreibung]
• Quick Win 2: [Beschreibung]
• Quick Win 3: [Beschreibung]

Monat 3-4: Kernprojekt 1

• [Projektbeschreibung]
• Meilensteine: [...]

Monat 5-6: Kernprojekt 2

• [Projektbeschreibung]
• Meilensteine: [...]

Monat 7+: Weitere Projekte

• [Liste priorisiert nach Prioritätsscore]

Wichtig:

• Nie mehr als 1 Kernprojekt gleichzeitig
• Quick Wins können parallel laufen
• Puffer einplanen (×1,5 der geschätzten Zeit)

1. Welche Aufgabe machst du am häufigsten?
2. Welche Aufgabe nervt dich am meisten?
3. Wo verbringst du Zeit mit Warten?
4. Wo passieren häufig Fehler?
5. Welche Information musst du oft suchen?
6. Welche Aufgabe würdest du sofort abgeben, wenn du könntest?
7. Wo tippst du die gleichen Daten mehrfach ein?
8. Welche E-Mails schreibst du immer wieder ähnlich?

• Wie viele Anfragen bearbeitest du pro Tag?
• Wie lange dauert eine typische Angebotsstellung?
• Wie oft musst du Informationen nachfragen?
• Wie trackst du Follow-ups?
• Welche Fragen stellen Kunden immer wieder?

• Wie viele Rechnungen erstellst du pro Monat?
• Wie lange dauert eine Rechnung von Beginn bis Versand?
• Wie oft mahnen Kunden? Wie trackst du das?
• Wie erfasst du Belege?
• Welche Reports erstellst du regelmäßig?

• Wie koordinierst du Termine?
• Wie verwaltest du Dokumente?
• Wie läuft die interne Kommunikation?
• Welche wiederkehrenden Aufgaben hast du?
• Wo gibt es Medienbrüche (Papier ↔ Digital)?